HALKLA İLİŞKİLERDE KİTLE İLETİŞİM ARAÇLARI

A.  YAZILI ARAÇLAR

1.  Gazeteler

Halkla ilişkiler alanında kullanılan yazılı araçlar, işletme gazetesi, dergi, broşür , el kitapçığı, bülten, yıllık raporlar, mektup, pul, kartvizit vb. araçlardır. Bu araçlar gerek işletme içinde çalışanlara gerekse işletme dışında yer alan çeşitli kişi ve kuruluşlara iletilerek firmadaki gelişmeler konusunda bilgi aktarır. Amaç firmayı iç ve dış çevreye tanıtmaktır. Ancak bu tanıtım, abartmalı olmaktan uzak, reklam kokmayan, doğru bilgiler içeren yönde olmalıdır.

images

1a.   İşletme Gazetesi

Halkla İlişkilerde kullanılan bilgi aktarma ve firmayı tanıtma araçlarından biri işletme gazetesidir. Bu yayın organı başta işletmede çalışanlar olmak üzere firmanın ilişki içinde bulunduğu kuruluşlara da dağıtılır. Firmanın ekonomik, sosyal, teknik yapısı, yatırımları ve son gelişmeler konusunda bilgi aktarılır, ayrıca çalışma koşulları ve doğum, ölüm, işe yeni giren ve çıkanlar, mutlu günler gibi kişisel haberler verilebilir.

İşletme gazeteleri, haftalık, 15 günlük, aylık ya da iki aylık süreli yayınlar şeklinde çıkartılabilir. Bu tür yayınlarda kullanılan dilin de, haberin anlaşılabilirliğini kolaylaştırmak açısından önemi büyüktür. İşletme gazeteleri, açık ve anlaşılır olmalı, dürüstlükten ayrılmamalı, hedef kitlelere yönelik hazırlanmalıdır.

1b.   Basın Bültenleri

Basınla ilişkilerde kullanılana en yaygın yöntemlerden birisidir. Basın bültenleri açık ve kısa olmalıdır. Bültenin her paragrafı kenedi başına bir haber niteliği taşımalıdır. Basın bültenini destekleyici dokümanlar hazırlanmalıdır (fotoğraf, resim vb.).

Basına gönderilen bültenin güncel olması gerekir. Hazırlanan bültende; tarih, adres, telefon, firma adı bulunmalı, basın bülteninin sonuna ayrıntılı bilgi alınabilecek kişi veya kişilerin adları yazılmalıdır.

1c.   Basın Toplantısı

Kitle iletişim araçlarına basın bülteni ile yansıtılmayacak önemli haberlerin aktarılmasında kullanılır.

Basın toplantısı düzenlerken belirli kurallara uymak gerekir:

· Basınbasin-toplantisi_91201_m toplantısının yapılacağı yer ve zaman önem taşımaktadır.

· Toplantının yapılacağı yer, basın mensuplarının kolay ulaşabileceği bir yer olmalıdır.

· Seçilen gün ve saatte önemli bir başka olayın olması, basın mensuplarının katılımını etkileyebilir.

· Basın toplantısının yapılacağı salonun düzeni gazetecilerin rahat hareket edebilmesine olanak sağlamalıdır. Çünkü gazeteciler, fotoğraf çekmek, ses almak, telefon etmek isteyebilirler.

· Basın toplantısı çok uzun olmamalı, asıl iletilecek mesajlara ağırlık verilmelidir.

· Toplantı ile ilgili haberler gazetelerden takip edilerek derlenmeli ve basın mensuplarına teşekkür edilmelidir.

1d.   Basın Turları

Basın turları ve gezileri işletmeyi tanıtma bakımından diğer bir Halkla İlişkiler uygulamasıdır. Tanıtma bakımından önemi küçümsenemez, ancak pahalıdır Hazırlanması da zaman alır. Örnek olarak GAP bölgesine düzenlenen basın turları gösterilebilir. Öte yandan işletmenin açılışı ya da ek bir tesis söz konusu olduğunda basın organlarının davet edilerek yeniliklerin tanıtılmasına çalışılır.

1e.  Kupür Derleme

Halkla İlişkiler görevlilerinin basını dikkatle izleyerek, kurum hakkında çıkan haberleri değerlendirmesi gerekir. Bu amaçla halkla ilişkiler görevlileri gazetelerde çıkan haber, röportaja, fotoğraf, yazı, karikatür gibi materyallerin makaslanarak arşivlenmesini sağlar. Bu işleme kupür derleme diyoruz.

