Yazar: Alper Ocak

İçinde bulunduğumuz yüzyılda çalışanlarla öncelikli iletişim hedefi, güvenilirliği geliştirme, samimi olma ve güven kazanma olmalıdır. Çalışanların güvenini kazanma, kendini daha fazla adamış ve üretken çalışanlara sahip olma ile sonuçlanır. Ancak birçok organizasyonda yerleşmiş bulunan güvensizlik yarasının dokularını kazıyıp atmak stratejik yaklaşımlar gerektirir. Böyle bir strateji programında beş anahtar unsurdan söz edilebilir (Seitel. 2004. s. 266).

1. Çalışanların tutumlarını düzenli olarak yoklamak: Organizasyonlar parasal kaynaklarını günlük olarak düzenli bir şekilde denetlemelerine rağmen çalışanlarının nabzını tutmada başarısız olmaları oldukça acı bir durumdur. Onların “kör uçtukları” söylenebilir İç iletişim denetlemeleri ve tutum yoklamaları ile sorunlar krize dönüşmeden onları tanımalarını ve çözüm üretmelerini sağlayabilir. Tutumları denetlenen çalışanlara anketlerin neyi gösterdiği konusunda danışmaları ve daha sonra da bulgular doğrultusunda seçilecek eylem türlerini göstermeleri gerekir. Bu durum çalışanların yönetim politikalarını kabul etmelerinde daha istekli olmalarını sağlayacaktır.

2. Tutarlı olmak: Açık ve dürüst iletişim sözü veren yönetim bunu uygulamaya geçirmelidir. Bunun için aralık kapı yerine açık kapı bırakılmalıdır. İletişimin inandırıcı olabilmesi için tutarlılık şarttır. Bunun anlamı da, bütün iyi ve kötü haberleri düzenli bir biçimde ortaya koymak demektir.

3. İletişimi kişiselleştirmek: Bir araştırma, şirketlerdeki üst yöneticilerin %80′inin “çalışanlarla kişisel iletişim kurmanın alt tabakalara yarayacağı” inancında olduklarını ortaya koymuştur. Ancak ne yazık ki yöneticilerin sadece %22′si bunu düzenli olarak yaptıklarını ifade etmişlerdir. Çalışanlar, özellikle uğrunda çalıştıkları kişilerin, mevcut danışmanlarının, kişisel ilgilerini bilmek isterler. Dahası, en iyi kurum içi iletişim yüz yüze ve kişisel olanlarıdır.

4. Dürüst olmak: Bugün çalışanlar, geçmişe oranla daha genç, daha az eğitim almış, daha az sadık olabilirler. Aynı zamanda çoğunluğu kadınlardan, azınlıklardan ve göçmenlerden oluşabilirler. Bu yeni, daha şüpheci, daha az güvenilen çalışanlar yönetimin söylediği her şeyde dürüstlük isterler. Bunların da ortadan kaldırılması için yönetimin sözlerinde ve eylemlerinde dürüst olmaları gerekir.

5. Yenilikçi olmak: Yeni çalışanlar ve işyerindeki artan şüphecilik yeni iletişim çözümleri gerektirir. Bu, çalışanlara ulaşmak için ses, görüntü, bilgisayarda veri aktarımı vb gibi yeni teknolojilere başvurmak anlamına gelir. Günümüzde işgücü, güven uçurumunu önlemek için yenilikçi çözümler talep etmektedir.

Kurumlar kurum içi hedef kitlelerine yani çalışanlarına amaçları doğrultusunda ulaşabilmek için çeşitli araç ve yöntemlerden faydalanırlar. Biz kurum içi halkla ilişkilerde en sık kullanılan araçlardan bazılarını incelemeye çalışacağız.

İnternet İletişimi

İnternet iletişimi çağı, e-postadan sesli postaya, kurum için yapılmış yerel ağlara kadar birçok iletişim araçlarına öncülük etmiştir. Bu tür araçlar şimdi yazılı olan öncekilere oranla daha çok tercih edilmektedir. Çalışanlara masalarında rahatlıkla ulaştırılmaktadır. Bunlar okunabilir, dinlenebilir ve hatta hareketli olabilmektedirler.

İnternet iletişimi, aynı zamanda sanal çalışanlara masalarında, evlerinde, arabalarında ya da olabilecekleri her yerde uzaktan ulaşabilme imkanı vermektedir. Basılı yayınlar azaldıkça organizasyonuna göre ayarlanmış internet sirkülerleri onların yerini almaya başladı. Kurumlar haftanın belirli bir gününde, kendileri ile ilgili anahtar haberlerin toparlandığı bir elektronik yayın dağıtmaktadır. Kurumlar aynı zamanda çalışanların firma ile ilgili bilgi ve gelişmelere katkıda bulunmalarını sağlamak amacıyla örneğin, yönetim toplantılarının raporlarının olduğu bir “eposta talep formu” çıkarmaktadır.

İntranet

Kurum içi iletişimi etkili hale getiren ve hızlandıran yeni araçlardan birisi de intranettir. Kurum içerisinde kurulan yerel bir ağ (Kurum içi internet gibi düşünülebilir) sayesinde kurumlar çalışanlarıyla iletişim kurabilmektedirler. Ancak, intranetin yerel bir ağ sitesi olması çalışanların yeterli biçimde bilgi için oraya başvuracağı anlamına gelmez. İntranet sistemi etkili içeriğin yanı sıra görsel açıdan çalışanları cezp edebilmelidir. Aksi taktirde az kullanılacak olan bu sistemin yok sayılması olasıdır. Bunu önlemek için yerel ağ tasarımcıları birçok önemli faktörü dikkate almak zorundadırlar:

1. Kültürü dikkate almak: Eğer organizasyon genel olarak işbirlikçi bir yapıya sahipse, çalışanların bilgiye ve yerel ağa konulacak malzemelere katkıda bulunmalarını teşvik etmek hiçte zor olmayacaktır. Ancak, kurum genellikle paylaşıma kapalı bir yapıdaysa, daha büyük bir merkezi personel yerel ağ, o kurumun işlerini yürütmekle görevlendirilebilir.

2. Net ve geliştirilebilir hedefler koymak: Tıpkı ortak iş girişiminde olduğu gibi web sitesi ve yerel ağ işleri de net hedeflerle tasarlanmalıdır: İş sürecinin akışını sağlamak, yönetimsel mesajları iletmek ve benzeri gibi. Hedefler oluşturulduğu zaman site yapımcılarının işi bitmemektedir; yeni yerel ağın büyüme ve değişime açık olmasını da sağlamaları gereklidir.

3. İntraneti gazeteciliğe ait bir girişim gibi düşünmek: Şirket haberleri şirket çalışanları tarafından okunur. Çalışanlar şirkette neler olup bittiğini bilmek isterler ve önemli gelişmelerle ilgili önceden haber verilmediği zaman çok ağır şikayetler etmektedirler. Bu açıdan yerel ağ, kurum içinde gazeteciliğe ait eleştirel bir iletişim aracı gibi işlev kazanabilir.

4. Pazar, Pazar, Pazar: Yerel ağın firma içinde “satılma” ihtiyacı vardır. Bunun için yeni özelliklerini tanıtma veya içeriğini yeniden gözden geçirmeye ihtiyaç vardır. Haftalık e-postalar, çalışanların katkıları ve güncellemeler bu yenileşmeye ışık tutabilir. Tıpkı herhangi bir diğer kurum içi iletişim aracında olduğu gibi. Site ne kadar keşfedilmeye maruz kalırsa o kadar sık kullanılır.

5. Kurum dışındaki yaşamı da dikkate almak: Bazı CEO’lar bu durumun farkında değillerdir. Ama çalışanların kurum dışında da hayatları vardır. Bu basit gerçeğin farkında olan bir yerel ağ sitesi oldukça popüler hale gelebilir. Seri ilanlara, restoran önerilerine ve film özetlerine, linkler ve yerel konserler hakkındaki bilgiler yerel ağın değerini güçlendirmede ve kurumların çalışanları ile ilgilendiğini göstermede kullanılabilecek çeşitli yöntemlerdir.

6. Üst yönetim sorumluluk üstlenmeli: Tıpkı bir kurumdaki her şey gibi üst yönetim intranet ile ne ilgileniyor ne de destekliyorsa düşünce başarısız olacaktır. Bu nedenle de bir kurumun yerel ağının öngörülen değeri, yönetim tabakası onu desteklediğinde ve kullandığında önemli ölçüde yükselecektir.

Basılı Yayınlar

Yönetim tarafından idare edilen yayınların bütün dünyada kurum içindeki bölümler arasında çalışanları birleştirmede çağdaş bir rolü vardır. Basılı yayınlar ile internet iletişiminin birbirini tamamlayıcı olması gereklidir. Bazı uzmanlar, internet iletişimi ile bilginin derhal aktarılabileceğini, basılı yayınlarla da bu bilgilerin daha anlaşılabilir kılınabileceğini savunmaktadırlar.

Doğru olanı, işe yeni başlamış bir halkla ilişkiler uzmanının geleneksel işi, kurumda çalışanları ilgilendiren haber bülteni (haber mektubu) üzerine çalışmaktır. İster basılı yayınlar isterse internet olsun, halkla ilişkiler uzmanı çalışanlara yönelik haber bülteni yazmaya veya yazılanları düzenlemeye başladığında aşağıdaki soruları dikkate alırsa başarılı olur.
1. Bu yayın kime ulaşmak amacıyla düzenlenmiştir?
2. Ne tür makaleler takdim edilecektir?
3. Bu haber bülteni için ayrılan bütçe nedir?
4. Haber bülteni için en uygun format nedir?
5. Haber bülteni ne kadar sıklıkla yayınlanacaktır?
6. Haber bültenin arzulanan kabul süreci nedir?

Bu soruların cevapları elbette ki bir kurumdan diğerine değişecektir. Ancak hepsi de bir işe başlamadan önce düşünülmesi gereken önemli noktalardır. İster basılı yayınlar isterse internet çalışanlara yönelik hazırlanan haber bültenleri düzenli olarak zamanında tutarlı bir formatta çıkmalıdır. Çalışanlar bu yayınları dört gözle beklemelidir.

Bu tür yayınların çoğunun hayatta kalabileceğinin bir nedeni de firmanın felsefesi ve politikalarını yansıtmada yönetimsel birer araç olabilecekleridir. 21. yüzyılda bu tür haber bültenlerinin iki uçlu iletişim sağlamaları özellikle hem yönetimin hem de çalışanların isteklerini ifade etmede önemlidir.

Haber Bülteni (Haber Mektubu)

Haber bülteni (haber mektubu), kurum içi iletişimin sağlanması amacıyla hazırlanan, kurum ve kurumun çalışmaları, ürünleri, hizmetleri, etkinlikleri vb. hakkında çalışanları bilgilendirmeye yönelik hazırlanmış metinlerdir.

Kurum içi iletişim araçları arasında en fazla kullanılan araçlardan birisi olan haber bültenleri kurumda çalışanların yanı sıra diğer iç hedef kitleye de yönelik olarak hazırlanır. Kurum içi yayınlar içerisinde en basit ve yayınlanması en kolay olan formattır. Gazetelerden daha küçük boyutlarda ve daha az sayfalı olarak hazırlanır. Üslubu açık ve anlaşılır olmalıdır. Özellikle, tipik bir haber bülteni editörü işini yaparken aşağıdaki aşamaları göz önünde bulundurmalıdır:

1. Hikaye seçimi: Makale seçimleri organizasyon stratejilerine ve yönetimsel hedeflere odaklanmalıdır. Meslek bilgisi, kurumsal değişiklikler, birleşmeler, kararlar arkasındaki gerekçeler ve benzeri konular vurgulanmalıdır.

2. Süre bitimlerini belirleme: Çalışanlar bir haber bülteninin belli bir zamanda çıkacağını beklerler. Bu nedenle bir editör, bültenin bitiş süresini seçmek ve teyit etmek zorundadır. Eğer haber bülteninin saygı görmesi bekleniyorsa süre bitiminin kaymasına kesinlikle tolerans tanınmamalıdır.

3. Fotoğraf seçimi: İnsanlar fotoğrafları severler. Çünkü kurum içi yayınlar parlak, ileri teknoloji ürünü gazete ve dergilerle ve hatta internetle yarışırlar. Bu nedenle kuruma ait fotoğraflar donuk olmamalıdır. Bunun yerine canlı, net olmasının yanı sıra okuyucusunu meraklandırarak haberi okumaya teşvik etmelidir.

4. Metni düzenleme: Bir editör şöyle olmalıdır: Özensiz yazının eleştirmeni, güçlü bir düzyazının öğrencisi ve metin tarzını geliştirmenin güdüleyicisi olmalıdır. Günümüzde işlerinizin büyük bir kısmını bilgisayar yaptığı için bu özelliklere oldukça önem vermelidir.

5. Metnin formatını belirleme: Bir editör, özellikle de masaüstü yayınların editörü aynı zamanda bültenin son biçimi hakkında da karar vermelidir: Bültende yer alacak makalelerin ne kadar uzun olacağı, fotoğrafların nereye konulacağı, resimlendirmenin nasıl yapılacağı başlıkların ne söyleyeceği vb. belirlemelidir.

6. Yayını zamanında hazırlama: Yayımcılıkta zamanlılık tanrısallıkla eşdeğerdir. Hiçbir son dakika sorununun zamanında yayım yapmayı engellemeyeceğini temin etmek şüphesiz editörün sorumluluğudur. İlkeli bir editör hazırladığı yayını mutlaka zamanında teslim eder.

7. Eleştirme: Tabii ki editörün görevi iş bittikten sonra da devam etmelidir. Vicdanının sesini dinleyerek metni, fotoğrafları ve onların yerleşimini, içeriği, felsefeyi ve gelecek baskının daha iyi olabilmesi için gerekli bütün unsurları objektif olarak gözden geçirmelidir.

Örnek 1′de olduğu gibi kurumlar hem kendi personeline hem kamuoyuna hem de basına yönelik bilgilendirici ve çok sayfalı bir bülten hazırlayabilir. Bu örnekteki haber bültenlerinde de görüleceği gibi çalışanların, üyelerin, ortakların, temsilcilerin ya da üretilen ürün ya da hizmetten etkilenenlerin işyeri ve birbirleri hakkında bilgi sahibi olması amacıyla hazırlanması durumunda, öncelikle onları ilgilendiren haber, yazı, yorum ve fotoğraflara sahip olması gerekir.

Yıllık Çalışan Raporları

Çalışanların çoğu kuruluşlarının nasıl işlediği ve yönetimin neler düşündüğünü merak ederler. Personel için hazırlanan yıllık raporlar bu tür sorunları gayri resmi ve samimi bir biçimde tartışmak için güzel bir fırsattır. Rapor hem kurumun yıllık performansını açıklayarak gerçekçi olabilir hem de kurumsal değişimleri gözden geçirerek belirgin dönüm noktaları hakkında bilgi verebilir. Aynı zamanda ekip ruhu ve onuruna katkıda bulunmak suretiyle dolaylı olarak motivasyon sağlayıcı da olabilir. Çalışan raporları içerik ve biçim konusunda nadiren hızlı ve katı kurallar koyarlar. Personel yıllıkları ortaklar için hazırlanmış yıllık rapor kadar karmaşık, ya da firmanın o yıla ait temel faaliyetlerini verecek kadar sade de olabilir.

Çalışanlar için hazırlanan yıllık rapor aşağıdakileri içermelidir:
1. Genel Müdür Mektubu: Çalışan performanslarını gözden geçiren, o yılki temel faaliyetler hakkında bilgi veren ve çalışanlara katkılarından dolayı teşekkür edilen bir mektup.
2. Kaynak Kullanımı Raporu: Genellikle grafik tablolar şeklinde firmanın aldığı her kuruşu nasıl kullandığını açıklayan bilgi.
3. Mali Durum: Kurumun sahip olduğu varlıkları, borçları ve hissedarların öz varlıklarının olduğu bir tablo.
4. Kurumun Tanımı: Kurumun ne olduğu ve hizmetlerinin nerelerde yapıldığı konusunda yalın ve grafik bilgilerin yer aldığı açılayıcı bilgiler.
5. Sosyal Sorumluluk Etkinlikleri: Kurumun maddi olarak topluma yardım etmedeki rolünü tartışan ve yıl içinde bu faaliyetle yapılan katılımın anlatıldığı genel bilgi.
6. Personeli İlgilendiren Mali Konular: Kurumun personelini ilgilendiren maaşlar ve onları ilgilendiren diğer masraf kalemleriyle ilgili genel grafiksel bilgiler.
7. Kurum Politikası: Yönetimin izlediği politika ve bu politikada personel katkısının nasıl olacağı konusunda bir tartışmayı içeren yazı.
8. İnsana Verilen Değer: Meslekteki insanlar üzerine derinlemesine yapılan profil araştırmaları, meslekleri hakkında insanların görüşleri ve/veya insanları çalışırken gösteren resimli makaleler, kurumda çalışanlar verilen önemi vurgulayan rapor.

Duyuru Panoları

Kurumlarda çalışanların rahatlıkla ulaşabileceği yerlere konulan ya da asılan araçlardır. Duyuru panoları, az masraflı iletişim araçlarından biridir. Genellikle kurumun dikkat çekebilecek yerlerine yerleştirilerek tüm çalışanların görmesi sağlanır. Bu duyuru panoları sayesinde iletilmek istenen mesajlar çalışanlara ulaştırılır. Kontrol edilebilen diğer iletişim araçları ile birlikte kullanıldığında güvenilirlik oranı oldukça fazladır.

Panoların amacına ulaşabilmesi için, hareketin fazla olduğu ve maksimum sayıda çalışanın dikkatinin çekilebileceği noktalara yerleştirilmelidir. Bilgiler, güncel ve ilginç olmalıdır. Grafik ve fotoğraf gibi görsel malzemeler panolara zenginlik katmakta, okunmayı arttırmaktadır.

Maliyetinin düşük olması, sürekliliği sağlaması, mesajı kısa sürede ulaştırabilmesi nedeniyle tercih edilmekte ve iç iletişimde yaygın biçimde kullanılmaktadır. Ancak çalışanlara yönelik iletişim araçlarının en eskilerinden birisi olan ilan panoları son yıllarda biraz gerilemiştir. Yıllar boyunca ilan panoları gerekli temel bilgilerin olduğu politika verileri içeren, yangın vb gibi acil durum olaylarına yönelik bilgiler veren ikinci sınıf bilgi kanalı olarak kullanılmıştır. Çalışanların çoğu gerçekten de bu panolara önem veriyordu. Ancak ilan panosu bir Rönesans yaşamıştır ve şimdilerde üretkenliği artırmak, israfı azaltmak ve iş kazalarını önlemek amacıyla daha fazla kullanılmaktadır. Öyle ki dünün ilanlarının yer aldığı bu panolar, bugünün haber merkezi haline gelmiştir. Eskiye göre haber fotoğrafları, metinleri motivasyon mesajları ve diğer kurum duyurularında daha da canlı görselliğe (fotoğraf, grafik, illüstrasyon vb) fazla yer veren çalışanlar için çok önemli kurum içi bir kaynaktır.

Dilek-Şikayet Kutuları/Bina Toplantıları

Kolay ulaşılabilecek noktalara yerleştirilen kutular aracılığıyla çalışanların görüş, şikayet ve yorumları öğrenilir. Eskiden kurumlarda her kata bir dilek/şikayet kutusu konurdu ve çalışanlar isimsiz olarak firmanın nasıl geliştirilebileceğine, ürünlere, hizmetlere ve süreçlere dair düşüncelerini ve önerilerini dile getirirlerdi. Çoğu zaman da en üretken ve en faydalı öneri ödüllendirilirdi.

Bina toplantıları ise işçilerin daha kalabalık biçimde üst yönetimle bir araya gelmesini ve sınırsız biçimde her konuda konuşmalarını sağlayan yönetim-personel diyalogunu hedef alan toplantılardır. 200 çalışan üzerinde yapılan bir çalışma bu tür toplantıların çalışanlar tarafından “sessiz sinema oyunları, yapmacık, yönetim oyunları ve şakaları” olarak görüldüğünü göstermiştir.

Kurum İçi Video Yayını

TV yayını ve kablolu TV yayını kadar önemli bir iletişim ortamı olan video, kurum içi iletişim ortamında inişli çıkışlı bir geçmişe sahiptir. Kurum çalışanlarına yönelik hazırlanan video kasetler kurum içi iletişimde oldukça etkilidir.

Son zamanlarda kurum içi iletişimde slayt ve video kasetler, işe oryantasyon, iyi niyet yaratılması, eğitim seminerleri, toplantıları vb. destekleme amacıyla kullanılmaktadır. Pek çok kurum video kasetler aracılığı ile kurum içi hedef kitlesini gelişmeler hakkında bilgilendirmektedir. Yönetim hazırlattığı filmlerle gelişim süreçlerini de çalışanlarına aktarma imkanı bulmaktadır. Kuşkusuz kuruma ait politikaların gösterildiği 10 dakikalık bir video bandı aynı mesajı veren bir teyp bandından yüzlerce kat daha etkilidir. Hatta aynı mesajı veren basılı bir metinden de yüzlerce kat daha fazla bilgi verebilir.

Yüz Yüze İletişim

Yüz yüze iletişim programları iki kişi arasında gerçekleşen iletişimden organize toplantılara kadar geniş bir yelpazeyi kapsamaktadır. ABD’de New Orleans Public Service’de bazı bölüm yöneticileri iletişim konusunda eğitilmekte ve toplantı konuları, tartışmanın başlatılması, çalışanların sorularının cevaplandırılması konularında bilgilendirilmektedirler.

Her şeyden önemlisi çalışanlar yöneticilerinden yüz yüze bilgi almak isterler. Gerçekte yöneticiler çalışanların %90′ı tarafından bir kaynak olarak kabul edilirler. Sebep oldukça açıktır. Çalışanları ödüllendiren, terfi ettiren ve öncelikli ortak bilgi kaynağı olan yöneticiye rapor veriliyor. Şüphesiz bu iyi haberdir.

Kötü haber ise, yönetici ile iletişime dikkat edilmesine rağmen, birçok firma hala yöneticilerin anahtar olarak nitelenebilecek bilgileri nakletmesinde tutarsız davranmasıdır. Bu nedenle, birçok çalışanın dedikodulardan öğrenmek istediği bilginin çoğunu yöneticisinden edinmek istemesine rağmen, çoğunluğu hala fısıltı gazetesini ilk bilgi kaynağı olarak kabul etmektedir.

Acaba bu eğilimle baş edebilmek için halkla ilişkiler departmanları ne yapmalıdır? Bazı bölümler, değişik formatlarda yönetim ve personeli birleştirerek şikayet oturumlarından pazarlama/planlama toplantılarına kadar birçok resmi toplantılar düzenlemektedir. Birçok organizasyon üst düzey yöneticilerin değişik zamanlarda düzenli olarak katıldığı organizasyon hiyerarşisinin ötesinde yüksek düzeydeki toplantılara kucak açmaktadır. Herhangi bir iletişim şeklinde olmalarından öte bu toplantıların değeri özündeki düzenlilikte yatmaktadır. Herhangi bir olayda gelişmiş kurum içi iletişimlerin bir anahtarı da yönetici ile çalışan arasında artan yüz yüze iletişimdir. Bütün bunların yanı sıra iletişimin gerçekleştirilebilmesi için herhangi bir iletişim aracına gerek duyulmayan yüz yüze iletişimin en önemli özelliği ise yanlış anlaşılma riskinin en az düzeyde olmasıdır.

Fısıltı Gazetesiyle Başa Çıkmak

Bir çok organizasyonda iletişimi yönlendiren ne internettir ne de siber alan; iletişim fısıltı gazetesiyle yönlendirilir. Kimi zaman dolaşan dedikodu çarkı çok yıkıcı olabilir.

Söylenti veya fısıltı, genel olarak inanılması isteği ile belli bir grup için önem taşıyan, doğrulanamayan, güncel öneme sahip kişiden kişiye aktarılan ve resmi olmayan bir iletişim türüdür (Kapferer, 1992. s. 12-13). Söylentiler doğru da olabilir, yanlış da olabilir. Söylentiler kurumlarda genellikle “duyduğuma göre. . . ” ifadesi ile başlayarak ağızdan ağza, e-mail ile küçük notlarla, telefonla ya da diğer iletişim kanalları ile yayılabilir.

Çalışanlara yönelik yayınların birinde ise fısıltı gazetesi şöyle tanımlanmaktadır. “Söylev duyurularından daha hızlı ve genel talimatlardan daha hızlıdır”. Bir anda Los Angeles’tan San Fransisco’ya fırlayabilir. Ve güvenilirliği Walter Cronkite’inkinden çok daha ötedir.

Dedikodular artmaya başladığında artık onları durdurmak neredeyse imkansızdır. Çünkü çalışanlar gelecekteki olayları çıkan dedikoduya uydurmak için çarpıtma eğilimindedirler, bu nedenle de bir organizasyon mümkün olan en kısa zamanda çıkan dedikoduları düzeltmelidir.

Dedikodunun kaynağını bulmak çoğu zaman çok zordur. Ancak hızlı ve kararlı biçimde dedikoduyu kovmak başka bir hikayedir. Genellikle işten çıkarma, şirketin kapanması gibi kötü haber dedikoduları çoğu zaman açık sözlü bir iletişimle bertaraf edilebilir. Bununla birlikte organizasyonlar birçok alternatif arasından mükemmel kararlar almakta zorlanırlar. Nihai karar çoğu zaman firmanın ihtiyaçlarını ve işgücü gibi kitleleri ilgilendiren ihtiyaçları yansıtan uzlaşma ile sonuçlanır. Nihai bir kararı çalışanlara sunarken yönetim çoğu zaman ulaştığı bu kararın değerini gözden kaçırabilir. Alternatif çözümleri karşılaştırarak, çalışanların yönetim kararları altındaki gerekçelerini anlamalarını sağlayabilmek yönetimler için kötü haberleri tatmin edici hale dönüştürebilir.

Dedikodu gazetesi kimi zaman oldukça zalim de olabilir. Çalışanlarla kurulacak etkili iletişimin düşmanı olarak görülmesi şart değildir. Yönetim onu olumlu bir güç olarak da kullanabilir. Bir şirketteki dedikodu gazetesi kurum içi yayınlar veya çalışan toplantıları kadar etkili bir iletişim aracı olarak da kullanılabilir. Çok fazla inanıldığı için ve herkesçe hemen yayıldığı için hatta daha değerli olabilir. Fısıltı gazetesi dedikodularına karşı en iyi savunma güçlü ve samimi bir iletişimdir. Çalışan iletişimleri, Amerika’da yıllarca en fazla ihmal edilen, ancak bugün daha fazla kabul gören stratejik olanaklardan birisidir. Kitlesel pazarlama hedefleyen organizasyonlar, ürünlerini bugün çalışanlarıyla kurdukları iletişim bilgi ve enerjisini kullanarak satmayı planlamaktadırlar.

Bütün yapılanlar sonucunda işyerinde moral, yapılan işin kalitesi artacak ve verim yükselecek, işten ayrılmalar azalacaktır. Önemli olan, elemanların fikirlerine değer vermek, güvene dayanan ilişkiler geliştirmeye çalışmak, açık sözlü olmak ve kapılarını çalışanlarına her zaman açık tutmak.

 

A

Analog Düşünce Ekolü: Kurum itibarıyla, kurum imajının aynı anlama geldiğini savunur.
Anket Yönetimi: En yaygın ve en çok bilinen veri toplama yöntemidir. Anket önceden test edilerek hazırlanan ve birtakım sorulardan oluşan bir formun görüşmeciler (anketi uygulayanlar) tarafından deneklere uygulanarak bilgi toplanmasıdır.
Ayrımcı Düşünce: Kurum itibarıyla kurum imajının birbirinden farklı ama birbirleriyle ilgili kavramlar olduğunu savunur.

B

Basın Sözcülüğü Dönemi: Amacın propaganda olduğu ve iletişimin dinleme yerine anlatma üzerine odaklandığı, halkla ilişkilerin gelişim aşamalarının ilk evresidir.
Basın Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü Devlet Enformasyon Merkezi: Devletin halkla ilişkiler ve enformasyon politikası ve hükümet stratejilerinin saptanması, uygulamaların sonuçlarının izlenmesi, merkezi düzeyde alınan karar ve uygulamalar konusunda kamuoyunun aydınlatılması gibi işlerden sorumludur.
Bilimsel Yönetim Okulu: 1920′lerde ABD’de egemen olan ve bir kuruluşun temel amacının kar elde etmek olduğu düşüncesiyle hareket edilen, verimli çalışmanın işçilerin güdülendirilmesiyle sağlanabileceğini öne süren bir yaklaşım.
Bina Toplantıları: İşçilerin daha kalabalık bir halde üst yönetimler bir araya gelmesini ve sınırsız biçimde her konuda konuşmalarını sağlayan, yönetim-personel diyalogunu hedef alan toplantılardır.
Bir Meslek: “Eğitime dayalı, ustalık isteyen bir sanatı ya da hizmeti yürütmek, bir bilgi dalı ve kabul edilmiş ahlak standartlarına bağlılık olarak’ tanımlanabilir.

D

Dilek-Şikayet Kutuları: Kolay ulaşılabilecek noktalara yerleştirilerek kurumla ve işle ilgili olarak çalışanların görüş, şikayet ve yorumları öğrenilir.
Duyurum: Duyurum, kuruluşla ilgili haberlerin, haber olma değerine bağlı olarak medyada ücretsiz olarak yayınlanmasıdır.

E

Etkinlik yönetimi: hedef kitle ve medya için özellikle düzenlenen ve ilginç açıklamalar, gösteriler ve faaliyetlerden oluştuğu için haber değeri taşıyan (veya yaratılan) organize olaylardır.

F

Finansal Halkla İlişkiler: Yatırımcılar: Bankacılar, danışmanlar, borsa ve finansal medyaya yönelik iletişimi oluşturan halkla ilişkiler alanıdır.

G

Grunig ve Hunt’un Dört Yaklaşımlı Modeli: Halkla ilişkilerin gelişimini, basın sözcülüğü/ duyurum, kamuoyunu bilgilendirme, iki-yönlü asimetrik iletişim, iki yönlü simetrik iletişim olarak açıklayan model.

H

Haber bülteni (Haber Mektubu): Kurum içi iletişimin sağlanması amacıyla hazırlanan, kurum ve kurumun çalışmaları, ürünleri, hizmetleri, etkinlikleri vb. hakkında çalışanları bilgilendirmeye yönelik olarak hazırlanmış metinlerdir.
Halkla İlişkiler Derneği: Halkla ilişkiler mesleğinin dünya standartlarında uygulanmasını sağlamak üzere 1972 yılında kurulmuştur.
Halkla İlişkiler: bir işletme ile hedef kitle arasında karşılıklı iletişimi, anlayışı, kabulü ve işbirliğini sağlamaya ve sürdürmeye yardımcı bir yönetim fonksiyonudur.
Hedef Kitle: İşletmenin iletişim kurup mesajlarını iletmek istediği kişi ve kuruluşlardır.

I – İ

Ivy Lee: Halkla ilişkilerin babası olarak nitelendirilen Ivy Lee, kuruluşların medya ile olan iletişimlerinde açıklık yaklaşımını benimseyerek, kamuoyu desteği almanın yolunun açık ve dürüst bir iletişimden geçtiğini savundu.
İki Yönlü Asimetrik İletişim: Akış kaynaktan alıcıya doğru iki yönlü çalışır ve geribildirim vardır ancak, bilginin akışı, kaynak lehine olacak şekilde dengesizdir.
İntranet: Kurum içi iletişimi etkili hale getiren ve hızlandıran, kurum içinde kurulan yerel bir ağdır.

K

Kurum İçi Halkla İlişkiler: Çalışanların eğitilmesi, kurumsal değerlerin ve kültürün benimsetilmesi ve iş görenlerin kurumsal amaçlar doğrultusunda sosyalleştirilmelerini
Kurum Kültürü: Kurum içinde bireylerin nasıl davranması, birbirlerini nasıl etkilemeleri gerektiğini biçimlendiren, işlerin nasıl yapıldığını gösteren ortak paylaşılan inançlar, tutumlar, tahminler ve beklentiler modelidir.

L

Lobicilik: Belirli bir siyasi konuda değişim sağlamak ya da böyle bir değişimi engellemek için kamu karar mekanizmasını etkilemeye yönelik planlı çabalardır.

M

MPR: Tüketicilerin ihtiyaç, istek, ilgi ve çıkarları doğrultusunda şirketin ve ürünlerin kimliklerini belirleme, güvenilir bilgi ve iletişim aracılığıyla tüketimi ve tüketici doyumunu teşvik eden planlama, uygulama ve değerlendirme programlarını kapsayan bir süreçtir.

P

Proaktif Pazarlama Amaçlı Halkla İlişkiler: Problem çözmekten çok fırsat arar ve savunma yerine soru önleyicidir. Reaktif pazarlama amaçlı halkla ilişkiler ise, bir organizasyon için olumsuz sonuçlara sahip değişiklerle uğraşır.
Propaganda: Halkın bir girişim, bir düşünce ya da bir grupla ilişkilerini etkilemek amacıyla olaylar yaratmak ya da olayları biçimlendirmek için gösterilen sürekli ve tutarlı çabadır.

S

Söylenti veya Fısıltı: Genel olarak inanılması isteği ile belli bir grup için önem taşıyan, doğrulanamayan, güncel öneme sahip kişiden kişiye aktarılan ve resmi olmayan bir iletişim türüdür.
Sponsorluk Hedefleri: Kurumsal iletişim hedefleri ve pazarlama hedefleri olmak üzerinde iki ayrı başlık altında ele alınan hedeflerdir.
Sponsorluk: Şirketin olağan çalışmalarının doğrudan bir parçası olmayan, ancak şirketin katılmakla ticari yararlar sağlayabileceği olay ya da etkinliklere parasal ya da materyal sağlaması, kurumsal ya da pazarlama hedeflerine ulaşmanın arzu edildiği, ticari bir kuruluş tarafından etkinliklere katkı yapılmasıdır.

T

Tanıma: Halkla ilişkilerde iyi ve etkili iletişim için, işletmenin hedef kitleyi iyi tanıması gerekir.
Tanıtma: Kurumun yapısı ve işleyişi ile ilgili olarak hedef kitlede hiçbir kuşkuya yer bırakmaksızın bilgi ve haberlerin aktarılmasıdır.
Yıllık Rapor: Yıllık rapor şirketin kilit finansal iletişim aracıdır. Kuruluşla ilgili yazılar, paydaşlara mektup, finansal incelemeler, yönetim/ pazarlama ile ilgili kararlar, açıklama ve analizler ile grafiklerden oluşur.

 

Toplumun dinamik bir parçası olan kuruluşlar, kendilerine ait bir çevre içinde yaşar ve onunla karşılıklı ilişkiler içerisinde bulunur. Günümüzde kuruluşların etkileşim içerisinde olduğu çevreler sürekli değişim göstermektedir. Bu nedenle işletmelerin de kapsamı ve etki alanı giderek genişlemektedir. Bütün bu değişiklikler işletmelerin hedef, yapı ve davranış tarzlarını gözden geçirmelerine hatta değiştirmelerine neden olmaktadır. Kuruluşlar bu etkileşim sonucunda yaşadıkları değişimleri ilgili çevrelerine göstermek, bu çevrelerce anlaşılmayı ve kabul görmeyi amaçlamaktadırlar. Bunu gerçekleştirmenin de en etkili yolu doğru zamanda, doğru yerde ve doğru kitlelerle iletişe geçmekle mümkündür. Belli bir plan içerisinde kurulan iletişim, kuruluşça belirlenen hedeflere ve stratejilere hizmet etmektedir. Değişik iletişim araçlarının kullanıldığı bu süreçte halkla ilişkiler, oldukça önemli roller üstlenmektedir. Halkla ilişkiler programları, kuruluşların izlemekte oldukları stratejilerden bağımsız düşünülemez. Bu nedenle halkla ilişkiler çalışmalarının, kuruluşların stratejik yönetim ve stratejik plan çalışmalarına bağlı olarak geliştirilmesi gerekir.

Herhangi bir uğraşı alanının meslek haline gelebilmesi için; o alanda biçimsel eğitim veriliyor olması, çalışanların geçimlerini bu meslekle sağlamaları, mesleki dayanışma, iletişimi sağlayacak biçimsel bir organizasyonun ve periyodik bir yayının olması ve son olarak da meslekle ilgili ahlak kurallarının varlığı gereklidir. Bu koşullar altında incelendiğinde halkla ilişkiler bir meslektir.

Başta ABD olmak üzere diğer ülkelerde ve ülkemizde halkla ilişkiler alanında lisans, lisansüstü ve doktora düzeyinde eğitimin verilmesi, mesleki dayanışmayı sağlayacak derneklerin kurulması, mesleğin ahlak ilkelerinin belirlenmesi halkla ilişkilerin bu günkü düzeyde meslek olarak hak ettiği seviyeye ulaşmasını sağlamıştır. Tabi bunlar da yeterli değildir. Çünkü toplumun genelinde halkla ilişkiler mesleğinin ve halkla ilişkiler uzmanının arzu edilen seviyede kabul görmesi için görev ve sorumluluklarının tam olarak belirlenip, doğru ve etkin biçimde uygulanması gerekmektedir.