İnsan Kaynaklarını Etkinleştirmede Kurum içi Halkla ilişkiler

Küreselleşen ve acımasız bir rekabet içine giren dünya piyasasında, işletmeler için asıl rekabet gücünü, kendi yeteneklerini ve becerilerini geliştirmiş, her çeşit bilgiye ulaşmasını ve kullanmasını bilen, yaratıcılığını sürekli geliştiren insan kaynağı oluşturmaktadır klasik personel yönetiminde, çalışanları ise alma, bordrolarını hazırlama, terfilerini yapma gibi somut isler yapılırken, değer katan insan kaynakları yönetiminde bütün bu islerin yanı sıra, çalışanın kendini önemli hissetme, takdir edilme.

Ödüllendirme, eğitim ve iletişim gibi bir takım ihtiyaçlarının giderilmesine çalışılmaktadır. İnsan kaynakları yönetiminin etkinliği, çalışanların bu gibi ihtiyaçları karşılandığı oranda sağlanacaktır. İşte, çalışanların bu ihtiyaçlarının giderilmesinde kurum içi halkla iliksilerin önemi büyüktür. Çalışanların en önemli ihtiyaçlarından biri, iletişim ihtiyaçlarıdır. Temeli iletişime dayanan kurum içi halkla ilişkiler, çalışanların iletişim ihtiyaçlarını gidermede etkin rol oynamaktadır. Doyurucu bir ücrete kavuşmuş, çalımsa koşullarının oldukça iyi olduğu bir işyerinde belirli hoşnutsuzlukların ortaya çıktığı, çalışanların verimliliklerinin pek yüksek olmadığı saptanmıştır.

Yapılan incelemeler sonunda görülmüştür ki, bu iki öğe örgütte verimliliği arttırmada gerekli, fakat yeterli değillerdir. Bunlara ek olarak kurum yönetiminin, belirli teknikleri uygulamaya koyması gerekmektedir. İşte bunlardan biri örgüt içi iletişim olup, bu Öğe kurum içi halkla ilişkiler çalışmalarının temelidir. Kurum çalışanlarının gerek islerinden, gerekse çalıştıkları kurumdan hoşnut olmaları ve bu hoşnutluğun derecesi, geniş ölçüde iletişim sisteminin isleyip islememesine bağlıdır. İletişimin sınır tanımadığı, çok yoğun ve yaygın olduğu bir ortamda herhangi bir kurumda çalışanların kurumlarıyla ilgili haberleri öğrenmek istemeleri doğaldır ve bu konuda ortaya çıkan gereksinmenin mutlaka karşılanması gerekir. Örgütte olup biten her şeyi bütün açıklığı ile kurum çalışanlarına aktarmak gerekir.
Çalışanlarla iletişimin üst yönetimin görevleri arasındaki önceliğini tespit etmeye yönelik yapılan ve “Çalışanlarla iletişim: Üst Yönetimin Yeni Önceliği” baslıklı bir araştırmada, çalışanlarla iletişimin amaçları söyle ifade edilmektedir;
– Çalışanlarla yönetim arasındaki iliksiyi geliştirmek ve iyi niyet oluşturmak,
-Kurum içi değişiklikler hakkında çalışanları bilgilendirmek,Çalışanlara; kurum, kurumun ürünleri ve hizmetleri, organizasyonun yapısı, kurumsal etikler hakkındaki kodlar ve kurallar, kurum kültüründeki değişiklikler ve kurumun dış iş çevresi hakkında bilgi vermek,
-Çalışanların önemli sağlık ve toplumsal konular hakkındaki bilgilerini arttırmak,
– Çalışanların davranışlarını ve tutumlarını, daha fazla
verimli olmak, kalite odaklı olmak ve girişimci olmak yönünde değiştirmek,
-Çalışanlara tazminatları ve fayda planları (benefit plan) hakkında açıklamalar yapmak,
-Çalışanların toplumsal aktivitelere katılımını arttırmak.

Görüldüğü gibi etkin örgüt içi iletişimin, kurumsal verimliliği etkileyebileceği açıktır.
Kurumsal iletişim ile kurumsal verimlilik arasında bir iliksi olup olmadığı konusunda birçok araştırma yapılmıştır. Bu araştırmalardan Lull, Frank ve Piersol’un Amerika’nın 100 büyük şirketinin başkanıyla yaptığı ankette, ankete katılanların %96’sımn iletişim ile verimlilik arasında kesin bir ilişki olduğuna inandıkları sürülmektedir.
Denilebilir ki; bir isletmede çalışanların etkinliğini arttırmaya yönelik kurum içi iletişim ne kadar etkin isliyorsa, o isletme içinde kurumsal verimlilik de o oranda artmaktadır. Fortune Dergisi’nin atıfta bulunduğu bir Gallup çalışmasında, isletmelerin yüksek kârlara sahip olabilmesi için, çalışanlar üzerinde su dört tutumun yerleştirilmesi gerektiği ifade edilmektedir. Bunlar; her gün yapabileceklerinin en iyisini yapma fırsatları olduğunu hisseden çalışanlar, fikirlerine değer ve önem verildiğini hisseden çalışanlar, çalışma arkadaşlarının kaliteye önem verdiğini hisseden ve çalışmalarıyla kurumun misyonu arasında doğrudan bir iliksi kuran çalışanlardır.İşte çalışanlar üzerinde bu dört tutumun yerleştirilmesi ancak onlara yönelik yapılan etkin kurum içi halkla ilişkiler çalışmaları sayesinde mümkündür. Metin Kazancı’nın ifadesi ile kurum içi halkla ilişkiler; kurumda çalışanlarla kurum ve çevre arasında güvene, karşılıklı iyi niyete dayalı ilişkiler geliştirip, kurumda verimliliği arttırmayı hedeflemektedir.

Kurum içi halkla ilişkilerin en önemli amacı; personel ile yönetim arasında bir diyalog oluşturmaktır. Bu diyalog içinde personele; isi niçin yaptıkları, hangi amacın söz konusu olduğu, isin nasıl gerçekleştiği anlatılıp, kurumun durumunun ne olduğu tüm çıplaklığı
ile ortaya konmalıdır. Bunun ise ancak etkili bir kurum içi iletişim sistemi ile sağlanacağı bilinmektedir.
Kurum içi iletişim sisteminde ideal olan çalışanlardan yöneticilere ve
yöneticilerden çalışanlara yönelik iki yönlü iletişim sisteminin kurulmasıdır. Bu amaçla IBM’de 1959 yılında küçük bir bölüm içinde başlayan ve “Yüksek Sesle Konuş” adı verilen bir çalımsa günümüzde bütün şirket bünyesinde yürütülmektedir. Bu çalışmayla çalışanlardan feedback alınması hedeflenmektedir. Bu yolla IBM çalışanları ve emeklileri; yöneticilerine her türlü soruyu sorma, çalışmalarla ilgili yorum yapma ve fikir verme imkanına sahip olmaktadırlar. Diğer birçok şirket de, IBM’in uygulamasına benzer uygulamalarla şirket içinde iki yönlü iletişim sistemini isletmeye çalışmaktadırlar. Bunlara örnek olarak; Alexander and Alexander Şirketi’nde “Özel Hat”, Anheuser-Busch’da “Yorum”, Eastman Kodak’da “Diyalog” adı verilen uygulamalar verilebilir.
Dünya çapında yaklaşık 84.000 çalışanı bulunan 3M’de, çalışanların, kurumlarıyla ilgili bilgilere hızla ulaşabilmeleri için, hafta içi her gün Minnesota saatiyle 10:.30’da bir gece önce medyada 3M ile ilgili bilgiler toplanmakta ve bilgisayar aracılığıyla tüm dünyadaki 3M çalışanlarına gönderilmektedir. 3M yönetimi birkaç yıl önce bu uygulamayı kaldırmak istediğinde, çalışanların büyük tepkisiyle karşılaşılmıştır. Günlerce şikayet telefonlarının sonu gelmemiştir.
Bu tepkiler, çalışanların kurumlarıyla ilgili bilgileri öğrenmeye ne kadar istekli olduklarının açık bir göstergesidir Görüldüğü gibi, çalışanların tek bir hedef uğrunda birlik olabilmeleri için öncelikle çalıştıkları kurumun hedefleriyle, misyonlarıyla ve amaçlarıyla ilgili olarak bilgi bilgilendirilmeye ihtiyaçları vardır. Çalışanlar bilgilendirildiklerinde, kendilerine değer verildiğini hissedeceklerdir.
Ayrıca her konunun açıkça ortaya getirildiği ve kurumda olup biten özellikle kurum üyelerini yakından ilgilendiren konuların açıkça tartışıldığı ortamlarda yani kurum içi halkla ilişkilerin uygulandığı yerde dedikodunun yeri olmayacaktır. Görüldüğü gibi kurum içi halkla ilişkiler çalışmalarının önemli amaçlarından biri, çalışanların iletişim ihtiyaçlarının karşılanmasıdır. Çalışanların takdir görme ve ödüllendirilme ihtiyaçlarını gidermeye yönelik yapılacak halkla ilişkiler çalışmalarından beklenmeyen bir günlük izin, bir hediye sertifikası, bir buket çiçek, spor müsabakalarına bilet veya ofisteki bir kutlamanın kuruma sadakat, is tatmini, imaj ve prestij olarak geri döneceği kesindir. Çünkü hiçbir şey mutlu ve çalıştıkları kurumla gurur duyan çalışanların kurum imajına yapabileceği katkıdan daha fazlasını yapamaz. Kurumdan ve yöneticisinden memnun olan is görenler, kendiliğinden birer halkla ilişkiler sorumlusu gibi çalışırlar. Önce en yakın çevrelerini etkileyerek, giderek genişleyen dolaylı etkiler sayesinde kurum imajı yaratılmasına katkıda bulunurlar. Öte yandan, toplam kalite yönetimi, öğrenen kurumlar gibi yeni yönetim yaklaşımlarının yanında getirilen her türlü teknik ve teknolojik yenilikler, başarılı kurum içi halkla ilişkiler sayesinde kolaylıkla kabul görmekte, çok aha az dirençle karşılanmaktadır.
İşte günümüzde yapılması gereken, çalışanları değişimin içine katmaktır. Değişimden önce ve değişim sırasında onlarla iletişim kurmak ve bu yolla fikirlerini almak, çalışanların saygı görme, takdir dilme ve önem verilme gibi ihtiyaçlarını karşılayacağından, çalışanları isletmenin geleceği için birlikte çalımsak üzere motive edecektir23. Denilebilir ki; kurum içi halkla ilişkiler, kültürel alt yapı değişikliği de dâhil, her türlü örgütsel ve yönetsel değişime insan gücünün desteğini sağlamak açısından da önemlidir.

Çalışanların bir birey olarak değer görme ihtiyaçlarını gidermeye yönelik yapılan kurum içi halkla ilişkiler faaliyetleri; personel baloları, yemekler, personele yönelik spor turnuvaları, geziler, toplantılar vb. Bu faaliyetler yoluyla çalışanlar arasında takım ruhu oluşturulmakta ve böylece bireyler takımın bir üyesi olarak kurumun hedeflerine ulamsa konusunda motive olmaktadırlar. Diğer yandan isletme için değerli olduğunu hisseden bireyin, yaptığı ise olan bağlılığı ve yaratıcılığı da artmaktadır.
-İşveren ve is görenler arasında güven yaratma,
-Yatay ve dikey tarafsız, içten iletişim imkânı sağlama,
-Her birey için statü ve katılım yaratma,
-Sorunsuz bir is ortamı sağlama,
-Sağlıklı ve konforlu bir is mekânı yaratma,
-Girişimciliği ödüllendirme,
-Gelecek hakkında iyimserlik yaratma gibi işlevleriyle kurum içi halkla ilişkiler, insan kaynakları yönetiminin etkinliğini arttırarak kurumların nihai edenlerine ulaşmasında büyük rol oynamaktadır.