Derlenen kupürler, daha sonra işletme için bir belge niteliği taşır.

1f.   Röportaj

Güncel bir konuda, belli bir okuyucu kitlesi için hazırlanan, kolay okunabilen, resimlerle desteklenmiş, hazırlayanın kendi görüşleri ile birleştirilerek yazılan yazılardır.

2. Dergiler

Dergiler gazetelere göre daha uzun zaman dilimleri içinde çıkarılan halkla ilişkiler aracıdır. Dergiler; haberler, röportaj ve magazin türü konulara ağırlık verir. Ancak hangi okuyucu kitlesine hitap edeceği önceden iyi saptanmalı ve ona göre hazırlanmalıdır.

3.   Broşür

Broşür genelde az sayfalı, ufak bir dergi boyunda basılan bir tanıtma aracıdır. Daha çok 8 ila 16 sayfa arasında basılır ve önemli özelliği bol resimli oluşudur.

Broşürler daha çok firmayı tanıtan özlü bilgiler içerir. İşletmenin üretim ve sosyal tesislerinde renkli görüntüler verir.

3. El Kitapçığı

El kitapçığı işletmeye yeni gelen ve giren personele firmayı çok yönlü tanıtan, yeni elemanın hak ve sorumluluklarını gösteren kitapçıktır. Bunlar broşürlerden farklı olarak resimli sayfalar yerine daha uzun yazıları içeren sayfalardan oluşurlar. El kitapçığında kurum tanıtıldıktan sonra personeli ilgilendiren konulara da yer verilir. Şöyle ki; personelin izin, sağlık, sportif faaliyetler, lojman, çalışma saatleri, çalışma koşulları vb. konularda bilgi verir.

4.  Afiş, İlan Tahtası ve Bültenler

İşletmenin belirli yerlerine konulan ya da asılan bu tür araçların en önemli niteliği iletilmek istenen habere, ilgili ilgisiz herkesin dikkatini çekmektir. Bu açıdan değerlendirildiğinde, afi, ilan ve bültenlerin diğer araçlardan daha çarpıcı ve etkili olması gerektiği söylenebilir.

5.  Diğer Yazılı Araçlar

Yukarıda sayılan yazılı araçların dışında ayrıca yıllık raporlar, mektup, kartvizit, pul, karikatür, pankart ve el ilanları sayılabilir.

Yıllık raporlar işletmenin bir yıl içinde yapmış olduğu çalışmaları özetleyen bir belgedir. Firma ortaklarına, bankalara ve ilgi duyan diğer kurumlara dağıtılabilir.

Mektuplar diğer iletişim araçlarından farklı olarak toplumsal değil kişisel bir araçtır. İyi yazıldığında hedef kitleyi bizzat ziyaret etmek kadara etkili olabilirler.

Halkla İlişkiler konusunda bir kampanya açıldığında etkili sloganların yazıldığı, büyük puntoların kullanıldığı pankartlardan yararlanılabilir. Halkla İlişkiler Bölümünün kullanacağı yazılı araçlar içinde ayrıca kurumun kimliğini yansıtan antetli kağıtlar, kartvizitler, bayram kartları, özel bastırılmış pullar, karikatürler kullanılabilir.

B. SÖZLÜ  ARAÇLAR

1. Yüz yüze Görüşme

Sözlü ile iletişimde en yaygın biçimde kullanılan araç yüz yüze görüşme ya da konuşmadır. Halkla İlişkilerde yüz  yüze görüşme, firmayı temsil eden kişilerle halk grupları arasında yapılan konuşmalardır. Tüzel kişiliğe sahip olan bir firma ile aynı özelliğe sahip bir başka kuruluş adına konuşan sonuçta insandır. Yüz yüze yapılan görüşmeler yazılı iletişimden daha etkili sonuçlar doğurur. Çünkü yazılı iletişim daha çok tek yönlü işler, oysa sözlü iletişim ve özellikle yüz yüze iletişim iki yönlü çalışır. Bu durumda verici konumunda bulunan kişi karşı tarafın algılama, davranış ve tepkilerini anında saptayabilir. Kaldı ki yüz yüze yapılan iletişimin sonucunda alıcı ya da hedef kitle olumlu bir izlenim edinmişse bu izlenimlerini başkalarına aktararak kurum adına bir hizmete getirmiş olacaktır.

Yüz yüze görüşmede firma temsilcisinin (vericinin) bazı noktalara özen göstermesi gerekir. Bu noktalar özet olarak şöyle sıralanabilir:

· Başkasıyla konuşurken sabırlı, nazik, sakin ve güler yüzlü olmalıdır.

· Karşıdaki insanın eğitimi, görünüşü, statüsü ve diğer görünen ve bilinen özelliklerine göre bir davranış içine girilmelidir.

· Halkla İlişkiler bir güven olayıdır. Karşıdaki kişiye güven verici bir davranışa girmeli, bu nedenle konuşulan konuya ilişkin yeterli bilgi taşınmalıdır.

· Konuşurken, uzun ve karmaşık bir dil yerine sade, anlaşılır ve net bir dil kullanılmalıdır.

· Firma adına gizli kalması gereken bilgileri karşı tarafa aktarmamalıdır.

· İyi bir dinleyici olunmalıdır.

· Karşı tarafın düşünce

· Karşı tarafın düşünce ve inançlarına saygılı biçimde konuşmalı ve özellikle olay etmekten kaçınmalıdır.

· Konuşurken kızgın, öfkeli, yüksek tonlu sesten uzak durmalı, gereksiz tartışmaya girmemelidir.

· Konuşurken karşı tarafa adıyla ve bey veya hanım eklentisiyle hitap edilmelidir.

· Yüz yüze iki yönlü iletişim olduğu için karşı tarafı etkilemek kadar, onunda vereceği mesajlara açık olunmalıdır.

hakkimizda_res

2. Telefonla Görüşme

Sözlü görüşmenin bir başka aracı da telefondur. Yüz yüze gelmekle birlikte telefonla görüşme Halkla İlişkilerde önemli bir araçtır. Firma adına konuşan kişi ile karşı taraf arasında bir diyalog kurma fırsatı yaratılır. Karşı tarafa bir uyarı şansı olmadığına göre firma adına konuşan kişinin bazı kurallara uygun davranması gerekir. Bu kurallar şöyle sıralanabilir:1

· Zil sesi üzerine telefonu açan kişi kendisini tanıtmalıdır.

· Telefonun defalarca çalınmasına izin verilmemelidir.

· Ses tonu ne çok yüksek ne de karşı tarafın zor duyacağı kadar kısık olmalıdır.

· Telefonda gereksiz konuşmalara yer vermeden konu ve amaç kısaca anlatılmalı.

· Konuşurken el altında mutlaka kağıt, kalem bulunmasına dikkat etmelidir.

· Konuşma sırasında karşı tarafı dikkatle izlediğimize ilişkin “evet efendim”, “sizi dinliyorum” gibi pekiştirici sözler söylenmelidir.

2_2013927153419

3.  Toplantılar

Halkla İlişkiler açısından toplantılar bilgi verme, değerlenme ya da bilgi alma amacıyla yapılır. Katılanlar karşılıklı görüş ve düşüncelerini açıklayarak bilgi alış-verişine girişir ve firma katılanlara toplantı sırasında en doyurucu – tanıtıcı bilgileri sunar.

Toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat önceden kitle iletişim araçlarında duyurulmalıdır. Toplantıya basın mensupları çağırılarak, toplantı konusunun ve sonuçlarının hedef kitlelere duyurulması sağlanmalıdır.

basarili-toplanti

4. Konferans ve Seminerler

Tek yönlü iletişim araçlarında biri de konferanstır. Genellikle konuşmacı tarafından hedef kitleye mesajlar iletilir. Konuşmacı ile katılanlar arasında bir diyalog kurulmaz. Eğer konferansın konusu dinleyenlerin ilgisini  çekmiyorsa beklenen etkiyi sağlamayabilir.

Seminerler ise kitlenin ilgi ve güvenini kazanmak için düzenlenen faaliyetlerdendir. Genellikle birkaç gün sürmekte ve güncel konularda düzenlenmektedir. Seminerin son günü, tartışma açılarak karşılıklı bilgi aktarımı yapılmaktadır.

kadınn

C.  GÖRSEL VE İŞİTSEL ARAÇLAR

1. Radyo ve Televizyon

Halkla İlişkilerde kulağa ve göze hitap eden bir kitle iletişim aracı olarak radyo ve televizyonun etkinliği çok büyüktür.

Radyo ve televizyon çağımıza damgasını vuran elektronik kitle iletişim araçlarıdır. Bu araçlar, gelişmiş ve az gelişmiş ülkelerin tümünde kamuoyunun oluşmasında, tüketici tercihlerinin belirlenmesinde ve yaşam biçiminin kurulmasında çok önemli etkiye sahiptirler. Sözlü basının ana organları olan radyo ve televizyonun bu büyük gücü dolayısıyla Halkla İlişkiler uğraşısında en etkili kanallar olduğu yadsımaz bir olgudur. Bu kanalların zamanında ve doğru olarak kullanılabilmesi için Halkla İlişkiler Görevlilerinin, radyo – televizyon yayıncılarının çalışmalarını çok iyi kavramaları ve onlarla işbirliği kurmaları gerekir.

Radyonun üstünlüğü birkaç noktada toplanabilir. Radyo geniş bir dinleyici kitlesini etkiler, alışkanlık ve güven nedeniyle radyoya kişisel yakınlık hissedilir ve yüz yüze ilişkiye yakın bir durum yaratır. Öte yandan, diğer araçlara göre radyo daha hızlı bir haber dağıtma özelliğine sahiptir.

Radyoya ek olarak televizyonun söyleneni görüntü ile güçlendirmesi, görüntüyü ön plâna  getirip belirli düşünce ve görüşü oluşturması radyoya oranla onu kuşkusuz daha etkili bir duruma getirmektedir. Sese ek olarak ortaya bir de görüntü gelmektedir. Halkla İlişkiler konusunda radyo için söylenenleri televizyon içinde olduğu gibi geçerli kabul etmek gerekir. Burada denilebilir ki televizyon radyoya göre daha sınırlı bir kitleye hitap etmektedir, ancak ekran karşısındaki seyirciyi bu araç kolayca etkileyebilmektedir.

ao4

2.  Film ve Video Bant

Halkla İlişkiler faaliyetlerinde kullanılan önemli araçlar arasında film ve video bantta yer alır. Dokümanter, eğitsel, kültürel veya sadece tanıtım amacına yönelik filmler yapılabilir.

Türkiye’de Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın Türkiye’yi yurt dışına tanıtmak amacıyla başlattığı filmler, T.C. Ziraat Bankasının 1982 yılında yaptığı “Altın Koylar” adalı filmi birer Halkla İlişkiler etkinliğidir.

3.  Sergi, Yarışma ve Festivaller

Halkla İlişkiler faaliyetlerinde sergiye de yer verecek kuruluşların,  sergide anlatılmak istenen şeylerin açık ve anlaşılır olmasına dikkat etmeleri gerekir. Özellikle kuruluşları ve onların yaptığı çalışmaları tanıtmak amacıyla düzenlenen sergilerde buna dikkat edilmelidir.

Yarışmalar toplumsal bir hizmettir. Halkın ilgisi çekilerek, sonuçta katılanları ödüllendirmek amaçlanmaktadır. Yarışma düzenlenirken, halka duyurulmasında kitle iletişim araçlarından yararlanılarak, kişilerin yarışmaya özendirilmesi sağlanmalıdır.

Festivaller günümüzde giderek yaygınlaşmaya başlayan faaliyetler arasındadır. Festivaller gerek yerel, gerek ülke düzeyinde, gerekse uluslar arası platformlarda kuruluşların adlarını duyurmada bir araçtır. Festivallerin kültürel yönden katkıları da büyüktür. Festivaller, Halkla İlişkilere faaliyeti olarak iyi bir şekilde düzenlendiklerinde halkın dikkatini çekebilmektedirler.

4.  Diğer Görsel – İşitsel Araçlar

Kurum veya kuruluşun Halkla İlişkiler amaçlı hazırlamış olduğu geziler, konserler, özel günler, panel, yemek, eğlence gibi çeşitli faaliyetler vardır. Bu faaliyetlerin zamanlamasının uygun olması, Halkla İlişkiler kampanyasını olumlu bir şekilde etkiler.

Bunların dışında kurumların yürütmüş olduğu sponsor (destek) faaliyetleri vardır. Bu faaliyet örneğin bir film yapımı ya da kitap yayınının sorumluluğunu bizzat üstlenmek şeklinde olabilir. Bir tiyatro, konser, festival ya da yarışmaya sponsorluk yapmak şeklinde de olabilir.

 

KAYNAK:http://www.wikiturk.net/Madde/48749/halkla-iliskilerde-kullanilan-iletisim-araclari

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir