İletişim çeşitleri

Sözsüz iletişim – Beden dili

Sözsüz iletişim sözcük kullanmadan anlaşılan dildir.Aynı zamanda sözsüz iletişim olarak iki insan arasında konuşmadan gerçekleştirilen iletişim tanımlanmaktadır.

Sözsüz iletişimin tanımları

Sözsüz iletişim, sözcük kullanmadan anlaşılan dildir. Sözsüz iletişim ne sesli dil üzerinden ne de işaret dili ya da yazı dili üzerinden gerçekleştirilir. Dilsel işaretlerin bu sistemlerin birinden diğer bir yönteme çevrildiği bu anlaşma sistemleri, örneğin sesli dile karşılık gelen işaretler aynı biçimde sözsüz iletişimden sayılmaz. Çünkü bu iletişimlerde kendilerinin de türediği o sözlü sistemlerin kodlanması söz konusudur. Ayrıca yazılı resim, ses durumu ve konuşma tutumu da başlıca –sözsüz– yapay dilsel iletileri insanlara ulaştırabilir. Bunu sözlü iletilen bilgileri tamamlayan sözlü ve sözsüz payların yanı sıra resimli yazılarda ve işaret sistemlerinde de olduğu gibi gerçekleştirmektedir.

Farklı işaretlerin ve sembollerin ve de bilgi grafiklerinin kullanımı da bir diğer düzeyde sözsüz iletişim olarak tanımlanmaktadır. Kavramın diğer bir yorumu, ses bakımından önemli olmayan iletişimle sözsüz iletişimin ve ses dilsel iletişimli sözlü iletişimin eşit değerlere sahip olmasıdır. Bu yorum günlük dilde yaygındır, fakat dilbilimde kavramın kullanım biçimine uygunluk göstermemektedir.

Kavram geniş anlamda tutum sergileyen canlı varlığın iç durumları hakkında bilgi veren dilsel olmayan her tutumun sözsüz iletişimini tanımlamaktadır. Bu yorumda sözsüz iletişim vardır. İletişimin alıcısı bir diğerinin tutumundan ya da bir diğerinin algılanan sonuçlarından anahtarlar aldıkça göndericinin iletişimsel amacı bu durumda gerekli değildir. İletişim anlamında yüz kızarması, çekingenlikten ya da vicdanın rahatsız olmasından, elbise ve aksesuar gibi dış görüntüsünün biçiminden, saç şeklinden, dövmelerden ve deriyi kazımadan, yaşadığı evin mimarisine ve bir gruba ait olmayı ya da belli bir yaşam duygusunu ifade eden mimarideki biçimsel önlemlere kadar, birçok durum buna örnek verilebilir.

Mesaj taşıyıcıları, sadece jestler, mimikler, göz teması ya da gülme gibi dilsel olmayan seslendirmeler, istemli olarak kontrol edilebilir açıklamalar değildir, dahası o tutumların kavramının kullanış biçimi sözsüz iletişim olarak kabul görebilmektedir. Paul Watzlawick’in ünlü sözüne göre insan iletişimi bu olguya dayanır. Watzlawick’in görüşlerinden yola çıkarak sözsüz iletişim bazen analog iletişim olarak, sözlü iletişim ise dijital iletişim olarak tanımlanmaktadır.

Sözsüz iletişimin dereceleri

Sözsüz iletişimin anlamını açıklamak için sadece iletişimin sağlandığı iletişim kanallarının bildirilmesi yeterli değildir. Aynı zamanda da bilgi akışının belirlenmesi ve bilinçsel algıyla ilişkilendirilmesi gerekmektedir. Ayrıca bilgiyi kabul eden alıcıların türü ve duyarlılığı hakkındaki ifadelere de rastlanmaktadır:

• İnsan gözü, görme ile mimik, jest ve vücut dili aracılığıyla bilgiyi iletmektedir. Bu mimik, jest ve vücut diline, yakınlık ve uzaklık, karşıdaki kişinin göz bebeğinin büyüklüğü, kızarma ve terleme gibi bedensel belirtiler ve göz teması gibi diğer durumlar da dâhildir.
• Derideki alıcılar dokunma, sıcaklık ve ağrı hislerine göre düzenlenen ifadeleri iletmektedir. Aynı zamanda dokunma duyusunun ve dokunarak iletişim kurmanın temelinde gıdıklanma, dokunma, titreşim, baskı ve gerilme yatmaktadır.
• Koku alma duyusu (Olfaktorik) örneğin “birisinin koklanıp koklanamayacağını” belirlemektedir.
• Bunun yanı sıra sesin renklendirilmesi ve ses tonunun derecesi gibi “paraverbal” iletişimin unsurları olarak konuşmanın sözsüz kısmının akustik algısı da diğer bilgileri iletmektedir.

Aşağıdaki tabela duyu organları tarafından bir saniyede ne kadar bilgi algılanabileceği üzerine nicel bir bakış sunmaktadır. Burada bir “Bit” (bilişimde kullanılan en küçük bilgi birimidir) en küçük muhtemel bilgi birimini temsil etmektedir:

Sözsüz iletişimin sınıflandırılması

Bilinçsiz sözsüz iletişim

Mimik, jest gibi görsel olarak algılanan bilgilerin yanı sıra diğer duyuların sözsüz iletişim tarafından yönlendirilen tavırlar için büyük bir önemi vardır. Koku alma duyusu aracılığıyla algılanan işaretler algılama eşiğimizin altındadır. Örneğin uzaktaki bir duman kokusunun bir fırtına öncesinde havaya karışması, davranışları bilinçsiz biçimde etkiler.

Kısmen bilinçli sözsüz iletişim

Belirli beden dilsel işaretler kısmen bilinçli olarak meydana gelmektedir. Böylelikle genel olarak mimiklerimizdeki tamamıyla belirli değişiklikleri kendimiz fark etmekteyiz. Uzun mesafede bu değişiklikleri maalesef algılamamaktayız ve bunları bilinçsiz olarak da iletişimin içine dâhil edememekteyiz. Friedrich Nietzsche bu durumu bir noktada dile getirmiştir: “İnsan ağzıyla yalan söyler, fakat o esnadaki ağız hareketleriyle de doğruyu söyler.”

Belirli bağımsız bedensel işlevler bilinçli olarak yönlendirilemeyebilir. Bu duruma örnek olarak karşıdaki kişinin dikkatini çeken terleme, göz bebeklerindeki değişiklikler veya nabız atışları örnek gösterilebilir. Fakat bu bağımsız işlevler tamamen kendiliğinden algılanabilir.

Vücut dili aynı şekilde koklama yoluyla elde edilen işaretlere benzer biçimde genetik olarak değerlendirilen hareket kontrolünün ifade biçimlerini oluşturmaktadır. Bu ifade biçimleri bize, örneğin tehlike anında yüksek hareket veya yüksek algılama yeteneği sağlar. Bu durum şu şekilde açıklanabilir; tehlike anında gerçekleşen terleme oluşmasıyla deri tarafından yapılan algılama, nabız değişikliği sayesinde artan hareket kabiliyeti, yüz kısmında meydana gelen algılama değişiklikleri ve bunlar gibi durumlar. Diğer bir yandan da bu ifade biçimleri üremenin hazırlık aşamasında bize en iyi erişilebilir genetik maddeyi elde etmemize yardımcı olmaktadır, örneğin güçlü erkeksi görünüm dayanıklılık kabiliyetinin işareti olarak görülür veya kadının ikincil cinsiyet özelliğinin ifadesi çocuklarla ilgilenmesidir. Bu varsayımlar kısmen bilinçsiz şekilde ortaya çıktığından genellikle kültürel olarak gizlenilmektedir.

İnsanın yaşam alışkanlıklarındaki uzun süreli değişiklikler aynı zamanda beden diliyle ortaya çıkmaktadır. Bu durumu şu şekilde örneklendirebiliriz. Tırnakların ve saçların özelliği, beslenmeye bağlı olarak derideki değişiklikler ya da yağlanmalar, giderek azalan canlılık nedeniyle omurga çevresinde ortaya çıkan kas yapısı ve bedensel davranış rahatsızlıkları olabilir. Aynı zamanda uzun süren tek taraflı duygusal yaşam koşulları nedeniyle oluşan “somurtkan görünüm”, “gülerken ortaya çıkan kırışıklıklar” gibi mimiklerdeki değişiklikler de insan yaşamındaki değişikliklere örnek olarak verilebilir. Bu tür işaretlerin şifrelerini çözme yeteneği, evrim boyunca beden dilsel ifade biçimine bağlı işaretlerin bilinçsiz yoldan, yani sözsüz bir biçimde gönderilmesi gerçeğinden yola çıkarak belirginleşebilmektedir. Bir taraftan bu yarışta en iyi genetik maddeyi garanti etmek için (Gene Shopping), diğer taraftan da sosyal çevrede birlikte yarar sağlamak için bu durum kendini göstermektedir.

Bu bağlamda özellikle önemli bir örnek gülmedir. Her şeyden önce kadınların sosyal ağırlıklı alışkanlıklarından dolayı gülmeleri söz konusudur ve kadınlar gülümsemeyi kültür tarihsel anlamda bir “silah” olarak kullanmışlardır, hatta kadınlar gülümsemeyi gruplarındaki ya da ailelerindeki sosyal gerilimlere “karşı güç” olarak kullanmışlardır. Davranış araştırmacıları günümüzde hâlâ yönetici konumundaki kadınların doğru zamandaki bir gülümsemeleriyle kararlı davranış durumlarını gevşetebileceklerini gözlemlemektedirler. Bu, genetik olarak ortaya çıkan ve grubunun eğitiminde ve bakımında sosyalleşme süreçleriyle evrimsel olarak şekillenen ilişki sayesinde onları sürekli hayatta tutacak öneme sahip bir yetenektir.

Bilinçli sözsüz iletişim

Konuşan bir insanın jest ve mimikleri kollar, eller ve vücudun üst kısmı yardımıyla kendini belirginleştirmektedir. Mimik, yüz ile özellikle de göz ve ağız alanlarıyla ilişkilendirilmektedir. Bu noktada farklı yaklaşımlarda ifade biçimleri bulunmaktadır. Bunlar iç dünyada yaşananların birçok kelimeye göre daha fazla kendini gösterdiği ifade biçimleridir. Yüz “okuma” yeteneği de dilin henüz gelişmemiş olduğu zamanlarda yararlandığımız kabiliyetlerimizin bir kısmını oluşturmaktaydı.

Toplumsal dilin parçası olarak jestlerin, mimiklerin ve bedenin duruşunun bilinçli bir şekilde kullanılması her bir insanın kültürünün bileşenini oluşturmaktadır. Birbirlerine benzer jestler yeryüzünün farklı bölgelerinde tamamen karşıt bir anlama sahip olabilmektedir:

• Örneğin; kafayı sağa sola sallamak Yunanistan’da ve Bulgaristan’da reddetme anlamına gelmektedir.
• Avuç içini aşağıya doğru sallamak Afrika ve Asya’da davet anlamını içerir.

Sözsüz dilin kısmı bilinçli ifade biçimlerinin aksine beden dilinin bilinçli alanlarında sözsüz iletişimin ifade biçimlerini öğrenmek mümkündür.

Buna ilişkin örnekler şöyledir:

• Karşıdaki kişinin kontak kurmaya yönelik tebessüm etmesi,
• Kart oyuncularının “poker yüzü” taklidi yapması,
• Karşılıklı konuşurken jestleri ellerle destekleme,
• Satıcıların “özgüvenli el ifadeleri”.

Parfüm, dudak kalemi, maskara gibi koku ve renk maddelerinin amaca yönelik olarak kullanılması sayesinde “güzelleşme” ve de titizlikle seçilmiş bir kıyafet bilinçli sözsüz iletişimin farklı işaret davranışlarının kültür içerisindeki bir birleşimidir. Bu, toplumsal çevrede “bakımlı” ve dolayısıyla çekici görünümün ifadesi olarak görülmektedir.

İşitme engellilerin kullandığı işaret dili “sözsüz” bir dil değildir. Beden hareketlerinin “dilsel olmayan” iletişimin kısımları işaret dilbiliminde “sözsüz iletişim” olarak tanımlanmaktadır. Bu duruma, konuşan kişinin dikkatini çekmek için göz kırpmak, kollarını hızlı hızlı sallamak ve konuştuğu kişinin ona parmaklarıyla dokunarak vurması örnek olarak verilebilir. Buna karşın mimik dilbilimsel işlevleri yerine getirdiği ölçüde toplam işaret dilinin bileşeni olarak gözlemlenmektedir. Buna elle yapılan heceleme bakımından birbirinden ayrılmayan işaretlerin birbirinden ayrılması örnek olarak gösterilebilir. Beden dilinin öğeleri olarak kıyafet ve süs, saç şekli, sakal tarzı, dövmeler, başörtüleri gibi vücudun diğer şekillendirme ölçütleri bilinçli sözsüz iletişimin diğer bir alanını oluşturmaktadır. Vücut dilinin öğeleri olarak ev, araba, bahçe gibi çevreyi şekillendiren ölçütler de ele alınabilmektedir ve bunlar da bilinçli sözsüz iletişimin diğer bir alanını oluştur (mesela gösterge sistemi olarak elbise olabilir).

Günlük konuşma dilinde yapılan saptamalar insan kıyafetinin sözsüz iletişimin hedeflenmiş ifade öğeleri olarak anlam kazandığını göstermektedir. Bu duruma şunlar örnek olarak verilebilir: “İnsanı insan yapan kıyafetidir.” veya “Kralın yeni elbiseleri” ya da “Köpenick Yüzbaşısı” hikâyesi gibi.

Jestler

Özellikle kolların, ellerin ve kafanın iletişimsel hareketi anlamında jestler hem dilsel seslerin yerini alır biçimde hem de dilsel seslere eşlik eder biçimde ya da dilsel sesleri destekler olarak kullanılmaktadır. Jest ve mimikler sözsüz iletişimden sayılmaktadır ve jest ve mimiklerin birçoğu günlük yaşamda uygulanmaktadır. Jestler sözlü bir iletişimi destekleyebilmekte ve onun yerini alabilmektedir.

Jestler aşağıdaki durumlarda farklılık gösterebilmektedir;

• Kelime anlamına sahip jestler, aynı zamanda sesli bir dilin kelimeleri gibi işlev gören ve sembol olarak öğretilen ve kültüre bağlı olan jestler farklılık gösterebilir. Örneğin; hakaret ederken kullanılan çeşitli jestler, “para” anlamında parmak uçlarının birbirine sürtülmesi gibi.

• İşaret jestleri (Deixis)

• Örneğin bir davranışı taklit ederek, bir nesnenin taslağını göstererek ya da nesneleri odanın içinde düzenleyerek gerçekliği herhangi bir biçimde resmeden ikon jestleri farklılık gösterebilir. Aynı şekilde, jestler sadece somut şeyleri temsil etmemektedir, aynı zamanda mecaz anlamda veya da tutarsız bir biçimde kullanılmaktadır. Buna örnek olarak bir kuram çok katlı bir yapı olarak temsil edilmesi ya da bir cevabın “elde hazır” olarak sunulması verilebilir.

Bununla beraber diğerlerinin yanı sıra jestler zihinsel sürece bir anlayış sunabilir. Jest ve mimikler soyut yapıları ve resimsel düşünceleri sesli dilsel anlamda olanaklı sunabildiği için insani düşüncelerin türünün ve biçiminin zihinsel sürece sesbilimsel olarak aktarılması mümkündür.

Jest araştırması, son yirmi yılda yürütülen ve jest ve mimikleri sadece duyguların etkili ifadesi olarak gören sözsüz iletişim araştırmasından ortaya çıkmıştır. Bugün bu alan; dilbilim, psikoloji, bilişsel bilim, anlambilim (Semantik), davranış araştırması ve de işaret dilinin araştırılması ve geliştirilmesi arasında bulunmaktadır.

Uzaklık bölgeleri

İletişim partnerlerinin birbirleriyle olan, duruma bağlı alansal etkileşimleriyle beden dilinin ayrı bir alanı olarak “proksemik” (konuşma uzaklığı bilgisi/uzaklık incelemesi) ilgilenmektedir. Bu noktada; mesafe, beden boyu, beden yönü ve dokunma biçimleri önemli bir rol oynamaktadır. Güncel durumun yanı sıra bu alan tutumu kültüre özgü normlara, cinsiyete ve iletişim partnerinin mesleğine ve ayrıca da içe dönüklük ve dışa dönüklük gibi bireysel unsurlara bağlıdır. Her bir uzaklık bölgesi kendi yayılmaları içinde kültüre bağlı oldukları için mesafe belli bir ölçüde değişiklik gösterebilmektedir. Çağdaş psikolojide genelde şu kurallar geçerlidir:

• Samimi alan (yaklaşık 50 santim altı)
• Kişisel alan (yaklaşık 50 ila 150 santim arası)
• Toplumsal alan (150 ila 360 santim arası)
• Herkese açık alan, ya da kaçma uzaklığı (> 360 santım).
• Rol Tutumu

İletişimin sözsüz kısımları ağırlıklı olarak duygularla ve ilgili kişinin motivasyonuyla yönlendirildiği için kontrol edilmesi hemen hemen hiç mümkün değildir. Bu yüzden karakterini ifade eden kişiler ilk başta ikna etmemektedirler, çünkü onlar iyi rol yapmaktadırlar, hatta rolleriyle bütünleşmektedirler, rollerine kendilerini vermektedirler, rollerini üstlenebilmektedirler. Müşteri ve banka memuru, hasta ve psikiyatrist gibi konuşma çiftlerinde olduğu gibi biçimsel ilişkiler açık hedef koymalarla ve üst bir yapıcılıkla kendilerini biçimsel olmayan ya da “yakın” ilişkiler olarak öne çıkarmaktadırlar. Bunun yanı sıra her sosyal rol gerçekte rol tutumları ve rollere katılımlar gibi karışık rol beklentileriyle tanımlanmaktadır. Sosyal bir rol sadece biçim nedeniyle üstlenilirse ve bilinçli olarak kontrol edilmeye çalışılırsa, bu tüm açılardan nadir olarak başarıya kavuşmaktadır.

Jakob Levy Moreno; “grup içinde tedavi, grupla birlikte tedavi ve grup için tedavi” olarak psikodrama ve sosyal dramaya yönelik insani rol tutumunun bir bakış açısını geliştirmiştir. Diğer hedeflerin yanı sıra asıl hedef katı rol yapılarını ya da artık zamana uygunluk göstermeyen rol birikimlerini geride bırakmaktır. Ayrıca doğmaca bir doğallık ve yaratıcılık sayesinde duruma uygun rol tutumu geliştirmek ve yabancılarla olan ilişki yeteneğinin bir oluşumunu mümkün hale getirmektir.

Dil

Dil, insanlar arasında anlaşmayı sağlayan, kendisine özgü yasaları olan ve ancak bu yasalar çerçevesinde gelişen, temeli bilinmeyen zamanlarda atılmış seslerden örülmüş bir anlaşma sistemidir. Dilin özellikleri aşağıdaki gibidir.

• Dil, gelişmiş bir iletişim aracıdır.
• Dil, seslerden oluşmuş bir anlaşma sistemidir.
• Tam anlamıyla anlatma ve anlaşma; seslerden örülü kurallar bütünü olan “dil” ile sağlanır.
• Dil, düşünce ve zekânın bir göstergesidir.
• Dil, canlı bir varlıktır.
• Dil, sosyal bir varlıktır.
• Dil, bir ortaklıktır.

Dil aynı şekilde milli bir ögedir:

• Dil birliği, milleti oluşturan özelliklerin başında gelir.
• Bir milletin dili; onun tarihi, dini ve kültürüyle iç içedir.
• Millet için gerekli olan her şey, dilde saklanır.
• Dil; milletin manevî ve kültür değerlerini, millet olabilme özelliklerini bünyesinde sımsıkı muhafaza eder.
• Dil, milleti meydana getiren bireyler arasında ortak duygu ve düşünceler meydana getirir.
• Dil, milletin birlik ve bütünlüğünü sağlayan en güçlü bağdır.

Dilin işlevleri örnekleri

1. Heyecan bildirme işlevi: Off! Bu da neydi şimdi
2. Göndericilik işlevi: Su,iki hidrojen, bir oksijen atomundan oluşur. göndergecilik işlevinde amaç bilgi vermektir
3. Alıcıyı harekete geçirme işlevi: Aç artık şu kapıyı ya.
4. Dil ötesi işlevi: Yapım eki almış sözcüklere türemiş sözcük denir.
5. Kanalı kontrol işlevi: Söylediklerimi anladın mı?
6. Şiirsellik işlevi: Avazeyi bu aleme bir Davut gibi sal; Baki kalan bu kubbede bir hoş sada imiş

Dil ve kültür

En genel anlamıyla kültür bir toplumun maddi ve manevi alanda ortaya koyduğu tüm eserlerdir. Toplumların yaşam biçimleri, gelenek-görenekleri kullandıkları araç gereçleri, inançları, dili, sanat anlayışı vb. kültürü oluşturur.

Toplumlar yüzyıllar boyu maddi ve manevi alanda çok değerli eserler üretmişlerdir. Bu eserler gelecek kuşaklara dil sayesinde aktarılır. Örneğin İslâmiyet’ten önceki döneme ait destan, koşuk, sağu, savlar, Orhun Yazıtları, Dede Korkut Hikâyeleri, Yunus Emre‘nin şiirleri dil sayesinde günümüze dek yaşamışlardır. Günümüz gençleri o eserleri okuyarak o dönemle ilgili bilgi sahibi olabilirler. Bu bilgilenme dil sayesinde olmaktadır. Bu bakımdan dil önemli bir kültür taşıyıcısıdır.

Dil ve kültürün ortak yanları aşağıdaki gibidir:

• Dil ve kültür geçmiş ile gelecek arasında bir köprü vazifesi görür.
• Bir toplumun oluşmasında ve ayakta kalmasında ortak dil ve kültürün önemli bir payı vardır.
• Kültür ve dil bir toplumun yaşayış biçiminden önemli izler taşır.
• Kültür ve dil bir milletin en önemli ortak özelliklerinden-dir.

• Lehçe: Bir dilin tarih içerisinde bilinmeyen bir dönemde kendinden ayrılmış olup büyük farklılıklar gösteren kollarına denir. Çuvaşça, Yakutça gibi.
• Şive: Bir dilin bilinen tarihi seyri içinde kendinden ayrılmış olup bazı farklılıklar gösteren kollarına denir. Kırgızca, Kazakça ve Azerice gibi.
• Ağız: Bir ülke içinde aynı dilin farklı konuşma şekillerine denir. Yörelere göre söyleyiş farklılıkları vardır ama yazılış aynıdır. Karadeniz ağzı ve Ege ağzı gibi.

Konuşma ve yazı dili

Kelime dağarcığı yazı diline göre sınırlı olan ve günlük hayatta kullanılan doğal dile konuşma dili denir. Bir ülkede resmi dil olarak kabul edilen ve her alanda aynı kurallarla kullanılan dile ise yazı dili denir. Her ikisi arasındaki fark aşağıdaki gibidir:

• Bir ülkede bir yazı dili varken birden fazla konuşma dili vardır.
• Konuşma dili doğaldır yazı dili yapma bir dildir.
• Yazı dilinde kurallar varken konuşma dilinde yoktur.
• Yazı dilinin kullanım sahası konuşma diline göre daha geniştir.
• Konuşma dili günlük hayatta farklılık gösterirken yazı dili göstermez.

Argo, bir dil içinde belli bir grubun sözcüklere yeni anlamlar vererek kullanmasıyla oluşan konuşma şekline denir. Bu sözcükler ancak bu grup içinde kullanılır ve bu gruba dahil olan kişiler anlamlarını bilebilir. Argo günlük hayatta ve edebiyatta bir malzeme olarak kullanılabilir.

Günümüzde halkla ilişkiler kavramı, hemen her sektör için çok önemli bir noktada durmaktadır. Pazarlarda rekabetin artış göstermesiyle halkla ilişkiler, üzerinde durulması gereken, pazarlamanın öncellerinden biri olarak ortaya çıkmasına neden oldu. Halkla ilişkiler, firma ile onun çevresinde olan kurum ve kuruluşlarla karşılıklı etkileşimi, anlaşmaları ve işbirliklerini sağlayan faaliyetler bütünü olmaktadır. Firmaların içerisinde çalışanların yöneticilerle aralarındaki diyalogun geliştirilmesinden, firmanın tüketicilerle ilişkilerini, basın kuruluşlarıyla ilişkilerini, kamu kuruluşlarıyla olan ilişkilerini düzenleyen faaliyetleri kapsamaktadır. Uluslar Arası Halkla İlişkiler Birliği’nin yaptığı tanıma göre, bu kavram; bir kuruluşun, kendileriyle iş yapan herkesin anlayışını, sempatisini ve desteğini sağlamak için, ayrıca bütün bunların sürekli olabilmesi için giriştiği, kesintisiz, örgütlü yönetim biçimidir. Buna göre bir kuruluş, çevresiyle karşılıklı iletişim halinde bulunmalıdır. Kuruluşlar genellikle dışarıdan işgücü, ham madde, sermaye, enerji v.b. gibi üretim öğelerini sağlar. Üretilen ürün ve hizmetleri de çevresine satar, kuruluş, bu kapsamda çevresiyle sürekli ilişki halindedir.

Pazarlama iletişiminde halkla ilişkilerin önemi yüksektir. Bu bağlamda sosyoloji ana bilim dalının verileri genel olarak kullanılmakta ve bu veriler, insanların, istenilen davranışları geliştirmelerini sağlamak için, üç yolun bulunduğunu ifade etmektedir. Bunlar; zor kullanmak, para ile satın almak ve inandırmak. İlk iki seçenek kullanıldığında çeşitli güçlükleri de beraberinden getirmektedir. Fakat inandırma yöntemi çok daha sağlıklı sonuçların elde edilmesini sağlamaktadır. Pazarlama alanında halkın güvenini ve desteğini almak, halkla ilişkilerin amacını oluşturmaktadır. Bu anlamda, halkın aydınlatılmasıyla, firmaları ve misyonlarını benimser hale gelmeleri, firmaların kendi davranışları konusunda, doğru kararları alırken de halktan bilgi almaları, öneri ve şikâyetlerini dikkate almaları firmaların işlerini çok kolaylaştırmaktadır. Firmaların verdikleri hizmetlerin, doğru düzgün yürütülebilmesi için, hem çevredeki kurum ve kuruluşlarla hem de içerideki personelle düzenli işbirliğini sağlanmaları başarı getirmektedir.

Halkla ilişkiler konusunun ilkelerine göre davranılması da çeşitli kazançlar sağlamaktadır. Bu anlamda uygulanan ilkeler aşağıdaki gibi olmaktadır. İster grup halinde ister bireysel olsun, kurulan her ilişki bir etki yaratmaktadır. Dürüstlük ve açıklama, tekrar, halkın olumlu düşüncelere ve izlenimlere sahip olmasını sağlama, onlara uygun iletişim biçiminin kurulması, kurulan ilişkinin inandırıcı olması v.s. olmaktadır. Bunların her birinin doğru bir şekilde yapılması, firmanın halkla ilişkilerinin sağlam olmasını sağlamaktadır. Böyle bir taban üzerinden yürütülen pazarlama stratejileri, başarılı olmakta firmanın amaçlarına ulaşması noktasındaki ilerleyişine hız katmaktadır.

Daha fazlası için: Pazarlama ve Halkla İlişkiler http://blog.reklam.com.tr/pazarlama/pazarlama-ve-halkla-iliskiler/970/#ixzz2lx6DuEy9
Test

Bir PR şirketi ile çalışmaya karar vermek, mayınlarla dolu bir tarlada yürüyüşe çıkmaya benzer. Peki adımlarınızı atarken nelere dikkat etmelisiniz?

Seçim noktasında hemen her firmanın bir kere de olsa tekrarladığı en temel hata, sektör öykülerine göre bir halkla ilişkiler firması seçmektir. Nasıl mı? Hizmet alanınızda yer alan farklı markalarla çalışmış bir halkla ilişkiler firmasını sadece sektörü tanıyor diye referans kabul etmek, şirket çözüm ortağı temininde her zaman için doğru bir analiz olmayacaktır. Bunun yerine, dikkat etmeniz gereken; çözüm ortağınızın çalışma sistemlerini nasıl kullandığı, bilgi ve donanımını içinde bulunduğunuz sektöre göre nasıl şekillendirebileceği, basın ile hayata geçirilen çalışmalarda medya iletişiminde ne kadar etkili olduklarını ölçümlemek ve sonrasında karar vermek doğru olacaktır. Unutmayın ki Halkla İlişkiler bir iletişim işidir. Seçtiğiniz çözüm ortağınızda doğru ve rahat bir iletişim kurabilmeniz çok önemlidir. Böylece markanız adına söylemlerinizi doğru aktarabilir ve çözüm ortağınız da vermek istediğiniz mesajı ustalıkla alıp, uzmanlığı ile harmanlayarak medya ile paylaşabilir.

Peki, ilk kez bir Halkla İlişkiler Firması ile görüşürken hangi noktalara dikkat etmeli ve hangi soruları sormalısınız?

Potansiyel Halkla İlişkiler Firmanıza Sormanız Gereken Sorular:

1. Ne kadar zamandır Halkla İlişkiler Sektöründe hizmet veriyorsunuz ve bu zamana kadar medya ile geliştirdiğiniz çalışmalar hakkında bilgi verebilir misiniz?
2. Başarılı bir kampanyayı nasıl tanımlıyorlar. Süreçleri nasıl değerlendirdikleri ile ilgili bir fikir alın. Sizin başarıyı nasıl tanımladığınız ile ilgili tartışın ve ortak noktalar bulabiliyor musunuz gözlemleyin.
3. Söz konusu fikir geliştirme olduğunda nasıl çalışıyorlar? Tüm işi sizin yapmanızı mı bekliyorlar? Fikir geliştirmede size sorular soruyorlar ve sonrasında bu soruların yanıtlarıyla size sadeleştirilmiş projelerle mi geri dönüyorlar yoksa sizinle birlikte fikir geliştirmeye yönelik çalışmalar yaparak yaratıcı fikirler mi oluşturuyorlar?
4. Kampanyanızın potansiyel gücünü nasıl değerlendiriyorlar?
5. Her kampanyanın karşılaşacağı zorluklar vardır. Sizin kampanyanız için en büyük zorluğun ne olacağını düşünüyorlar? Seçim yapacağınız firmanın bu konuya öngörülü yaklaşıp yaklaşamadıklarını anlamanız çok önemli. Böylece sorunlarla mücadele edebilecek karşı stratejiler de geliştirebileceklerdir. Bu süreçlerin kolay olacağını söyleyen bir firmayı seçmemelisiniz. İhtiyacınız olan ana meseleyi görmezden gelen ama ağzı çok iyi laf yapan bir tezahuratçı değil, sizinle çalışacak bir çözüm ortağıdır
6. Neden sizinle çalışmak istiyorlar ve bunun neden iyi bir ortaklık olacağına inanıyorlar? Sizin ile çalışmaktan dolayı heyecanlı olup olmadıklarını anlamaya çalışın. Kampanya ile ilgili heyecanlı olup olmadıklarını da analiz edin

Bunlar sormanız gereken sorulardan bazıları. Eminim sizin de buna ekleyecek bir dizi sorunuz olacaktır. Şirketiniz ile seçtiğiniz firmanın birbirini tamamlayacak niteliklere sahip olup olmadığına dikkat etmeyi de aklınızdan asla çıkarmayın. Temsilcilerinizle de iletişim kurmak isteyebilirsiniz. Bunların yanı sıra, eğer yanlış bir hamle yaptığınızda sizi o yoldan döndürecek güvenilir danışmanlara da ihtiyaç duyacaksınız. Eğer seçiminizi akıllıca yapabilirseniz o zaman bu başarılı ve karlı bir ilişkinin başlangıcı da olacaktır.

TANITIM ‘DA HALKLA İLİŞKİLERİN ÖNEMİ

Halkla İlişkiler ( Public Relations ) ile Misafir İlişkileri ( Guest Relations ) maalesef sektörde iş başvurularında bile karıştırılmaktadır.

Guest Relations tesiste bulunan misafirlerin koşulsuz memnuniyetini sağlamak için uğraşır. PR ise işletme çalışanından sahiplerine, bölge halkından hedef kitleye, medyadan kamu kurumlarına kadar çok geniş bir alanda sistematik tanıtım faaliyetleri gösterir.

Bir turistik tesisin tanıtımdaki başarısı büyük reklam harcamaları ile değil, iddialı, benimsenmiş, farklı, kalite standartlarını aşan, gerçekçi ve süreklilik arz eden halkla ilişkiler plan ve stratejileri ile ölçülür.

Turizm sektöründe ismi olan bazı otelcilerin işin başına yüksek ücretlerle tek yetkili olarak getirilmesi ile tesisin kısa sürede marka olacağını düşünen bazı yatırımcıların, toplam kalite yönetimi, koşulsuz misafir memnuniyetinin yanı sıra tesis çalışanlarından, patronuna, çevre halkı ve esnafından sokaktaki aydınlatmaya-kaldırıma kadar kaliteyi topluca oluşturmaktaki yetersizlikler nedeniyle bir tek kişinin üreteceği beklentilerinin yerine gelmesi pek mümkün olmamaktadır.

Tesisler genelde Kraliçeye, Prensese benzetilmektedir. Onun için dünyada bir çok tesisin adına bu sıfatlar, ilaveler konmaktadır. Keza lüks yolcu gemileri, yatlar, lüks arabalarda da estetik, zerafet ve cinsel cazibeyi temsil eden çizgiler, ambians ve ögeler mevcuttur. Moda Showlarında bile süreklilik arzeden ve hemcinsleri tarafından artarak rağbet gören bayan Moda Showlarıdır.
Bu bağlamda, bir otelcinin büyük özveri, emek ve ekip ruhu ile uzun mesailer harcadığı otel, adeta onun ilk ve vazgeçilmez eşi olmaktadır.

PR Müdürlerinin de bu çizgileri taşıyan bayanlardan seçilmesinin nedeni budur.

Ancak şuda bir gerçektir ki, PR konusunda uluslar arası kariyerlere sahip olan bay PR Müdürlerinin bilgi birikimi, background,estetik ve zerafetin centilmen ve karizmatik kişilik özellikleri ile mükemmel  temsilciliği ve sözcülüğü uluslararası zincir tesislerde başarı ile üstlendikleri de görülmektedir.

PR Müdürü iletişim, halkla ilişkiler ve otelcilik eğitimi almış, en az bir yabancı dile vakıf, katılımcı, vizyon sahibi, prezantabl, soft yönetim tarzına sahip, yenilikçi, sosyal, medeni cesareti yüksek, sempatik, tebessümü bol ve insanı rahatlatan,yaratıcı, organizatör, dengeleyici, çok iyi dinleyici, bir topluluğu yönetebilen, ikna kabiliyeti yüksek, etkili konuşma ve yazma becerileri olan, analitik düşünceye sahip, sabırlı, dikkatli, detaycı, kıvrak zekalı, pratik, insanı ve doğayı seven, sportif, sağlıklı, şık ve düzenli, evrensel değerlere sahip ve entelektüel, sosyal ve kültürel faaliyetleri yakınen takip eden, kalite sistemlerini bilen, farklı görüş ve kültürlere saygılı, uyumlu, işinin sorumluluklarını taşıyabilen, temsil yeteneği gelişmiş, sakin, dikkat çeken, tesis çalışanından patronlarına, bölge halkından medyaya kadar geniş bir yelpazede bilgilendirici, birleştirici ve sevgi ile koordinasyonu sağlayan kişilik özellik, beceri ve eğitimlerine sahip olmalıdır.

Halkla İlişkiler Müdürü, Genel Müdür ve Satış –Pazarlama Direktörünün koordinasyonunda tesisin Halkla İlişkiler ve İletişim aktivitelerini geliştirmek ve uygulanmasının sağlanmasından sorumludur. Bu aktiviteler şunlardır :

Kamuoyunda tanıtım fırsatı

Basın ile İlişkiler

Seyahat ve Ticaret İlişkileri

Toplum İlişkileri

Tesis içi üretime katılma ve süpervisor’luk yapma

Aylık rapor ve basın bültenleri yazma

Yıllık iletişim planlarını geliştirme

Özel olaylar – promosyonlar

Tesisler, tanıtıma yön vermek için iyi organize olmalı, geleneksel – yöresel ve ayrıcalıklı eşsiz özelliklerinin öne çıkarabilmelidir.

Tesisin imajı ve bu imajı olumlu olarak geliştirecek tanıtım faaliyetleri turizm talebini etkileyen önemli bir unsurdur. Bu tanıtım çabalarının etkin ve yoğun olması tesisin talebinin artmasında önemli bir rol oynamaktadır.

Bugünkü rekabet ortamında tesislerin tanıtımla ilgili bütçeleri daha da artırılmalıdır. Tanıtım harcamalarının tesisin revenüsüne oranı, kişi başına gelir, geceleme sayısı, repeat misafir oranı, misafir profili, market segmentindeki oranlar korelasyon ve regresyon analizleri ve determinasyon katsayısı teknikleri ile ölçülmelidir.

Tanıtımda sadece tesisin değil, bölge ve ülkenin de siyasi-sosyal-kültürel ve ekonomik zenginlik ve istikrarını vurgulayan sloganlar ve mesajlar verilmelidir.

Tanıtım;  bir turistik tesisin çevresinde ve pazarlarında olumlu bir imaj oluşturmak ve talebi  artırmak amacıyla çeşitli iletişim teknik ve yöntemlerinden yararlanarak anlaşılabilir, sürekli, etkin ve sistematik bir şekilde yürütülen bilgilendirme faaliyetlerini kapsar.

Dış Tanıtım araçları turistik tesislerde Halkla İlişkiler ve Reklam’dır.

Reklam, tesisin bir bedel karşılığında tesisin ürün ve hizmet satışını artırmak amacıyla hedef kitlelere inandırıcılık içeren haberleşme biçimidir.

PR ve Reklam birbirlerine zıt değildir. Tam aksine birbirlerini tamamlayıcı ve destekleyici bir özelliğe sahiptir.

PR, turistik tesisin ürünlerinin, konseptinin, çalışanlarının, aktivite ve fasilitelerinin, vizyon ve misyonunun tanıtımında kullanılan ve temelde tesise konaklamalı ve konaklamasız daha fazla misafir çekmek amacıyla yapılır.

PR tesisin çevresinin ve hedef kitlesinin tesise tutumunu olumlu yönde geliştirmek amacıyla çaba gösterir.

PR’da hedef kitleye mesajın doğrudan yayınlanması için ödeme yapılmaz. Elbette bu çabaların bir maliyeti olacaktır. Ancak yayınlanan mesajları kontrol etmek çok zordur. Şu da bir gerçektir ki hedef kitleye verilen olumlu bir mesaj reklamdan daha etkilidir.

PR, reklam gibi para karşılığı yaptırılan bir tanıtım değildir. PR’da sadece bu faaliyetleri yürüten elemanlara belirli bir bütçe içerisinde ödeme yapılabilir.

PR reklamdan daha inandırıcı, gerçek ve etkili olur.

PR, tesisin politikası, hedefleri, vizyonu ve misyonunun belirlenmesinde rol aldığı gibi, tesisin değişen çevre koşullarına uyum sağlaması ve kar amacının yanı sıra üstlendiği sorumluluğun halka iletilmesini sağlar.

PR tesisin vizyonunu, misyonunu, ticari geçmişini, itibarını, satış ve pazarlama hedeflerini, hedeflediği pazarın tüm ayrıntılarını içeren bir brief hazırlamalıdır.

PR de önemli olan tesisin hangi gazete veya dergide ne kadar çıktığı değil, ne kadar hedef kitlelere ulaşacağı ve kitlelerin verilen mesajı ne kadar algıladıkları ve ne kadarını anımsamalarının önceden hesaplanmasıdır.

PR tesisin hedeflerine ulaşamaması halinde strateji ve planını değiştirmek zorundadır.

PR aktiviteleri belirli dönemlerde performans değerlendirmesi ile ölçülmelidir.

Halkla İlişkilerin yönetim fonksiyonu ve ayrıca pazarlama fonksiyonu vardır.

Tesisler, kısaca halk olarak nitelendirilen çevrelerini oluşturan kişi ve kuruluşların beklentilerini PR’da elde edebilmektedirler.

Bu noktada önemli olan PR’ın doğru ve düzgün olarak yerine getirilmesidir. Sürekli değişen tüketici talep ve beklentileri nedeniyle tesisler hedef kitlelerinin irdelenmesinde PR’dan faydalanmaya özen göstermektedirler.

PR’ın amaçları belirlenmeli, plan ve programları yapılmalı ve hedeflerine uygun gerekli bütçenin hazırlanması kaçınılmazdır.

PR etkin olmalı, inandırıcı ve kesin verilere sahip olmalıdır. Veriler, tesisin hedef kitlelerinde yapılacak talep ve beklenti analizlerine yönelik araştırmalardan elde edilmelidir. Bu araştırmalar hem potansiyel misafir profilini hem de potansiyel misafirlerin tesisten beklentilerini ortaya çıkarabilmeli ve sonuçta halkın desteğini yanına çekebilmelidir.

PR Alanları : Ürün Tanıtımı – Basınla ve Medya ile İlişkiler – Tamamlayıcı İletişim – Lobicilik Faaliyetleri – Danışmanlık Faaliyetleridir.

Halkla İlişkiler Derneği Meslek İlkeleri Yönetmeliğinde belirtildiği gibi Halkla İlişkiler Dernek üyeleri Uluslararası Ahlak Yasasına uymak zorundadırlar.

PR görevlileri milyonlarca kişi ile aynı zamanda temas kurabilen tekniklerin kullanılması gücüne sahiptirler.

Uluslararası Halkla İlişkiler Derneği 72 ülkede üyesi olan ve Birleşmiş Milletler tarafından tanınan bir PR kuruluşudur.

Tesislerde PR’da talebin artırılmasına yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için tecrübeli halkla ilişkiler şirketlerinden yararlanılabilir.

Tesisin işbirliği içindeki Seyahat Acentaları ve Tur Operatörleri ve diğer işbirliği içinde bulundukları özel ve resmi birimlerin temsilcilerinin tesiste ağırlanması için davet edilmesi, talep çeşitliliğinin sağlanması için PR’a önemli görevler üstlenir.

PR’da müşteri yerine misafir kelimesi kullanılmalıdır.

PR, tesis ile dış çevresi arasında güvenilir bir köprü, aynı zamanda tesisin dışa açılan kapısı ve sözcüsüdür.

PR’ın en etkin faaliyeti basınla olmaktadır.

PR faaliyetleri işletme içinde çalışanların motivasyonu, teşvik edilmesi, tüm personelin ve üst düzey yöneticilerinin ailelerine kadar olumlu ilişkilerin kurulmasında gösterdiği başarı ile ölçülür.

PR personeli motive etmek amacıyla tesis içinde bültenler çıkarır, kutlamalar, spor ve kültürel faaliyetlerde bulunur, böylece işverimini artırır ve tesisin dışarıda daha iyi temsil edilmesini sağlar.

İşletmede çalışanların bağlı olduğu sendikalarla ilişkilerde önemli bir misyon üstlenir. Keza işletme sahipleri ve ortakları da işletmenin faaliyetlerini halkla ilişkilerle takip ederler.

PR’ın işletme dışı hedef kitleleri ise Potansiyel Misafirleri dışında birlikte işbirliği yaptığı Seyahat Acentaları – Tur Operatörleri, Üreticiler, Rakip Tesisler, Sektör Birlikleri ve Örgütleri, Bölge Halkı, Özel ve Kamu Kuruluşları, Medya, Finansal Kuruluşlar, Eğitim ve Kültürel Kurumlardır.

Seyahat Acentaları ve Tur Operatörleri, Üreticiler tesisin olumlu imaj ve güvenilir olmasında ve markalaşma yolunda PR’dan bilgiler edinir.

Rakip tesisler ile bir rekabet içinde olunması doğaldır. Ancak tesisler kendi aralarında  işbirliği, dayanışma içinde olmak durumundadırlar. Overbooking, büyük çaplı bölgesel Kongre Organizasyonları, Bölgesel Arıtma – Temizlik – Tanıtma  ve Eğitim faaliyetlerinde, Sektördeki üye tesislere sunulan  hizmetlerde ve toplantılarda  PR’a büyük görev düşmektedir.

Bölge halkı tesisin faaliyetlerinden kaynaklanan istihdam, bölgeye olumlu katkısı nedeniyle karşılıklı menfaatler doğrultusunda iyi ilişkiler sergilemelidir.

5 yıldız bir tesisin çevresinin de otelin yıldızına uygun ortam içermesi için tesislerin bölge halkı ve yönetimi ile iyi ilişkiler içinde olmalı ve bölgesel faaliyetlere ticari üyeliklere katılmaları gerekmektedir.

Kamu kuruluşlarının ve devletin çeşitli organlarının aldıkları kararlar tesislerin hizmet ve kalite standartlarını, maliyet ve kar oranlarını, pazarlama ve satış stratejilerini direkt olarak etkiler. Bu nedenle kamu kurumları ile sektör birlikleri aracılığıyla iyi ilişkiler kurmak ve koordineli çalışmak için PR devreye girmektedir.

Gazete-Dergi-Televizyon ve Radyo gibi medya araçları tesislerin tanıtımında çok önemli görevler üstlenmektedirler. Bu bağlamda PR Yetkilisi bir haberin nasıl oluşturulduğu ve bir gazete veya derginin lay-out’unu,  baskı aşamasını da yerinde incelemelidir.

Halkla ulaşmanın en uygun yolu sözlü, yazılı ve görsel medyadan rasyonel  bir ilişki ile olur.Bunun için büyük turistik tesisler PR bünyesinde ayrıca bir basın sorumlusu istihdam etmektedirler.

Bankalar ve Finansman Kuruluşları tesislerin kısa ve uzun vadeli sermaye kaynakları olduğundan bu kuruluşlarla iyi ilişkiler ve güven ortamı oluşturmak için PR önem arzeder.

Eğitim ve Kültürel Kurumlar da tesislerin personel eğitimi ve kültürel iş birliğinde Halkla İlişkilere önemli görevler düşmektedir.

HALKLA İLİŞKİLER İÇİN GEREKLİ TEMEL BECERİLER :

Gazeteci gibi yaratıcı yazın, yazılı iletişim sağlayın

Yazılarınızda açık ve net ifade kullanın

Harici iletişimi İngilizce yapın

Basın bültenleri ve dahili bültenleri gazeteci gibi yazın

Gazetecilik ve İletişim eğitimi alın

İlk cümle veya paragrafta kim-ne-ne zaman-nerede-niçin ve nasılı vurgulayın

En önemli bilgiyi bildirinin başına koyun

Ünvanları ve isimleri doğru hecelemek için önceden prova yapın.

Yazıda gerçeklere bağlı kalın

Satış ve Pazarlama promosyonlarında yaratıcı yazın

Doğru-güzel ve hızlı yazmak için yüksek teknik ekipmanlarını kullanın

Konuşma metni yazma ve umuma konuşma konusunda kendinizi geliştirin

Genel Müdür ve Satış Pazarlama Direktörüne konuşma metni hazırlayın

Konuşmacı olarak bir yere davet edildiğiniz taktirde, yeni çekilmiş fotoğrafınızı ve kısa bir biyografinizi ve de konuşacağınız konu başlığını kısaca davet edildiğiniz yere gönderin

Konuşmanın yeri,saati ve konuşma süresini önceden teyit ettirin ve konuşma süresine sadık kalın. Gerekiyorsa teknik ekipmanlarla konuşmanızı zenginleştirin

En az 20 dakikalık konuşma metni yazma becerinizi geliştirin

Daha önceki konuşma metinlerinin bir dosyasını saklayın

Yaptığınız konuşmanın bir fotokopisini davet edildiğiniz yere verin ve bir diğer kopisini de basın için hazır tutun

Konuşma metninizi kolay okunabilecek şekilde bilgisayardan yazın

Yazıda kendinize ara verecek boşluklar sağlayın

Konuşma yaparken dik oturma pozisyonu alın, ses, ışık düzeni ve oturma açınızdan rahatsızlık duymayın

Impromptu Speeches (Hazırlıksız Konuşmalar) yapabilmek için becerilerinizi artırın

Bir toplantıda sahneye konuşmacı olarak davet edilmeden veya konuşmanız başlamadan önce zamandan yararlanın

Aynı konuda başka konuşmacıların ne söyleyip söylemediklerini düşünerek pratik yapın

Konuşma yapacak başka kişileri konuşmaya davet etmeniz istenirse işinizi kısa tutun, tanıştırılan kişi hakkında gerçeklere konsantre olun ve bir öncelik içerisinde konuşmacıları davet edin

Konuşmanızda Grafik ve audiovisual sunum yapın

Konuşmanızda grafikleri kritik edin ve ekipmanlardan yararlanın

Şahsi görünümünüz, makyajınız, aksesuar ve giyiminiz tesisinizin kamuoyunda temsil edecek düzeyde olmasına özen gösterin

HALKLA İLİŞKİLER DOSYALARI :

Basın tanıtım yazılarınız tesisinizin kamuoyundaki imajına uygun olsun

Tanıtım yazılarınızı tesisin Genel Müdürünün onayına sunun

Başka tesislerin tanıtım yazılarını toplayıp değerlendirin

Otele ait mülk ve işletmeleri listeleyin. Şirketin ortakları, hisseleri, diğer tesislerin özelliklerini bu listede belirtin

Hükümet ve Yerel Politikacıların Protokol listesini tedarik edin

Bölgenizdeki Elçilikler ve  Konsoloslukların listesini tutun ve onların basın sözcüleri ile kontak kurun

Bölgenizdeki diğer P&R Müdürleri ile iletişim kurun. Karşılıklı tanıtım fırsatları, fikir alışverişi, genel kamuoyu tanıtımında yardımlaşın

Genel Müdürün her zaman tesis içinde bulunamaması nedeniyle Halkla İlişkiler Müdürü olarak tesisin sözcüsü siz olun.

Sözcü olarak yapacağınız konuşmada asla tesis politikasını konuşmayın ve kayıt dışı bir açıklamada bulunmayın

Tesisi arayan medya görevlisine cevap verin. Tüm medya görevlilerine eşit davranın

Onların haberlerini bir şekilde basın yoluyla medyaya duyuracak güçte olduğunu unutmayın

KRİZ İLETİŞİMİ :

İnşaat kazası-Yiyecek İçecek Zehirlenmesi-Yangın vs gibi kriz iletişiminde tesisin güvenliğini esas alın , yanlış bilgi vermeyin

Kriz iletişim planı hazırlayın. Her yıl bu planı gözden geçirin.

Kriz anında sadece sözcü olarak siz açıklamada bulunun

Bir kriz ortaya çıktığında hemen bölge ofisine veya gereken kişilere bilgi verin, talimat alın

Kriz yönetim ekibi oluşturun. Bu ekibe doktor-avukat-müşavir ve belirli yöneticileri ilave edin

Medya için bir basın bildirimi hazırlayın ve kazanın/hadisenin yer aldığını, ancak onu kontrol etmek için gerekli adımların atıldığını bildirin. Sorular gelirse kısa olarak cevaplayın

İlk bildirimde olayın nerede-ne zaman-neyi-kimi etkilediği-şu an ne olacağı-muhtemel bundan sonraki yapılacak şeylerin neler olacağına işaret edin

Bildiriyi gerekirse Genel Müdürle birlikte hazırlayın veya tesisin yasal temsilcisine yaptırın

Medyadan önce bildiriden çalışanları da haberdar edin. Buna ilaveten medyaya tesisin medya için hazırlatılan press-kitini ve fotoğraflarını da dağıtın

Kaza hakkında telefon operatörü ve PR yardımcılarınıza bilgi verin. Her bir telefon görüşmesi için arayan kişi ve yayın organını takip etmek amacıyla kayda geçin

Medya çalışmalarının sürdürülebilmesi için gerekli çalışmaları yapın

Acil medya merkezi kurarak, merkeze bilgi akışı sağlayın

Tesis için konuşacak sözcüyü tesiste görevde bulundurun

Medya merkezleri ile harici telefon görüşmeleri sağlayın

Medya merkezi ve basın odasını açıkça belirleyin

Spekülasyon ve söylentilere mahal vermemek için medya görevlilerine asla ‘’yorum yok’’ demeyin.Gerçek bilgiler sağlayın, açık ve iyi niyetli konuşun

Kaza konusunda spekülasyonlara girmeyin. her şeyi yeterince açıklığı ile bildirin. Kazazedeler vs. açıklamayın.Tesisin misafirlerinin güvenliği, gizliliği ve emniyetini sağlamakla yükümlü olduğunun önemini vurgulayın.

Problemi basına olduğundan ne küçük ne de büyük gösterin

Muhabirlere bilginin ne zaman kendilerine güncelleşeceğini bildirin

Çalışanlarla iletişim yaparak kazayı anlatın ve neler olduğunu, ne tedbirler alındığını, işlemi nasıl etkilediğini bildirin.

Medya için bir panoya bülten bordu asın

Tesis hakkında bir muhabir yayın organında yanlış bir bilgi vermişse kendisi ile kontağa geçip, yanlış ve hatalı durumu düzeltin

Kriz döneminde belli bir süre daha rahat bir ortama kadar reklamlarınızı askıya alın

Kriz öncesi, kriz esnasında ve kriz sonrasında check-list’ler oluşturun

Kazadan önce operasyonel aksiyon planları kurun. Planı yıllık gözden geçirin

Kriz esnasında gerekli telefon ve isim listelerini elinizde bulundurun

Hastalığın veya kazanın bölgesini check edin, gerekli güvenlik ve sağlık önlemlerini aldırın

Uygunsa bölgenin fotoğrafını çekin ve basın turu düzenleyin

Krizden sonra yapılan yardım için ilgililere memnuniyetinizi ve teşekkürlerinizi ifade edin

Medyadaki konu ile ilgili yazıları takip edin, yanlış varsa düzelttirin

Her hangi bir sakınca söz konusu olmadığı durumlarda muhabirleri olayı daha yakınen takip etmeleri için davet edin.

BASIN EKİPMANI OLUŞTURMA :

Tesisin basın ekipmanı için görevli oluşturun

Press kit’ini çekici, bilgilendirici, doğru, güncel ve tam olmasını sağlayın

Basın ekipmanı dosyasını yılda iki kez güncelleştirin ve medya listesindekilere gönderin

Basın kit’ini daima tesiste bulundurun

Tesisin satış ekipmanını asla basın kit’i olarak medya yetkililerine vermeyin. Bu aldatmaca olduğu gibi satış kitinde medyanın istediği her bilgi yoktur.

Basın kit’ini cazip bir klasörde PR Müdürünün kartviziti ile birlikte bulundurun.

Kit’de tesisin fotoğrafı, broşürü, tarife, basın bildirimleri ve bültenleri, tesis hakkında basında çıkan yazılar, kat planı, tesisin tarihçesinden renovasyona kadar backround enformasyon bulundurun

Basın duyurusunu özenle hazırlayın

Tesisteki çok önemli olayları, yeni atanmış üst düzey yöneticileri, yeniş atraksiyonları, özel anları tesisin tanıtımı için bulundurun

Tesise gelen önemli gazetecilerin ve medya görevlilerinin complimentary konaklamasını sağlayın

BASIN GEZİLERİ :

Yıllık İletişim Planının bir gereği olarak Basın Gezileri düzenleyin

Seçkin gazeteci ve medya mensuplarını tesisi tanıtmak ve dostluk kurmak için tesise davet edin

Basın gezisi check-list’leri hazırlayın

Teklif edilen geziden 2 – 3 ay önce hazırlıklarınızı yapın. Öncelikle hava yolu şirketinin rotası, basın indirimi uygulaması ve dönemlerini dikkate alın

Teklifin yapılacağı doğru kişileri belirleyin

Yazılı teklifte davet edilen medya görevlilerinin tirajları, ratingleri, okuyucu ve izleyici detayları, beklenen sonuçları, seyahatin nedenini, ne tip medyaya yönelik olduğunu belirtin

Teklif edilen seyahatten 1 – 2 ay önce ideal yayın organı listesini yukarıdan aşağıya sıralayın

Telefonla ön görüşmeler yapıp, tesisin o gazetenin okuyucuları ile tanışmak istediğini ve bu nedenle teklifte bulunduğunu belirtin

Seyahat için bütçenizi gerekirse revize edin. Genel kural olarak ev sahibi tesis olarak tüm masrafları karşılayın

Davet edilen gazetecileri ve medya görevlilerini hava yolu şirketine bildirin

Davetli medya mensuplarının vize vs. zorunluluklarını ve gerekenleri bildirin ve en az 2 hafta kala her şeyin yolunda olup olmadığını öğrenin

Uçak bileti vs. yi en az 3 hafta önce gönderin

Varış günü transferi sağlayın. Tesise varışta karşılama yapın.

Odadaki wellcome paketinde davetlilerin oda numarası, şehir haritası ve tur bilgilerini içeren ‘’Wellcome to Destination’’ paketini odada bulundurun.

Davetlilerin dönüşünde hemen teşekkür mektubu yazı ve bir hatıra malzemesi gönderin

Oteldeki bu tür olaylar ve toplantıları iyi organize edin ve iyi değerlendirin

Özel olaylar, Seminer ve Kongreler için check-list’leri 2 ay önceden yapmaya başlayın.          

KAYNAK:WWW.VİKİPEDİ HALKLA İLİŞKİLER.COM