Dış Halkla İlişkiler Ortam ve Araçları

Dış halkla ilişkiler ortam ve araçlarını; basılı, görsel-işitsel, diğer görsel-işitsel ve organizasyon faaliyetleri başlıkları altında inceleyeceğiz.

BASILI ARAÇLAR

Gazeteler

Geniş halk kitlelerine, kurumların faaliyetleri ile ilgili haberlerin gönderilmesinde yararlanılan basılı araçların başında günlük olarak yayınlanan gazeteler önemli bir yer tutmaktadır. Kurum ile ilgili olumlu haberlerin gazetelerde yer alması, halkla ilişkiler çalışmaları açısından son derece önemlidir. Basın İlan Kurumunun 2005 verilerine göre, Türkiye genelinde toplam 821 günlük gazete yayınlanıyor. Bu rakamın 521′ini yerel günlük gazeteler oluşturuyor. Gazetelerin 122′si ilçelerde yayınlanıyor. Türkiye’de günlük yerel gazete yayınlanmayan sadece iki ilimiz bulunuyor. Yüksek tirajlı gazetelerimizin büyük bir kısmının merkezi İstanbul’dadır. Ancak bu gazetelerin başta Ankara ve İzmir olmak üzere birçok kentte temsilcilikleri ve matbaaları ve yurt dışında da büroları bulunmaktadır. Bölgesel habercilik ve buna paralel olarak gelişen bölge sayfalarına, hemen hemen bütün gazetelerde rastlanmaktadır. Gazeteler, sayfalarında ağırlık verdikleri haber türlerine göre; politika, ekonomi, aktüalite (magazin) ve spor gazeteleri olarak sınıflandırılabilir. Her gazetenin farklı okuyucu kitlesi olduğu unutulmamalıdır.

Halkla ilişkiler görevlileri, işledikleri konu açısından, hangi gazetelerin uygun olacağını gazetelerin okuyucu profiline ilişkin araştırmalardan yararlanarak belirlerler. Genellikle günlük gazetelerin sayfalarında genel, dış ve magazin haberleri, yorumlar-makaleler, televizyon programları ve haberleri ile kültür, sanat, spor, ekonomi gibi bölümler yer alır. Gazetelerin izlediği yayın politikasına göre bu bölümlerin bir ya da bir kaçı diğerlerine göre daha ön planda olabilir. Her gazetenin bir diğerine göre değişik iç organizasyon yapısı olmakla birlikte, bu yapı genellikle, yazı işleri ile idare ve olmak üzere iki bölümden oluşur. Halkla ilişkiler görevlilerinin, yazı işleri bölümü içindeki servislerle ilişki içinde olmaları gerekir. Yazı işleri bölümünü oluşturan servisler ve kişiler ise genellikle şu adlarla tanınırlar:

Haber müdürlüğü: (iç haberler, dış haberler, istihbarat servisi) Magazin sorumluları Spor sorumluları Fotoğraf editörü (foto muhabirleri) Sorumlu müdür Yayın koordinatörleri Yazı işleri gece sorumluları Düzeltmenler Temsilciliklerdeki haber müdürleri Araştırma servisleri Dizgi servisleri Sayfa sekreterleri

Gazetelerden en iyi şekilde yararlanmak için “zamanlama” konusuna dikkat edilmesi gerekir. Basın teknolojisindeki gelişmelere karşın yine de gazetelerin en kısa zamanda hazırlanması, yani sayfalarının erken bağlanması zorunluluğu bulunmaktadır. Bu nedenle, halkla ilişkiler görevlileri, her gazetenin son haber kabul saatini çok iyi bilmeli ve çalışmalarını buna göre planlamalıdırlar.

Dergiler

Aktüalite, kadın, gençlik, çocuk, sağlık, spor, politika, reklamcılık, pazarlama ve daha pek çok konuda yüzlerce dergi yayınlanmaktadır. Her bir derginin okuyucusu bir diğerine göre farklı olabilir. Gazetelere oranla güncel bir olayı daha derinlemesine inceleme olanağına sahip dergiler genellikle haftalık, aylık ve üç aylık olarak yayınlanırlar. Dergiler gazetelere oranla bazı avantajlara sahiptirler. Öncelikle, dergilerin baskı kalitesi, gazetelerin baskı kalitesine oranla daha iyidir. Çoğunlukla renkli ve kaliteli kâğıda basılırlar. Bu yüzden fotoğraflar, şekiller, grafikler ve benzeri görsel öğeler dergilerde daha güzel görünür ve okuyucu üzerinde daha etkili olur. Ayrıca dergiler gazetelerden daha uzun süre elden ele dolaşır. Berbere, doktor muayenehanesine veya bir kafeye gittiğinizde ilk gözünüze çarpan şey, sehpaların üzerindeki dergiler olur. Bu nedenle dergiler, çok uzun bir süre, çok kişi tarafından okunmaktadır. Bu yüzden, halkla ilişkiler görevlileri çalıştıkları kurum hakkında hedef kitleler üzerinde bir kalite algısı yaratmak veya uzun bir süreçte olabildiğince fazla sayıda insana ulaşmak amacıyla dergilerden yararlanabilirler.

Kitaplar

Kurumların bilgi toplama ve bilgi yayma amaçlı çalışmaları için yararlandıkları kitaplar, basılı halkla ilişkiler araçları arasında önemli yer tutmaktadır. Kitaplar, kuruluşların yıldönümlerinde, kuruluşun tarihçesini, kurucularının hayatlarını anlatan türde hazırlanabileceği gibi, kuruluşun sunduğu mal ya da hizmetlerin tanıtımı amacıyla da hazırlanabilir. Kurum tarafından bastırılan bu kitaplar, hedeflenen gruplara, kütüphanelere ücretsiz dağıtılabileceği gibi çok düşük fiyatlarla satışa da çıkarılabilir.

El Kitapları

El kitapları, kurumun uğraşı alanları ile ilgili konular, yeni projeler, karşılaşılan sorunlara ilişkin bilgilerin yer aldığı ve resimden çok yazıya ağırlık verilerek düzenlenen yayınlardır. El kitapları, her an başvurulabilecek bir kaynak olma özelliği nedeniyle elden geldiğince öz bir şekilde, herkesin anlayacağı bir dille yazılmalıdır.

Broşürler

Küçük dergi boyutlarında, az sayfalı ve bol resimli olarak hazırlanan broşürler genel ve özel amaçlı olarak tasarlanabilir. Genel amaçlı broşürler, kurum için olumlu imaj yaratmaya yönelik, kurumun tarihçesi, uğraşı konusu gibi genel konuları çarpıcı bir şekilde işleyecek şekilde hazırlanır. Özel amaçlı broşürler ise belirlenmiş bir hedef kitleye yönelik olarak kurumun ihracat hacmi, üretim teknolojisi, yeni ürün çeşitleri gibi daha özel konulara ilişkin bilgi vermeyi amaçlar. Bir broşürün en önemli sayfaları, ön ve arka kapakları ile ortadaki iki sayfadır. Broşür ele alındığında okuyucuların dikkati bu sayfalarda toplanmaktadır. Bu nedenle kapak sayfalarının çekici, orta sayfaların ise en önemli konuları iyi bir şekilde sunacak biçimde tasarlanması gerekir. Halkla ilişkiler çalışmalarında çok sık kullanılan broşürlerin, ilgi çekici olabilmesi için; yazıların, fotoğraf, resim gibi görsel malzemelerle birlikte çarpıcı bir grafik düzeni içinde sunulması önemlidir.

Bültenler

Kurumun çalışmalarından, ilgili kişi ve grupları bilgilendirmek amacıyla, belirli zamanlarda yayınlanan çok sayfalı mektuplar, bülten olarak adlandırılır. Bültenler, kurumun dış halkla ilişkiler kadar, iç halkla ilişkilerinde de kullanılmaktadır. Bültenler, iç halkla ilişkiler çalışmalarında işgörenlerin kendileri ve kurumlarıyla ilgili haberleri, çalışmaları, alınan kararları öğrenmelerine yardımcı olurlar.

Yıllıklar

Yıllıklar, kurumun bir yıl içinde gerçekleştirdiği çalışmalarının anlatıldığı bir yayın türüdür. Kurumun açıklık politikası bağlamında bilançosu, kar ve zarar tablosu gibi muhasebe kayıtlarının yanı sıra kurumun tarihçesi, yöneticileri, üretim teknolojisi gibi kurum ile ilgili ansiklopedik bilgiler de yıllıklarda yer alabilir. Kurumun ilişkide bulunduğu kişi ve kurumlara ücretsiz olarak gönderilen yıllıklar, aynı zamanda basın kuruluşlarının da yararlanacağı önemli bir haber kaynağıdır. Bu nedenle, yıllıkların doğruluk ve dürüstlük ilkelerinden ayrılmaksızın yazı, fotoğraf, tablo, şekil gibi unsurların çarpıcı bir grafik tasarımı ile abartıya kaçılmadan sunulmasına dikkat edilmesi gerekir.

Raporlar

Raporlar; kurumların, faaliyet gösterdikleri sektörün sorunları, ülke ekonomisi, işsizlik ya da işçi-işveren ilişkileri gibi konularla ilgili görüşlerin, araştırmaların yer aldığı bir yayın türüdür. Kurumların sosyal sorumluk anlayışı doğrultusunda geliştirdiği çalışmalarının bir uzantısı olan raporlar, halkla ilişkiler organı olarak oldukça etkilidir.

Mektuplar

Mektuplar, kişisel ve iş olmak üzere iki sınıfta toplanır. Halkla ilişkiler çalışmalarında daha çok iş mektupları kullanılır. İş mektupları, bir olayın ya da yeniliğin duyurulması, belirli bir konuda mektup yazılan kişinin görüş ve düşüncelerinin sorulması veya bir etkinliğe davet için kaleme alınır. Mektupların, kuruluşun üst düzey yöneticileri tarafından imzalanması, mektup yazılan kişiye verilen önemi göstermesi bakımından önemlidir. Diğer yandan, kişisel ilişkileri geliştirmek bakımından, mektuplarda resmiyetin yanı sıra, özel nezaket cümlelerinin de yer alması gerekir. Mektuplar için olduğu kadar diğer basılı her iletişim aracı için “adres” son derece önemlidir. Bunun için, halkla ilişkiler biriminin ayrıntılı ve düzenli bir adres dosyasına sahip olması gerekir. Adresler, çeşitli ölçütlere göre sınıflandırılmalı ve her biri ayrı elektronik belleklerde yer almalıdır. Adreslerdeki değişiklikler dikkatle incelenmeli ve gerekli düzeltmeler geciktirilmeden yapılmalıdır. Unutulmamalıdır ki; bir halkla ilişkiler görevlisinin en önemli hazinelerinden birisi de sahip olduğu adres dosyasıdır.

Afişler

Halkla ilişkiler çalışmalarında çok sık kullanılan basılı araçlardan birisi olan afiş, kişisel olarak tanımadığımız kişilere mesajımızın en çarpıcı şekilde ulaşmasını sağlar. Afişlerin, genel olarak insanların yürürken ya da taşıtlarıyla hareket halindeyken bir bakışta görebilecekleri ve mesajı algıladıklarında etkilenmelerini sağlayacak şekilde hazırlanması gerekir. Afişin ilk amacı, çekici bir görsel düzenleme ile göze çarpmaktır. Bu nedenle, bir afişte yazıdan çok resim, fotoğraf gibi görsel öğelere ağırlık verilmelidir. Afişteki görsel öğeler, konu ile ilişkili olmalı, sözler ve görsel öğeler birbirlerini destekleyecek şekilde düzenlenmelidir.

Rozetler, Pullar ve Damgalar

Rozet, pul, damga gibi basılı araçlardan da halkla ilişkiler çalışmalarında yararlanılmaktadır. Rozetler, kurumu simgeleyen amblemden oluşur. Yakaya takılmak için, değişik boyutlarda ve malzemelerden hazırlanabilen rozetler, çalışanların kurumlarına olan bağlılıklarını çevreye göstermelerinin ve kurum imajına olumlu katkı sağlayan etkili araçlarından biridir. Mektup, yılbaşı kartı, davetiye gibi basılı araçlardaki kurumu simgeleyen damgalar da, kurumun görünürlüğünü ve hatırlanmasını sağlar. Halkla ilişkiler çalışmalarında pullardan da yararlanılmaktadır. Özellikle, kuruluş yıldönümlerinde ya da benzeri kutlamalar ile ilgili organizasyonlar sırasında yayınlanan pullar, iyi hazırlandığında, meraklıları tarafından uzun yıllar saklanacağı için, kurum imajı açısından son derece etkili bir araçtır.

 

DIŞ HALKLA İLİŞKİLERDE GÖRSEL VE İŞİTSEL ARAÇLAR

Görsel ve işitsel araçlar, basılı araçlara göre bazı üstünlükler taşır. Örneğin radyo dinlemek ve televizyon izlemek için okuryazar olmaya gerek yoktur. Bu nedenle herkese yönelen bu araçların halkla ilişkiler çalışmalarında basılı araçlara oranla daha yaygın kullanıldığı söylenebilir. Radyo ve televizyonların yayın saatlerinde, program türlerinde ve konularında farklılaştırmalar yapılarak, özel kitlelere (çocuklara, kadınlara, kırsal kesimde yaşayanlara, gençlere vb. ) kolayca ulaşılabilir.

Halkla İlişkiler Aracı Olarak Radyo

Radyo, insanlara sabah uyandıklarında yatak odalarında veya kahvaltı masalarında, işe giderken arabalarında, iş başında, dinlenirken, kitap okurken ulaşabilen son derece etkili bir kitle iletişim aracıdır. Radyodan halkla ilişkiler aracı olarak oldukça yaygın bir şekilde yararlanılabilir. Haber, röportaj ve diğer radyo program türlerinin tümünde kuruluşumuzla ilgili mesajları iletme fırsatı doğabilir. Günümüzde radyolar ağırlıklı olarak ya müzik ya söz ya da söz ve müziğin birlikte uyumlu bir şekilde harmanlandığı yayın yaklaşımlarına sahiptir. Bununla birlikte, sözden çok müziğe daha fazla ağırlık veren yayın anlayışına sahip radyoların daha yaygın olduğunu görüyoruz. Konuşma sürelerinin kısa olması nedeniyle, radyo programları için hazırlanacak gerek haber gerekse diğer program türleri için, yayınlatılması istenen metinlerin kısa fakat çarpıcı olmasına dikkat edilmesi gerekir.

Radyo program türleri arasında röportaj, halkla ilişkiler çalışmaları açısından en fazla yararlanılan program türlerinden biridir. Güncel bir olaya ilişkin çeşitli görüşlerin tartışıldığı forum ya da açıkoturumlar da, aynı şekilde yararlanılabilecek programlar arasında yer alır. Kamuoyunun gündemindeki ve kuruluşla ilgili bir konuda dinleyicilerle telefon bağlantısı kurularak gerçekleştirilen canlı radyo programlarının, dinleyicilerin kuruluşu gizlisi saklısı olmayan, şeffaf bir kurum olarak algılamasına katkıda bulunur.

Halkla ilişkiler çalışmalarında yararlandığımız bir diğer radyo program türü de belgesellerdir. Her bölümünde başka bir konunun ele alındığı kurumla ilgili belgesel programlarda, kuruluşun tarihçesi, üretim veya hizmet konusu, sosyal sorumluluk anlayışı doğrultusunda gerçekleştirdiği çalışmalar, ilgi çekici bir şekilde hedef kitlelere iletilebilir.

Halkla İlişkiler Aracı Olarak Televizyon

Günümüzde televizyon, dünyanın pek çok ülkesinde her eve girmiş, en etkili kitle iletişim aracıdır. Televizyon haber programlarında bir kuruluştan görüntülü olarak olumlu bir şekilde söz edilmiş olması oldukça önemlidir. Hele bu haber, o günkü ülke ya da dünya gündemiyle ilgili ise etkisi çok daha fazla olur. Televizyonda da tıpkı radyoda olduğu gibi halkla ilişkiler çalışmalarında yararlanabileceğimiz, haberler, belgeseller, açıkoturumlar, eğlence ve söyleşi gibi çok değişik program türleri yer alır. Her programın kendine özgü özellikleri dikkate alınarak, tüm bu program türlerinden en iyi şekilde yararlanılmalıdır. Televizyon görüntü ağırlıklı bir kitle iletişim aracı olduğu için, kurumu temsil eden her tür görüntünün görsel açıdan son derece çekici ve etkili bir şekilde hazırlanması gerekir. Özellikle, kurumu temsil edecek kişilerin, içten, doğru, anlaşılır ve etkili konuşma yeteneğine sahip kişilerden seçilmesine özen gösterilmelidir.

Halkla İlişkiler Aracı Olarak Sinema

Halkla ilişkiler çalışmalarında sinemadan, televizyon ve radyoda olduğu kadar geniş bir ölçüde yararlanma olanağına sahip olduğumuzu söyleyemeyiz. Bununla birlikte, kuruluşların özellikle toplumsal sorumluluk anlayışları doğrultusunda sinemaya parasal destek verdiklerini tanık oluyoruz. Söz konusu destek daha çok, senaryo yarışmaları, film festivalleri ya da film yapımı gibi alanlarda karşımıza çıkmaktadır. Sinemanın halkla ilişkiler aracı olarak kullanılmasına bir örnek olarak aşağıdaki basın bültenini inceleyiniz (Yapı Kredi Bankası tarafından düzenlenen bu etkinlikle ilgili basın bülteni, kurumun internet sitesinden alınmıştır).

Ödüllü filmler Yapı Kredi Üniversite Bankacılığı ile kampüslerde. . .

Yapı Kredi’den üniversitelilere özel gezici film şenliği: “film gezgini” Yapı Kredi Üniversitelerarası Gezici Film Şenliği “film gezgini” 22 Mart’ta başlıyor. Yapı Kredi, toplam 10 filmi beyaz perdeye taşıyacak “Film gezgini” projesi ile 10 üniversitede 10 hafta boyunca binlerce üniversiteliyle buluşacak. 28 Mayıs’ta sona erecek film şenliğini takip edebilmek için Yapı Kredi University Telecard’ını göstermek ya da kart başvurusu yapmak yeterli olacak.

Üniversite Bankacılığı hizmeti ile üniversitelilerin tüm bankacılık işlemleri için en uygun çözümleri sunarak, onların hayatını kolaylaştıran Yapı Kredi, tüm üniversitelilerin ortak ilgisi olan sinemada da düzenlediği çeşitli etkinlikler ile üniversitelilerin yanında olmaya devam ediyor.

Bu amaçla Yapı Kredi, Üniversitelerarası Gezici Film Şenliği “film gezgini” projesi ile 5′i İstanbul’da, 5′i Ankara ve İzmir’de olmak üzere toplam 10 üniversitede eş zamanlı olarak, ilk gösterimlerinde büyük ilgi toplamış, ödüllü 10 filmi üniversitelerle buluşturacak. 22 Mart-28 Mayıs tarihleri arasında gerçekleşecek film şenliğine katılmak için üniversite öğrencilerinin Yapı Kredi Üniversite Telecard’ını göstermeleri ya da kart başvurusunda bulunmaları yeterli olacak, böylece her hafta aynı gün, toplam 10 filmi kampüslerinde izleyebilecekler.

Marmara Üniversitesi Göztepe Kampusu, Sabancı Üniversitesi, İTÜ Maslak Kampusu, İstanbul Üniversitesi Avcılar Kampusu, Galatasaray Üniversitesi, ODTÜ, Gazi Üniversitesi Beşevler Kampusu, Bilkent Üniversitesi, Dokuz Eylül Üniversitesi Buca Kampusu ve Ege Üniversitesi olmak üzere toplam 10 üniversiteyi dolaşacak olan Yapı Kredi “filmgezgini”nin programında; Muson Düğünü, Tez, Dogville, Tanrıkent, Yeni Başlayanlar için İtalyanca, Temmuz’da, Belleville’de Randevu, Beni Unutma, Güneşli Pazartesiler, Donnie Darko gibi vizyondayken ilgi uyandıran, bol ödüllü filmler yer alıyor.

DİĞER GÖRSEL İŞİTSEL HALKLA İLİŞKİLER ARAÇLARI

Görsel işitsel araçlar arasında değineceğimiz bir diğer araç ise İnternet. İnternetin, gelişiminden ve avantajlarından iç halkla ilişkiler bölümünde bahsetmiştik. İnternet ortamında, dış halkla ilişkilere yönelik düz metinler, grafikler, fotoğraflar, ses ve görüntü dosyaları oluşturmak mümkündür. Bir kurum internet üzerinde yer alan web sayfasında kendisini son derece etkili bir şekilde tanıtma olanağı bulmaktadır. Bugün, belirli bir kurumsallık düzeyine erişmiş her kuruluşun bir web sayfası bulunmaktadır. Web sayfaları, kuruluşların halkla ilişkiler çalışmaları açısından kullanabilecekleri çok önemli fırsatlar sunmaktadır. Örneğin, medya kuruluşun kontrolü altında hazırlanmış web sayfasına girerek kuruluşla ilgili her türlü bilgiyi edinebilmektedir. Bu web sayfalarında bulunan, basın bültenleri arşivi adı altında hazırlanmış bir bölüm ise geçmiş tüm bültenlere, başta medya olmak üzere herkesin kolayca ulaşmasını sağlayacaktır. Web sayfaları, kuruluşun dünyaya açılan yüzü olduğu için çok iyi bir şekilde hazırlanması gerekir. Bu gün artık, bir kuruluş hakkında ilk bilgiyi o kuruluşun web sayfasından edindiğimiz için, web sayfasının hazırlanmasında kurumsal kimliğin logo, renk gibi unsurlarının etkileyici bir şekilde yer almasına, kurumla ilgili sürekli güncelleştirilen her türlü bilgiye sorunsuz, olabildiğince kısa sürede erişebilecek şekilde hazırlanmasına özen gösterilmelidir. Web sayfasında kuruluşla ilgili fotoğraf, video, grafik ve diğer görsel malzemelerin, isteyenlerin kolayca indirerek (download) kullanabilecekleri şekilde yer alması da ihmal edilmemelidir.

ORGANİZASYON FAALİYETLERİ

Halkla ilişkiler çalışmalarında, organizasyon faaliyetlerinden çok geniş ölçüde yararlanılmaktadır. Neredeyse halkla ilişkiler denince çoğu kişinin aklına, güzel bayanların ve yakışıklı beylerin düzenlediği şık toplantılar, yemekler gelmektedir. Hiç kuşkusuz, bu algılama mesleğinin hakkını veren, sorumlu halkla ilişkiler uzmanlarını üzmektedir. Bu noktada, halkla ilişkiler mesleğinin bu izlenimi silerek, doğrusunu algılatacak şekilde kendi halkla ilişkilerini daha iyi yapması gerekiyor. Halkla ilişkiler çalışması olarak organizasyon faaliyetleri, kurumun çevresiyle doğrudan ve yüz yüze iletişim kurma olanağı sağladığı için son derece etkili iletişim ortamları arasında yer almaktadır. Bu bölümde halkla ilişkiler çalışmalarımızda yararlanabileceğimiz belli başlı organizasyon faaliyetlerini tanımaya ve bunlardan amaçlarımız doğrultusunda nasıl yararlanabileceğimizi açıklamaya çalışacağız.

Toplantı

Toplantı iki kişi arasında olabileceği gibi, binlerce kişinin bir araya gelmesi ile de gerçekleştirilebilir. Kuşkusuz, toplantıya katılacak kişilerin sayısı, toplantının düzenlenmesinde farklı tekniklerin uygulanmasını gerektirir. Bununla birlikte, toplantının türü ve kapsamı ne olursa olsun, değişmeyen en önemli özelliği; önceden planlanmış bir konuyu görüşmek üzere ilgili kişilerin bir araya geldikleri, yüz yüze bir iletişim ortamı olmasıdır. Toplantılarda konuların her yönüyle ele alınması, varılan sonuçların kitle iletişim araçları ile halka duyurulması, toplantı ile amaçlanan etkinin daha da artmasına yol açar. Toplantı konusunun önemi, toplantıyı izleyenlerin fazlalığı ve niteliksel özelliği, konuşmacıların ünü, toplantıların medyada da geniş ölçüde yer alma olasılığını yükseltir. Bir toplantının düzenlenmesinde, halkla ilişkiler görevlilerinin yapması gereken çalışmaları üç başlık altında toplayabiliriz:
1. Toplantı Tarihi
2. Bütçe
3. Uygulama Planı

Şimdi bu çalışma alanlarını tek tek inceleyelim.

Toplantı Tarihi

Toplantı tarihinin saptanması, son derece önemli bir konudur. Olağanüstü bir durum olmadığı takdirde, kurum içi toplantı tarih ve saatleri genellikle bellidir. Fakat dışa açık, geniş kapsamlı seminer, sempozyum gibi toplantıların tarihini belirlemek, oldukça sıkıntılı ve zaman alan bir iştir. Toplantının medyada yer alma olasılığını artırmak için, toplantı tarihi olarak kamuoyunu ilgilendiren önemli olayların ve haberlerin yoğun olmadığı bir gün seçilmelidir. Örneğin, Başbakanın aylık basın toplantısının yapıldığı gün düzenlenen bir toplantının medyada geniş ölçüde yer alması beklenemez. Diğer yandan, iş saatleri içinde yapılan bir toplantıda da, çok sayıda dinleyici bulamama sorunu karşımıza çıkar. Akşam saatleri ise, toplantı haberinin ertesi günkü gazetelerde yer bulmasını zorlaştıracağı için uygun değildir. Bu nedenle, halkla ilişkiler görevlilerinin, toplantı tarihini saptarken çok dikkatli olmaları gerekir. Toplantının kamuoyuna gereğince duyurulması için radyo, televizyon, gazete, pankart, afiş gibi iletişim araçlarından etkili bir şekilde yararlanılmalıdır.

Bütçe

Gerçekleştirilmesi düşünülen toplantının bütçesinin belirlenmesi gerekir. Bütçesi önceden belirlenmemiş işlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi çok zordur. Söz konusu bütçe, toplantıya kaç kişinin katılacağı, bu kişilerin nerede, nasıl konaklayacağı, ne ikram edileceği, nasıl ağırlanacağı ve benzer daha pek çok konunun kararlaştırılması sonucunda belirlenir.

Uygulama Planı

Uygulama planı, toplantı öncesi hazırlıklar, toplantı uygulama planı, toplantı sosyal programı ve toplantı sonrası program çalışmalarından oluşur.

Toplantı Öncesi Hazırlıklar

Toplantı Yerinin Saptanması ve Düzeni: Toplantının nerede olacağı, toplantının amaçlanan şekilde gerçekleşmesi açısından çok önemlidir. Unutulmamalıdır ki toplantılar, yüz yüze bir iletişim ortamıdır. Bu nedenle, her toplantının en önemli amacı, bu iletişimi sağlıklı bir şekilde gerçekleştirmek olmalıdır. Toplantının yapıldığı yer ne kadar lüks olursa olsun, yakınındaki bir yerde yol çalışması nedeniyle aşırı gürültü varsa, o toplantının başarısız olması kaçınılmazdır. Diğer yandan iletişimde fiziksel ortam ya da mekânların da birer sembol olarak anlamı vardır. Dolayısıyla, toplantının yapılacağı mekânın, katılımcılara verilen önemi göstermesi bakımından son derece zengin bir anlamı olduğunu unutmamak gerekir. Toplantı yerinin merkezi bir yerde olmasına da dikkat edilmelidir. Örneğin İstanbul Taksim’de bir salonda yapılacak toplantının eğer kabul edilebilir bir nedeni yoksa Sarıyer’deki bir salondakinden çok daha fazla dinleyici toplayacağı açıktır. Yer bakımından önemli bir başka konu da, toplantı salonunun genişliği sorunudur. Küçük olduğu için dinlemeye gelenlerin çoğunun sığmadığı bir salon da, çok büyük olduğu için dinleyenlerin içinde küçük bir grup gibi gözüktüğü salon da sakıncalıdır. Bu nedenle salon, toplantıya kaç kişinin katılacağı kesin olmasa bile yaklaşık olarak belirlenerek seçilmelidir. Toplantı salonunun planı temin edilerek, eğer kullanılacaksa anında çeviri düzeni ve ekibinin sağlanması, bunların salonda nerede yer alacağı, konuşmacılara, dinleyicilere ve basına hangi bölümlerin ayrılacağı da önceden saptanmalıdır.

Resepsiyon Hizmetleri: Toplantıya katılacak kişileri, kimlerin, nerede ve nasıl karşılayacağı, kayıt işlemlerinin nasıl yapılacağı ve toplantı dokümantasyonlarının nasıl hazırlanıp, dağıtılacağı konuları resepsiyon hizmetleri kapsamında planlanır ve gerçekleştirilir.

Basılı Malzemeler ve Armağanlar: Toplantının türü ve amacına bağlı olarak, basılı malzemelerin önceden hazırlanarak katılımcılara toplantı günü ya da daha önce ulaştırılması gerekir. Diğer yandan katılımcılar için armağanların ve bunların nasıl, kimler tarafından verileceği de önceden belirlenmesi gereken işler arasında yer alır. Konuşmacıların kısa biyografileri, konuşma metinlerinin bulunduğu CD, kalem, not defteri gibi gereçlerin yer aldığı dosyalar, hazırlanacak basılı malzemelerin başında gelir. Bu dosyalardan çok sayıda hazırlanarak dinleyicilerin tümüne verilmesi, toplantının kolay izlenmesi ve ilginin artırılması bakımından yararlıdır.

Bilgisayar, İnternet, Telefon, Faks vb. Hizmetler: Katılımcıların ve medya görevlilerinin, iletişim ve büro hizmetlerinden yararlanması için yapılması gereken çalışmalar da önceden planlanmalıdır. Toplantının yapıldığı yer bu tür hizmetleri sağlasa bile, toplantının öncesinde bu tür hizmetleri nasıl verdiklerini yerinde görmek, son anda ortaya çıkabilecek sorunları önleyecektir. Salonda mikrofon düzeninin denetlenmesi de bu kapsamda yapılması gereken çalışmalar arasında yer alır.

Konaklama Organizasyonu: Eğer katılımcılar şehir veya ülke dışından geliyorsa bu kişilerin nerede konaklayacağı önceden saptanmalıdır. Toplantı yeri ile konaklama yerinin birbirinden uzak olmamasına dikkat edilmelidir. Ayrıca, konaklama bedeli katılımcılar tarafından karşılanacaksa, ücretin indirimli fiyat tarifesi üzerinden olmasına çalışılmalıdır.

Karşılama ve Transfer Organizasyonu: Konukların havaalanından ya da diğer ulaşım noktalarından karşılanması ve uğurlanması, konaklama yerlerine ulaştırılması konularında gerçekçi zaman planlarının önceden yapılması gerekir.

Sosyal Aktivite Programlarının Hazırlanması: Özellikle seminer, sempozyum gibi geniş çaplı organizasyonlarda, sosyal aktivite programlarına da yer verilmesi gerekir. Katılımcıların eşleriyle birlikte davet edildiği toplantılarda, eşlerin gün boyunca geçirecekleri zamanı programlamak da, halkla ilişkiler uzmanlarının görevleri arasında yer alır. Diğer yandan, kokteyl, yemek, konser, gezi gibi sosyal aktivite programlarının, ilgi çekici, samimi ve konukların katılımını sağlayacak şekilde gerçekleşmesine çalışılmalıdır. Katılımcılara yeni kişilerle tanışma olanağı sunulması, toplantıların en önemli özelliğidir. Bu nedenle, konukların birbirlerini tanımalarına, sıcak ilişkiler kurmalarına olanak sağlayan ortamları hazırlamak çok önemlidir.

Toplantı Akış Planı: Toplantının türüne göre oturumların, konuşmacılara ve tartışmalara ayrılacak sürelerin ve çay-kahve aralarının önceden belirlenmesi gerekir. Bu şekilde ortaya çıkan toplantı programı basılarak, katılımcılara ve basın mensuplarına, toplantı öncesinde ellerine geçecek şekilde ulaştırılmalıdır. Ayrıca konuşmacıların sunuşları sırasında kullanmak isteyecekleri, projeksiyon cihazı, bilgisayar gibi araçların temin edilmesi, çalışıp çalışmadıklarının kontrol edilmesi, sunuş sırasında hazır durumda tutulmalarına ilişkin çalışmalar da bu kapsamda ele alınır.

Basın, Halkla İlişkiler Planının Yapılması: Türü ve çapı ne olursa olsun tüm toplantı organizasyonları halkla ilişkiler çalışmaları açısından son derece önemlidir. Bu nedenle her toplantıyı, halkla ilişkiler amacımızı gerçekleştireceğimiz önemli bir fırsat olarak değerlendirmemiz gerekir. Bu anlamda, halkla ilişkiler uzmanlarının görevleri yalnızca, toplantının aksamadan, eksiksiz ve katılımcıların memnun olmalarını sağlayacak çalışmalarla sınırlandırılamaz. Ayrıca, bu organizasyonların, medyada (gazete, dergi, radyo, TV, internet) haber olarak yer almasını sağlamaları gerekir. Halkla ilişkiler uzmanlarının başarısının, gerçekleştirdikleri bu tür organizasyonların medyada ne ölçüde yer alıp almadığına bakılarak belirlendiğini söylemek hiç de yanlış olmaz. Bu nedenle halkla ilişkiler görevlilerinin; medya çalışanlarının daveti, basın bültenlerinin hazırlanarak bu kişilere ulaştırılma zamanı ve biçimi, telefon, internet (elektronik posta), faks, gibi haberleşme araçlarının kullanım kolaylığı gibi daha pek çok konuda titiz bir ön çalışma yapmaları gerekir.

Toplantı Uygulama Programı: Olaylar her zaman planlandığı gibi gerçekleşmez. Toplantı öncesi yapılan planlar da aynı şekilde istendiği gibi uygulanamayabilir. Bununla birlikte, yine de plan yapmaktan vazgeçmemek gerekir. Planların, elden geldiğince gerçekçi ve uygulanabilir olmasına dikkat edilmelidir. Uygulama programı, zamanlamanın her yönden aksaksız ve uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayacak şekilde hazırlanmalıdır. En çok aksayan işlerin başında genellikle, ulaşım, katılımcıların bireysel talepleri ile uygulama programının uyuşmaması ve sosyal aktivitelere katılımın sağlanması gelmektedir. Ayrıca toplantı sırasında, çeşitli dillerden yapılan konuşmaların toplantı diline çevrilerek basılıp dağıtılması, haberleşme ve büro hizmetlerinin yürütülmesi sırasında da pek çok aksama ile karşılaşılabilir. Bu tür durumlarda, paniklememek, sakin bir şekilde, heyecanlanmadan sorunu çözmeye çalışmak gerekir. Halkla ilişkilerde deneyim son derece önemlidir. Bu nedenle, halkla ilişkiler çalışmalarında kazanılacak her bir yeni deneyim, ustalıkta bir adım daha ileri gitme anlamı taşır.

Toplantı Sonrası Faaliyet Programı

Bir toplantının hemen ardından yapılması gereken en önemli iş, bu organizasyona emeğe geçmiş kişilere teşekkür etmektir. Daha sonra ise, toplantı planının ne ölçüde gerçekleştiğini gerçekçi bir şekilde değerlendirilmesine sıra gelecektir. Eğer aksamalar olmuşsa, bunların nedenlerini araştırmak, sonraki organizasyonların daha iyi bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlayacaktır. Toplantılar, yüz yüze iletişim ortamı sağladıkları için, toplantıya ilişkin olumlu ya da olumsuz tepkilerin anında alınma olanağı vardır. Bu nedenle, katılımcıların, toplantının aksayan ya da başarılı yönleri konusundaki düşünce ve duygularını daha toplantı bitmeden öğrenebiliriz. Bununla birlikte, tam bir toplantı sonrası değerlendirme yapabilmek için daha geniş çaplı bir geri besleme çalışması yapmak, katılımcıların toplantıya ilişkin değerlendirmelerini, telefonla ya da diğer yöntemler kullanılarak öğrenilmesi gerekir. Bir halkla ilişkiler çalışmasının başarı ölçütleri arasında, o çalışmanın medyada yansıma bulup bulmaması ilk sıralarda gelmektedir. Çalışma, hiç yankı yaratmadan, gece kimsenin göremeyeceği saatlerde geçen gemiler gibi sessiz sedasız bir şekilde geçmişse, burada halkla ilişkiler açısından bir başarıdan söz edilemez. Bu nedenle, toplantıda yapılan konuşmaların, tartışma sonuçlarının dinleyiciler dışındaki, daha geniş bir kesime duyurulması için çok özenli bir şekilde çalışmak gerekir. Diğer yandan, toplantının medyada yer alıp almadığına bakmak, medyanın olayı nasıl değerlendirdiğini araştırarak, haber ve yorumların analizlerini yapmak, etkin bir değerlendirme raporu yazabilmek için gereklidir. Bu rapor, bağlı bulunduğumuz yönetici ve ilgili bölüm sorumlularına gönderilmeli ve bir kopyası da kendi dosyalarınızda bulunmalıdır. Ayrıca, toplantıya katılan tüm medya görevlilerine toplantıya katıldıkları için mektup, telefonla ya da e-mail ile teşekkür edilmelidir.

Sergiler

Kuruluşun ürün ve hizmetlerini ya da belirli bir konudaki düşüncelerini çarpıcı, akılda kalıcı teknikler kullanılarak tanıtmak amacıyla düzenlenen organizasyonlardan bir diğeri ise sergilerdir. Beğenilen, ilgi gören sergiler, kuruluşun imajını olumlu yönde etkiler. Bir halkla ilişkiler aracı olarak sergiler, kuruluşların tarihsel gelişimini fotoğraf, belge gibi görsel ve ilginç malzemeler aracılığıyla anlatarak, kuruluşun nereden nereye geldiğini çarpıcı bir şekilde gözler önüne serme olanağı sağlar. Diğer yandan sergiler, yeni ürünlerin tanıtımı ya da belli bir sürede elde edilen başarıların yine grafik, fotoğraf gibi malzemelerle en kestirme yoldan anlatılmasında da kolaylık sağlar. Sergileri süre açısından devamlı, geçici, gezici ve uluslararası olarak sınıflandırabiliriz:

Devamlı sergiler: Bu tür sergiler, belirli bir yerde belirli bir süre açık kalmak için hazırlanırlar. Uzun süre bir yerde kalacağı ve başka bir yere taşınması söz konusu olmadığı için, serginin ağır, büyük parçalardan kurulu ve taşınabilir olması gibi noktalara dikkat edilmez. Sergilerde belirli bir düzen sırası önemlidir. Konu, dağınık bir biçimde değil, birbirini izleyecek şekilde sunulmalıdır. Sergiyi bu düzende gezen bir kişi, çıkış kapısına geldiği zaman, konu hakkında tam olarak belirli bir izlenime sahip olabilmelidir. Serginin katalog, broşür gibi basılı tanıtım malzemelerinin de özenli bir şekilde hazırlanması gerekir. Sergide gerekiyorsa, maketlerin ve gerçek örneklerin de bulunması iyi olur. Yapılacak yeni bir yapının, motorun vb. maketinin ya da küçük bir örneğinin gösterilmesi, sergiye gelenlerin ilgisini daha çok çeker.

Gezici sergiler: Taşınabilir parçalardan oluşan bu sergiler, farklı yerlerde kısa süreler için açılır. Gezici sergiler, zahmetli ve pahalı bir çalışmadır. Serginin açıldığı her yerde açılış kokteyli düzenlemek, sergi hakkında yerel medyada haberlerin çıkmasına sağlamak, sergi hakkında broşür, kitapçık gibi yayınları hazırlamak ve sağlıklı bir şekilde bunların dağıtımını gerçekleştirmek, serginin etkisini artırır.

Fuarlar

Fuarlar, kuruluşların ve yeni ürünlerinin/hizmetlerinin potansiyel müşterilere tanıtılmasına olanak sağlayan etkili iletişim ortamları arasında yer alır. Bölgesel, ulusal ya da uluslar arası olarak gerçekleştirilen fuarlar, bir yeniliğin sunulmasından, turistik açıdan bir ülkenin tanıtılmasına kadar pek çok konuda düzenlenebilir. Fuar düzenleme, açılış kokteyli, broşür, hediyelik eşya, çeşitli şovlar, video ve film gösterileri gibi pek çok etkinliği birlikte düşünmeyi gerektiren zahmetli, fakat zevkli bir iştir. Hiç kuşkusuz, fuarda yer alan kurumunuza ait standın hakkında, medyada olumlu haberlerin çıkmasını sağlamak büyük önem taşır.

Festivaller

Şehir, bölge, ulusal ve uluslararası düzeyde düzenlenen festivaller, yoğun bir iletişim ortamı yaratır. Sanat, kültür, folklor gibi çok çeşitli konularda düzenlenen festivaller, iyi organize edildiği takdirde son derece etkili bir halkla ilişkiler aracıdır. Çeşitli sosyal etkinliklerle renklendirilen festivaller, günümüzde özellikle küçük ve orta büyüklükteki yerleşim merkezlerinin halkla ilişkilerinde birer sembol haline gelmişlerdir. Festivaller, bir yandan çevrelerini etkilerken, bir yandan da festivale katılan kurumların ya da belirli bir olayın duyurulmasında önemli rol oynarlar. Örneğin, Antalya’da “Altın Portakal”, Adana’da “Altın Koza” film festivalleri, bu kentlerin sanata ve kültüre önem veren kentler olarak tanınmalarını sağlamışlardır. Yine aynı şekilde, büyük bir başarıyla uzun yıllardır uluslararası düzeyde gerçekleştirilen “İstanbul Sanat ve Kültür Festivali”, İstanbul’un dünyadaki saygın konumunu daha da güçlenmesine yardımcı olmuştur. “Uluslararası Eskişehir Festivali” de bir kültür, sanat festivali olarak Eskişehir’in adını başarıyla geniş kitlelere duyurmaktadır. Kuruluşlar, bu tür festivalleri destekleyerek adlarını duyurma, toplumsal sorumluluğu gelişmiş bir kurum imajını yaratma olanağı elde ederler.

Yarışmalar

Yarışmalar, kuruluşların ilgi gösterdikleri organizasyonlar arasında yer alır. Halk arasında düzenlenen yarışmalar, genel ilgiyi kuruluş üzerine çeken kitlesel bir halkla ilişkiler aracıdır. Yarışmaların, gereğinden fazla zor olmayacak şekilde yapılandırılarak, yarışmacıların bilgi, beceri ve yeteneğini sınayacak tarzda olmasına özen gösterilmelidir. Çünkü amaç, yarışmaya çok kişinin katılmasını sağlamak, katılmak isteyenleri ürkütmemektir. Unutulmamalıdır ki; yarışmalar aynı zamanda kuruluşlar için bir araştırma niteliği de taşır. Katılanların çokluğu, hem halkın kuruluşa duyduğu ilgi ve güveni, hem de yarışmayı halka duyurmakta halkla ilişkiler görevlisinin başarı derecesini gösterir.

Kamuoyunu ilgilendiren sanat, bilim, eğitim, spor gibi alanlarda açılan bir yarışma; bu alanlarda çalışanları, kazanmak için büyük çabalara, örneğin yeni buluşlara, yeni edebiyat ya da müzik yapıtları üretmeye, yeni spor rekorlarına iteceği için, hem halkın hem hükümetin ilgi ve desteğini kazanacaktır. Örneğin, Aydın Doğan Vakfı’nın ülkemizdeki İletişim Fakülteleri arasında düzenlediği ve artık gelenekselleşen, “Genç İletişimciler” yarışması, “Uluslararası Karikatür Yarışması” TÜBİTAK’ın düzenlediği yarışmalar, kamuoyunun ilgisini ve beğenisini toplayan prestijli yarışma örnekleri arasında yer almaktadır. Düzenlenecek yarışmaların, ödüllü olması, hem yarışmaya ilgiyi artırır, hem de yarışmaya daha ciddi bir görünüm kazandırır.

Açılış ve Yıldönümü Törenleri

Açılış, bir kuruluşun ilk hizmete girişi veya bir ürünün/hizmetin ilk kez pazara sürülüşü nedeniyle yapılan etkinliktir. Yıldönümü kutlamaları ise, bir kuruluşun ilk kez çalışmaya başladığı veya bu günün yıldönümlerinde yapılan kutlamalardır. Her iki kutlama türü de kuruluşun halkla ilişkiler çalışmalarını gösterebilecekleri, anlamlı günler kapsamında değerlendirilebilir. Bu tür kutlamalarda halk, kurum ilişkilerini belirleme, iyileştirme gibi amaçlarını gerçekleştirme olanağı bulur. Açılış ve yıldönümü etkinlikleri kapsamında, halkla ilişkiler çalışmalarında kullanılan diğer araç ve ortamlardan da yararlanmak gerekir. Örneğin anı eseri yayınlama, yarışma, konferans düzenleme, kokteyl, yemek verme gibi etkinlikler bu tür organizasyonların zenginleşmesini ve hatırda kalıcılığını artırır.

Ayrıca, basın konferansları, sergiler, film gösterileri, broşürler, afiş, pankart gibi çalışmalara da yer verilmelidir. Açılış ve yıldönümü etkinliklerinin örgütlenmesi titiz bir çalışmayı gerektirir. Örneğin bir açılış töreni kapsamında davetlilerin belirlenmesi, açılış konuşmaları, kokteyl ya da yemek düzenlenmesi gibi konular önceden planlanarak örgütlenmelidir. Tören davetiyeleri, kişisel olabileceği gibi, özel ve işgörenlere ayrılan davetiyeler biçiminde de olabilir.

Kişisel davetiyeler, ilgililerin adreslerine gönderilen ve davet edilen tarafa, davete katılıp katılmayacağının önceden bildirilmesi gereken davetiye türüdür. İşgörenlere ayrılan davetiyeler, kurumda çalışan veya kurumla ilgili olan işgörenlere ve ailelerine gönderilen davetiyelerdir. Bu davetiyeler kurum gazetesi ve ilan panolarında da duyurulabilir. Açılış ve yıldönümü törenleri sırasında, bir takım iç ve dış düzenlemelerin de yapılması gerekir. Araç ve yolların düzenlenmesi, park yerlerinin belirlenmesi gibi çalışmaların yanında tören alanlarının temizlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması, yazılı dokümanlar, tanıtım broşürü, program ve planların konuklara verilecek isim kartların dağıtılması, müzik ve ikramların hazırlanması vb. çalışmalar bu kapsam içinde değerlendirilebilir. Bu tür törenlerde rehberlik görevini üstlenen hosteslerin belirlenmesi de özenle yapılacak görevler arasında yer alır. Açılış ya da yıldönümü törenlerinin başarılı olması, başta medya olmak üzere, ilgili tüm gruplarla kurulacak iletişimin sağlanmasına, ziyaretçilere gerekli bilgilerin verilmesine bağlıdır. Bunun için törenden önce ve sonra yapılması gereken işleri şu şekilde açıklayabiliriz:

Törenden önce alınacak önlemlerin başında, halkla ilişkiler görevlisinin, ilgililere bir ya da iki ay öncesinden programı göndermesi gelir. Tören günü yaklaştığında medyaya hatırlatma yapmak gerekir. Medyaya kuruluşla ilgili fotoğraflar gönderilmeli, davetlilerin kimler olduğu bildirilmelidir. Tören bittikten sonra da halkla ilişkiler görevlisinin, törene gelme olanağı bulamayan önemli kişilere posta ile dokümanları göndermesi gerekir. Törene katılan medya görevlilerine teşekkür mektuplarının yazılması da yapılması gereken işler arasındadır. Ayrıca, törene katılanlara yönelik teşekkür ilanlarının hazırlanarak, gazetelerde yayınlatılmasına da dikkat etmek gerekir. Törene katılanlarla ilişkiye geçilerek, törenle ilgili görüşleri ve tepkileri öğrenilmelidir.

Kaynak:
NotOku.com’a teşekkürler. 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir