Kategori: HALKLA İLİŞKİLER

Problemin doğru, yalın ve eksiksiz belirlenmesi, araştırma sürecinin başlangıç noktasıdır. Araştırmanın, bu problem ekseninde şekilleneceği gerçeği, problem tanımını önemli kılmaktadır. Yukarıda belirtilen içsel ve dışsal faktörler de hangi araştırma modelinin uygulanacağını belirlemekte rehber niteliğindedir.

Halkla ilişkiler kampanyalarında araştırma dizaynı, biçimsel ve biçimsel olmayan araştırma yöntemleri olmak üzere iki ana başlık altında tasarlanır. Unutulmamalıdır ki hangi yöntem seçilirse seçilsin, verilerin yorumlanması uzmanlık gerektiren bir aşamadır. Veriler doğru şekilde yorumlandığı takdirde araştırma problemin çözümüne hizmet edecektir. Aksi takdirde yapılan araştırma zaman kaybından ve maddi kayıptan öteye geçmeyecektir. Günümüzde bilimsel araştırma yöntemlerinin gelişmesine rağmen, halkla ilişkiler uygulayıcıları biçimsel olmayan araştırma yöntemlerini de benimsemektedirler. Zayıf yönlerin ve amaçların doğru belirlenmesi durumunda biçimsel olmayan araştırma yöntemleri, organizasyonların problemlerini çözmede oldukça işlevseldir.

Biçimsel Olmayan Araştırma Yöntemleri

Biçimsel olmayan araştırma yöntemleri, halkla ilişkiler uygulayıcılarının ve/veya organizasyon yöneticilerinin kendi çabaları sonucu elde ettiği veriler şeklinde tanımlanabilir. Örneğin, bilirkişiler ve kanı önderleri, fokus gruplar, kurullar, gelen telefonlar ve postaların analizleri,alan raporları, medya içerik analizleri gibi yöntemler, biçimsel olmayan araştırma yöntemlerindendir. Bu araçların ortak özelliği, verilerin herhangi bir profesyonel yardım almadan, organizasyonca elde edilebileceğidir. Ancak verilerin bilimsel kavramlar, kurallar ve uygulamalardan yararlanılarak elde edileceğinin unutulmaması gerekir. Çünkü biçimsel olmayan yöntemlerle toplanmış ve değerlendirilmiş bir araştırma verisi, bir halkla ilişkiler kampanyasının başarısında etkili rol oynamaktadır.

Bilirkişiler vasıtası ile toplanan veriler, problemin çözümüne fayda sağlayacak alanlarda profesyonelleşmiş kişilerin fikir, tanı ve tecrübelerinin, problemin çözümüne yönelik yorumları ve bulguları içermektedir. Bu kişilerin görüşlerine başvurulduğu alanda uzman ve güvenilir olmaları son derece önemlidir. Bilirkişilerin kimler olacağı, problemin niteliğine göre değişmektedir. Ekonomistler, gazeteciler, köşe yazarları, doktorlar, akademisyenler, sendika liderleri bilirkişi örneklerinden sayılabilir. Sigaranın çocuklar üzerine etkisinin sanıldığından daha fazla olduğunu kamuoyuna duyurmak amacıyla yürütülen bir halkla ilişkiler kampanyasında, bu etkilerin neler olduğunu söyleyecek bir doktorun bilgilerinden faydalanmak, araştırma konusunda halkla ilişkiler uygulayıcılarına büyük fayda sağlayacaktır. Bunun yanı sıra, bu bilirkişilerle yapılan derinlemesine görüşmeler, problemin nasıl çözüleceği konusunda yöneticilere son derece faydalı bilgiler verebilmektedir.

Fokus grup yöntemi, bir grup insanla, araştırma konusu üzerinde yapılan bir toplantı şeklinde gerçekleştirilir. Halkla ilişkiler ve tüketici araştırmalarında sıkça uygulanan bu yönetimin başarılı olmasında rol oynayan en büyük etkenlerden biri, toplantıyı yönetecek kişinin, verileri toplama ve mülakat becerisine sahip olması gerekliliğidir. Araştırmacılar, bu yöntem sayesinde beklenmedik tepkiler ve gelişmelerle karşı karşıya kalabilirler. Bu tepkilerin ve gelişmelerin bir kampanya öncesi görülmesi, araştırmacılar için olası sürprizlerin ortadan kaldırılmasını sağlayacaktır. Hedef kitleyi temsil eden grupta kişi sayısı 6 ile 12 arasında değişebilir. Oturumlar, katılımcıların tüm detayları görebileceği ve yorum getirebileceği yazılı, işitsel ve görsel materyallerden oluşan ekipmanlarla gerçekleştirilebilir. Orta öğretimde yer alan müfredatın gerçekleştirilmesi için gerekli malzemelerin dış kaynaklar tarafından nasıl elde edilebileceği konulu bir focus grup çalışması, 10 öğretmen eliğinde uygulanabilir. Örneklemin doğru seçilmesi, tüm hedef kitleye uygulanacak bir halkla ilişkiler çalışması için son derece önemlidir. Çünkü bu yöntemde yer alan kişilerden elde edilecek bilgilerin doğruluğu ve temsil yeteneği, kampanyaya yön verecek çalışmaların rehberi niteliğindedir.

Uzun vadeli program ve sorunlarda bir komite veya kuruldan alınan veriler bazen bir grup oturumundan daha fazla bilgi sahibi olmamızı sağlayabilir. Kurullardan alınan veriler ön değerlendirme aşamalarında organizasyonlara son derece yardımcı olmaktadır. Örneğin piyasaya sürülecek bir ürünün fiyatlandırılmasında göz önüne alınan kriterler bu tür komiteler tarafından halihazırda belirlenmiştir. Bu veriler de organizasyonun yanlış bir fiyat politikası izlemesini engeller.

Günümüzde tüketiciler ürün ya da hizmetler hakkında öğrenmek istediklerini, şikayetlerini hatta siparişlerini telefonla gerçekleştirebilmektedirler. Günümüzde günde yaklaşık 6000 telefon alan şirketler bulunmaktadır. Tüketicilerin kullandıkları bu araçlar aynı zamanda organizasyon için de bir veri kaynağı niteliğindedir. Bir şikayet göz önünde bulundurulduğu zaman, hangi üründen ne tür şikayetlerin geldiğini görmek bir organizasyon için en etkili uyarı mekanizmalarından biridir. Bu mekanizmaya giren uyarılar, ürün ya da hizmetin kalitesini olumlu yönde etkileyebilecek verilerdir. Günümüzde 800’lü hat olarak bilinen ve ardından çıkan 444’lü numaralar, bu işlevi gerçekleştirmektedir. Bu hatların organizasyona sağladığı diğer bir fayda ise, tüketicileri birebir iletişim ile bilgilendirebilmesidir. Ürün ya da hizmet hakkında istenilen bilginin doğru, tam ve güvenilir kaynaklardan tüketiciye verilmesi, hedef kitlede güven duygusunu sağlama açısından son derece önemlidir. Telefon ve postalar dışında, tüketicilerden bilgi alma ve tüketiciyi bilgilendirme araçlarından biri de internettir. Günümüzde sıkça kullanılan bu iletişim aracı, hedef kitlelerine ulaşma amacıyla kullanılan en etkili yollardan biridir. Elektronik posta aracılıyla tüketiciler, şikayet ve dileklerini bu iletişim aracı sayesinde organizasyonlara iletebilecek, organizasyondan haber alabileceklerdir. Bu iletişim aracı ile alınan bilgiler de bir araştırma verisi olarak değerlendirilir. Diğer veri toplama yöntemlerinde olduğu gibi bu veriler titizlikle incelenir. Ayrıca kurumsal kimlik ve duyurumların hedef kitlelere ulaştırılmasında son derece etkili olan internet, günümüzde organizasyonların olmazsa olmaz unsurlarından biri haline gelmiştir.

Birçok organizasyonun değişik bölgelerde ajanları, temsilcileri veya belirli bölgelerde seyahat eden çalışanları bulunmaktadır. Bu ajanlar dinleme ve gözlem üzerine aldıkları eğitim ile sektörde yer alan değişimler ve gelişmeler hakkında bilgi toplarlar. Organizasyonun gözü kulağıŽ görevini üstlenen bu çalışanlar, edindikleri bilgileri raporlaştırarak ilgili yöneticilere iletirler. Diğer biçimsel olmayan araştırma yöntemleri gibi alan raporları, sağladığı bilgiler ışığında yöneticilere, problemin çözümüne ya da nedenine yönelik fikir geliştirmelerinde yardımcı olmaktadır.

Biçimsel Araştırma Yöntemleri

Biçimsel ve biçimsel olmayan araştırma yöntemlerinin amacı, doğru ve kullanışlı bilgi elde etmektir. Biçimsel yöntemler ile elde edilen veriler, bilimsel yollarla seçilmiş temsili örneklemlerden elde edilen veriler aracılığı ile toplanır. Biçimsel olmayan yöntemler kullanılarak çözüm bulunamayan problemler, biçimsel metotlar kullanılarak çözülebilir. Biçimsel araştırma yöntemlerinde, araştırmanın amacından çok kullanılacak yöntemin seçimine yönelmek zaman ve kaynak kaybına yol açabilir. Biçimsel yöntemler, araştırma sorusunun ve amaçlarının açıkça tanımlanması ardından araştırma dizaynının seçimi ile faydalı olur. Doğru seçilmiş temsili örneklemden yola çıkarak bu sürecin doğru takip edilmesi, halkla ilişkiler uygulayıcılarına, hangi yolu takip edecekleri konusunda yardımcı olmaktadır. Verilerin analizi konusunda bilgili kişilerin araştırma sürecinde yer almaları, yanlış yorumlamaları en aza indirecektir.

Biçimsel araştırma, sadece organizasyon tarafından yapılan bilimsel verileri içermez. İkincil veriler, başkaları tarafından yapılmış araştırmaları içermektedir. Değişik amaçlarla yapılan bir araştırmanın verileri, gerek kısmen gerekse tamamı problemimizin çözümüne yardımcı olabilir.

Hükümetlerin veya devlet kurumlarının yapmış olduğu araştırmalar, elde etmek istediğimiz verilere ulaşmamızda bize kolaylık sağlayacaktır. Örneğin Devlet İstatistik Enstitüsü’nün yurt genelinde yaptığı araştırmalar, topladığı veriler, bir organizasyonun araştırma hedeflerini içerebilir. Tarım, sanayi, eğitim, gelir dağılımı gibi konular veri kaynakları arasında yer almaktadır.

Hükümetin organlarının yanı sıra özel araştırma şirketlerinin verileri de kullanılmaktadır. Tüketici davranışları ve eğilimleri, sektörlere ilişkin pazar payları, tüketim alışkanlıkları, hedef kitlenin demografik ve psikografik yapısı gibi veriler özel araştırma şirketlerinden maddi karşılığı ödendiği takdirde temin edilebilir. Ayrıca üniversitelerin araştırma fonları, elde ettikleri araştırma verilerini organizasyonlarla paylaşabilirler. Bu fonlardan çıkan sonuçlar da organizasyonun problem çözümünde faydalı olabilmektedir. Bilimsel araştırmaların yer aldığı makaleler, yayınlar, kitaplar da kullanılan ikincil araştırma verileri arasında yer almaktadır. İçerik analizi, medyada yer alan haberlerin araştırma amacına uygun olarak taranması şeklinde gerçekleştirilir. Basın kupürleri ve izlenme oranları, içerik analizinde takip edilen verilerdir. Bu araştırma yönteminde kimin ne duyduğu ya da ne okuduğu değil, neyin basılıp neyin yayınlandığı önemlidir. İçerik analizi, mesajın algılanıp algılanmadığı ya da hedef kitlenin mesaja inanıp inanmadığı ile ilgilenmez. Önemli olan organizasyon ve problem hakkında çıkan haberlerin medyada ne kadar yer aldığıdır.

İçerik analizinden çıkarılabilecek diğer bir veri ise gelecekte kamuoyunun hangi konuda yoğunlaşacağı yolundaki ipucudur. Medyanın, eğilimler üzerine yaptığı yorumlar ve etkiler, hedef kitlenin yönlendirilmesi açısından son derece önemlidir. Bu öngörüleri değerlendiremeyen, göremeyen organizasyonlar, problemin çözümünü bulamazken, yeni problemlerin doğmasını engellemede de geç kalırlar.

Bilimsel araştırma yöntemleri kullanılarak yapılan anketler, veri elde edilmesinde kullanılan yöntemlerdendir. Anket gönderimi ve mülakat, bu amaca hizmet eden araçlardır. Anket gönderimi yönteminin en avantajlı yönü, zaman ve para tasarrufu sağlamasıdır. Bunun yanında deneklerin baskı altında kalmadan anketi cevaplamaları ve kimliklerinin bilinmemesi gibi etkenler, anketin avantajlı yönlerinden sayılabilir. Dezavantajı ise anket geri dönüş oranının düşük olma riskinin mevcut olmasıdır. İstenilen miktarda alınamayan anket sonuçları, araştırmacıyı bir genelleme yapma konusunda zor durumda bırakabilir. Ayrıca deneklerin hangi koşullar altında anketi yanıtladığının bilinmemesi ve soruları anlamamalarına yönelik şüpheler, bu yöntemin dezavantajlarından sayılabilir.

Kişisel mülakatlar, denek üzerinde kontrol sağlama imkanı verirken maliyeti ve anket için harcanan zamanı da artırmaktadır. Çünkü kişisel mülakat için istihdam edilecek anketör, araştırmaya maliyet ve zaman kaybı getirecektir. Araştırmacılar, bu maliyeti azaltmanın yolunu, anketi telefonla gerçekleştirmede bulmuşlardır. Değişik sistemlerle telefon rehberinden seçilen örnekleme uygulanan anketin dezavantajları ise aranan kişinin telefon rehberinde yer almaması, aranılan yerde bulunamaması ve anket sorularına cevap vermek istememesi şeklinde sıralanabilir.

Aygaz Ev Kazalarına Karşı UyarıyorŽ kampanyasının araştırma verileri de yukarıda yer alan araştırma çeşitleri kullanılarak elde edilmiştir. Kampanyanın araştırma aşamasında veriler, ikincil araştırma ile toplanmıştır. Kuruluşun pazarlama amaçlı halkla ilişkiler uygulamalarına ilişkin veriler, Şubat 1996-Kasım 1997 Focus Müşteri Memnuniyeti ve 1996 Ocak ayına ait segmentasyon araştırmasının çarpıcı sonucu; LPG sektörünün lider markası Aygaz’ın tüketiciler nezdinde soğuk bir markaŽ olarak algılanmasıydı. Araştırma verilerine göre, Aygaz yalnızca kâr amacı gütmeyen, kamu yararına faaliyetlerde bulunan, tüketiciye yakın bir kurum ve marka olarak konumlandırma gereği ortaya çıkmıştır. Bu ihtiyaç, Aygaz ile hedef kitlesi arasında iletişimi artırıp duygusal bir bağ oluşturmak ve kendilerini Aygaz’a yakın hissetmelerini sağlamak olarak belirlenmiştir. Bu verilerin elde edilmesi Aygaz’ın halkla ilişkiler uygulamasına başlama noktası olarak değerlendirilmektedir. Kampanya sonrasında yapılan araştırmalar neticesinde elde edilen bulgular ise araştırmanın önemini bir kez daha vurgulamaktadır. Çünkü kampanya sonrası yapılan araştırmalar kampanyanın başarısı hakkında önemli ipuçları vermektedir.

Araştırma sonuçları yapılan uygulamalar ışığında 3 aşamada gerçekleşmiştir:
1. Kampanya 1. dönem sonrası araştırma (Strateji/Mori Omnibus)
– Tüketicilerin %78’i mesajları algıladılar.
– Tüketiciler kampanyanın Aygaz’ın güvenilir marka imajı ile örtüştüğünü düşündüler.
– Tüketiciler kampanyanın sürmesini istediklerini belirttiler.
2. Seminerler sonrası araştırma (Strateji / Mori)
– Araştırmaya katılanların %99’u kampanyayı çok faydalı bulduğunu belirtti.
– Araştırmaya katılanların %89’u kampanya kitapçığından faydalandığını belirtti.
– Araştırmaya katılanların hepsi kampanyanın sürmesini istediğini belirtti.
3. Medya ölçümlemesi (PR-Net / Delahay)
– Yansımaların %72’sinde kilit mesajlar kullanıldı.
– Yazılı basın yansımaları sonucunda 33 milyon kişiye ulaşıldı.
– 45 TV programında olumlu yansıma elde edilmiştir.
Kaynak: http://notoku.com/halkla-iliskilerde-arastirma-sureci-ve-onemi/#ixzz2lh4DaoSA

 

Ülkemizde halkla ilişkileri ilk uygulayan, kamu kurumları olmuştur. Kamu kurumlarındaki halkla ilişkilere yönelik yapılanmanın ardından, özel sektörde de halkla ilişkiler danışmanlıkları ihtiyacı oluşmuş ve özel sektör günümüzde halkla ilişkileri daha yoğun ve etkili kullanır hale gelmiştir.

Kamu Kurumlarında Halkla İlişkilerin Gelişimi

Ülkemizde halkla ilişkileri ilk uygulayan, kamu kurumları olmuştur. Kamu kurumlarındaki halkla ilişkilere yönelik yapılanmanın ardından, özel sektörde de halkla ilişkiler danışmanlıkları ihtiyacı oluşmuş ve özel sektör günümüzde halkla ilişkileri daha yoğun ve etkili kullanır hale gelmiştir.

Halkla ilişkiler bir yönetim fonksiyonu olarak bilinçli, örgütlü çabalar biçiminde 1960′lı yıllarda ve önce kamu yönetiminde görülmeye başlamıştır. Kamu kuruluşlarının halka ilişkiler çalışmaları “basın büroları” kurulmasıyla ortaya çıkmıştır. Bu bürolar basına yaptıkları açıklamalarda kuruluş hakkında kamuoyuna bilgi veren ve basında çıkan haberleri toplayarak kuruluş yöneticilerine kamuoyunun gazetelerce yansıtılan düşüncelerini ileten örgütler olarak çalışmışlardır (Asna, 1969). Basın bürosu, basın müşavirliği, yayın temsil şubesi, propaganda, basın yayın ve halkla ilişkiler, tanıtma şubesi, enformasyon şubesi, basın ve halkla münasebetler dairesi, neşriyat müdürlüğü, basın temsilciliği, kamu ve halkla münasebetler müdürlüğü gibi isimler altında yapılanmıştır.

Cumhuriyet döneminde, devlet-vatandaş ilişkileri çok partili hayata geçilmesinden sonra, hükümet programlarında, idari reform çalışma raporlarında, kalkınma planları ve yıllık programlarda önemli bir yer tutmuştur. Cumhuriyetin kuruluşundan, çok partili hayata geçilen 1946 yılına kadar görev yapan hükümetlerden yalnızca 1 Kasım 1946′da göreve başlayan Celal Bayar Hükümetinin programında polisin halkla ilişkilerine dair bir hüküm yer alırken, iktidarın demokratik seçimlerde halkoyu ile değişmesi gerçeği karşısında, devlet-vatandaş ilişkileri daha fazla sorgulanır hale gelmiştir. 1946′dan sonra görev yapan pek çok hükümetin programında devlet-vatandaş ilişkilerine dair görüş ve hedeflere yer verilmiştir.

Buna göre, 1947 yılı hükümet programında halkla ilişkilerle ilgili bakış açısı şu şekilde ifade edilmektedir: “Cumhuriyet rejiminin başlıca gayesi idare teşkilatının halkın menfaatlerinin hizmetinde olmasıdır. Bu bakımdan bütün idare ve emniyet teşkilatımızın kanunları tatbik ederken, vazifelerini yaparken, bu zihniyetle hareket ederek halkla iyi muamelede bulunmaları lüzumunda ısrarla duracağız. 1951 yılı hükümet programındaysa, “İçişleri prensibimiz, bütün idare cihazını halkın hizmetine vermektir. Bununla kastettiğimiz mana, idare cihazımızın demokratlaşmasıdır” denerek, devlet-vatandaş ilişkilerine yönelik bakış açısı dile getirilmiştir. (Bayramiç, 2005)

Türkiye’de halkla ilişkiler mesleğinin gerçek anlamda uygulandığı ilk birim, 1960 yılında kurulan Devlet Planlama Teşkilatı (DPT) bünyesindeki “Yayın ve Temsil Şubesi”dir. Planlı kalkınmanın kamuoyu ve basın desteği olmadan gerçekleşemeyeceği, acı reçeteler içerecek kalkınma planlarının halktan ve politikacılardan fedakârlık istenmesini gerektireceği uzmanlar tarafından bilinen bir konuydu. Planlı kalkınma düşüncesini kamuoyuna benimsetmek için ülkeye, topluma getireceği yararları anlatmak gerekliydi. DPT’ de bu görev Yayın ve Temsil Şubesi tarafından yürütülecekti. (Asna, 1997). 1960′lı yıllarda halkla ilişkiler sorumlusu, kuruluşu temsil etmek ve bunun için yayın yapmakla görevlendirilen kişiydi.

Planlamaya yönelik olarak yapılan halkla ilişkiler çalışmalarında, basınla ilişkilerin güçlendirilmesi, Beş Yıllık Kalkınma Planı’na ilişkin yıllık programlar ve tanıtıcı malzemelerin bastırılması, plan kavramı üzerine seminerler ve bilgilendirme toplantılarının düzenlenmesi yer almaktadır. Kalkınma planları ve yıllık programlarda devlet vatandaş ilişkileri, kamu yönetimi-halk ilişkileri önemle ele alınmıştır. Birinci Beş Yıllık Kalkınma Planı’nda, “halkın hizmetlere gönüllü katılma isteğinin teşvik edileceği ve değerlendirileceği, kamu kurumları ile halkın temas ve işbirliğinin gelişmesi ve daha verimli duruma getirilmesinin sağlanacağı” ifade edilmiştir. 1962 Yılında hazırlanan Merkezi Hükümet Teşkilatı Araştırma Projesi (MEHTAP) Raporu’nda, “devlet kuruluşlarının her kademesindeki çalışmalarda ve kararların alınmasında, halkla yakın temas sağlanmasının” zorunluluğu dile getirilip, Türk kamu yönetiminde çeşitli kademelerdeki her kurumun, kendi yapısına uygun biçimde halkla ilişkiler ve dinleme teknikleri kurması önerilmiştir.

Türkiye’de kamu kuruluşlarında halkla ilişkilerin gelişimini: 

1964 yılında kurulan Nüfus Planlaması Genel Müdürlüğü de halkla ilişkiler çalışmalarına öncülük eden bir başka kuruluştur. Tanıtma ve Halk Eğitimi Dairesi adı altında oluşturulan birim, hem doğum kontrolü ve aile planlaması konularını halka benimsetecek, hem de T. B. M. M. ‘den Nüfus Planlaması Yasa Tasarısı’nın geçmesinde rol alacaktı. Nüfus planlaması, tartışmalı bir konuydu. Yasayı kabul edecek olan milletvekili ve senatörler kendi aralarında fikir ayrılığı yaşıyorlardı. Bir kısmı, bu durumun Türkiye’nin nüfusunu azaltıp onu yabancı ülkelerin eline geçireceğini düşünürken, diğer bir kısmı ise, Türkiye’nin doğum kontrol ilaçları ve araçları için yeni bir pazar olarak görüldüğünü ileri sürüyorlardı. Nüfus artış hızını yavaşlatmanın ülke ekonomisine ve insan sağlığına yararı kimse tarafından düşünülmüyordu.

Aile planlaması çalışmaları, basın yardımıyla bütün kamuoyuna yayılırken, ülkenin her köşesinde toplantılar düzenlenerek, halka nüfus planlaması anlatılıyordu. Bir başka koldan ise, özellikle kadın-doğum uzmanları ile eğitim toplantıları düzenleniyordu. Türkiye haritası üzerinde hastaneler ve sağlık ocakları belirlenerek, burada çalışan hekimler ve sağlık personeli için kurslar gerçekleştirildi. Doğu Anadolu’dan başlayarak, ekipler halinde il ve ilçelere gidilerek toplantılar yapıldı ve konunun insan sağlığı ve aile bütçesi bakımından önemi anlatıldı. Çalışmanın başladığı ilk iki yıl içinde 250. 000 aile doğum kontrol yöntemi kullanmaya başladı. Bu başarı rastlantısal değildi. Konuya olan ilginin arkasında, halkın eğilimi ve konu ile ilgili halkla ilişkiler çalışmalarının başarısı yer almaktaydı (Asna, 1997).

1971 yılında hazırlanarak zamanın hükümetine sunulan İdari Reform Danışma Kurulu Raporu’nda, halkla ilişkiler ve enformasyon hizmetlerini yerine getiren kuruluş ve birimlerin genellikle yeterli ve etkin olmaktan uzak olduğu, bakanlıklarda ve gerekli görülen öteki kuruluşlarda tepe yöneticiye bağlı olarak halkla ilişkiler ve enformasyon birimleri kurulması gerektiği belirtilmektedir. Basın-Yayın Genel Müdürlüğü’nün Devlet Enformasyon Teşkilatı adı altında Başbakanlığa bağlı olarak yeniden örgütlenmesi ve kuruluşlarca yerine getirilen halkla ilişkiler ve enformasyon hizmetleri arasında koordinasyon sağlanması öngörüldü. 1984 yılında Bakanlar Kurulu’nca çıkarılan kararnamelerde, bakanlıklarda halkla ilişkiler danışmanlıklarının yer alması ve bunların görevleri belirtildi.

1985 ve 1989 yılları arasını kapsayan Beşinci Beş Yıllık Kalkınma Planı ve 1987 uygulama programında kamu personelinin halkla ilişkiler konusunda eğitimi ve tanıtmaya gereken önemin verilmesi öngörüldü. Kamu kuruluşlarındaki halkla ilişkiler örgütlerinden biri de 1982 yılında kurulan Devlet Tanıtma Teşkilatı ve Başbakanlık Müsteşarlığı’dır. 1985 yılında Tanıtma Fonu oluşturularak, belirgin etkinlikler için kullanılması öngörülmüştür. 1984 yılında kurulan Başbakanlık Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı’nın görevleri aşağıdaki gibi belirtilmektedir:

• Hükümet çalışmalarının  kamuoyundaki etkilerini değerlendirmek,
• Vatandaşlar tarafından Başbakanlığa gönderilen her türlü yazılı ihbar, şikâyet ve dilekleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemleri yapmak,
• Kamu görevleri ile ilgili olarak vatandaşlara idari danışma hizmeti yapmak, bu konularda Başbakanlığa bağlı kuruluşlar ve Bakanlıklardaki koordinasyonu sağlamak.
• Vatandaşın Dilekçe Hakkı Kanununa uygun olarak Başbakanlığa gönderdikleri her türlü yazılı ihbar, şikâyet, teklif ve dilekler, incelenerek değerlendirilmek; gereği yapılmak üzere ilgili bakanlık, valilik, kamu kurum ve kuruluşlarına iletilmek, dilekçenin hangi tarihte, hangi yetkili makama gönderildiğini de bir yazıyla dilekçe sahibine bildirilmek,
• Bakanlık, valilik ve kamu kurum ve kuruluşlarından gelen sonuçları da ayrıca dilekçe sahibine duyurmak,
• Sayın Başbakana ve Başbakanlığa bilgisayar ortamında ulaşan mesajları işleme almak,
• Başbakanlığa, Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca yapılan başvuruları yanıtlamaktır.

Bununla birlikte, Yedinci Beş Yıllık Kalkınma Planı’nda da halkla ilişkiler ve enformasyon hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu Basın Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü’nün görevleri genişletilerek Devlet Enformasyon Merkezi’ne dönüştürülmesi ifade edilmektedir. Merkezin; “devletin halkla ilişkiler ve enformasyon politikası ve hükümet stratejilerinin saptanması ve uygulamaların sonuçlarının izlenmesi, merkezi düzeyde alınan karar ve uygulamalar konusunda kamuoyunun aydınlatılması, bunlara tepkilerin saptanması ve değerlendirilmesi, kamu örgütlerince yürütülen halkla ilişkiler ve enformasyon hizmetleri arasında koordinasyon sağlanması, teknik ve standartların geliştirilmesi, yurttaşlık bilincini geliştirecek ve önemli konularda uzlaşma zemini oluşturacak şekilde karşılıklı etkileşimi arttırıcı danışmanlık hizmetlerinin sağlanması ve geliştirilmesi, devletin çeşitli konulardaki politikalarının yurt içinde ve yurt dışında benimsetilebilmesi için propaganda, istihbarat ve izleme çalışmalarının yapılması” konularında görev yapacağı ifade edilmektedir.

Özel Sektörde Halkla İlişkilerin Gelişimi

Kamunun açtığı yoldan yürüyen halkla ilişkiler sektöründeki gelişme, 1969 yılında Koç Holding bünyesinde Halkla İlişkiler Danışmanlığı’nın kurulmasıyla devam etti. Mobil, Shell gibi şirketlerin yurt dışındaki merkezleri, basın ve devlet kuruluşları ile ilişkilerini içeren ve adına dış ilişkiler ya da kamu ilişkileri birimleri denilen birim, Koç Holding bünyesinde iç ilişkileri yürütmek amacıyla kuruldu. Bu çerçevede yapılan işler, tören ya da yeni ürün sunumu, çeşitli işçi-işveren sorunlarının çözümü, kuruluş yayın organı hazırlanması, basınla ilişkiler, sponsorluk projelerinden meydana geldi.

Koç Holding’in ardından, Sabancı, Yaşar Holding, Hürriyet ve Milliyet gazeteleri, büyük banka ve şirketlerde de halkla ilişkiler birimleri kuruldu. 1970 ve 1980 yılları arasında kuruluşlarda halkla ilişkiler birimi oluşturma oranı hızla artı. 1972 yılında ülkedeki bir kaç halkla ilişkiler çalışanı bira araya gelerek Halkla İlişkiler Derneği’ni kurdular. 1974 yılına gelindiğindeyse, ilk özel halkla ilişkiler şirketi A&B Halkla İlişkiler, Alaeddin Asna tarafından kuruldu.

O yıllarda iş dünyasında halkla ilişkileri ne olduğu bilinen bir kavram değilken, yıllar içinde şirket portföyüne katılan her biri sektörünün önde gelen kurumları olan müşterilerine farklı bir hizmet türü önerdi. “Toplam İletişim Hizmetleri” olarak tanımlanan yeni yaklaşımıyla, hizmet kapsamını ve insan kaynaklarını “yönetim danışmanlığı” da yapacak şekilde geliştirdi. Günümüze gelindiğinde bir halkla ilişkiler şirketinden alınabilecek hizmetleri aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz.

 

1. Kurumsal iletişim: Yönetim kademesiyle görüş birliği içinde hedef kitleyi saptar. Kuruluşla hedef kitlesi arasında sağlıklı bağlar kurup geliştirecek, kuruluşun toplum içindeki prestijini artıracak projeler üretir. Müşterisinin kurumsal hedeflerini destekleyecek özel etkinlikler planlar ve uygular. Bilim, spor, kültür ve sanat dallarında sponsorluk projeleri geliştirir. Sivil toplum kuruluşları, fikir öncüleri ve akademik çevreyle ortak proje geliştirilmesine fırsat yaratır. Müşterisini, kamuoyundaki gelişmeler ve toplumsal akımlardaki değişimler hakkında bilgilendirir.

2. Entegre pazarlama iletişimi: Pazarlama faaliyetlerini iletişim olgusu içinde değerlendirir. Kurumsal duruş ve pazarlama hedefleriyle eşgüdümlü, kısa ve uzun vadeli iletişim programları hazırlar. Hedef kitlenin ihtiyaçlarını ve ilgisini belirleyerek, satış ve pazarlamayı destekleyecek projeler geliştirir. İlgili departmanların iletişim odaklı çalışmalarına destek verir. Marka yaratılması ve konumlandırılması çalışmalarını destekler. Büyük çaplı pazarlama projelerinde, reklam ve araştırma konularında faaliyet gösteren şirketlerle eşgüdüm halinde çalışır.

3. Kriz yönetimi: Kriz dönemlerinde üst yönetime stratejik danışmanlık yaparak iç ve dış iletişim ağını oluşturur, yönetmek, olası krizleri öngörmek, proaktif tedbirler geliştirmek, doğru bilgiyi, doğru kitleye, doğru zamanda ulaştırmak, kamuoyunun algılamasını değiştirecek, krizi avantaja dönüştürecek yöntemleri planlamak ve uygulamak.

4. Basınla ilişkiler: Müşterilerinin basınla ilişkilerini disipline etmek, basın bülteni hazırlamak, basın toplantısı ve gezisi düzenlemek, özel haber ve röportaj fırsatı yaratmak medyada müşterisi, rakipleri ve sektörüyle ilgili çıkan haberleri izleyerek, sonuçları kendi tasarladığı tekniklerle analiz etmek. Müşterisine medyayı tanıtarak, yaşanan gelişmelerle ilgili güncel bilgileri aktarmak, müşterisinin çalışanlarını medya ilişkileri ve halkla ilişkiler konularında eğitmek.

5. Lider yönetimi: Hizmet verdiği kuruluşun üst yönetimini, sektöründe saygın, güvenilen, danışılan ve referans kabul edilen kişiler olarak konumlandırmak.

6. Kurum içi iletişim: Yönetim kademesiyle görüş birliği içinde iç iletişim programını hazırlamak ve uygulamaya destek vermek, çalışanların iletişime açık olmasını, kuruluşun misyon ve hedeflerine sahip çıkmasını sağlayan etkinlikler planlamak ve uygulanmasına destek vermek, iç iletişimi artıracak projeler geliştirmek, kriz durumlarında ve şirket birleşmelerinde iç iletişim kanallarını yönetmek

Halkla ilişkiler disiplini gelişirken, meslekleşme yolunda da birçok adım atılmıştır. 1950 yılı Mart ayında İngiltere, Fransa, Norveç ve ABD’li halkla ilişkiler uzmanlarının katılımlarıyla Hollanda’da IPRA (Uluslararası Halkla İlişkiler Derneği) oluşumu bir araya geldi Gerçek anlamda uluslararası bir dernek olarak kuruluşu ise, Mayıs 1955 tarihinde IPRA Konseyi’nin seçimiyle gerçekleşti. Yapılan toplantılar sonrasında kurucu ülkeler arasına Avustralya, Belçika, Kanada, Finlandiya, İtalya ve İsviçre de katılmıştır. Türkiye’den 1960 yılında ilk kez Ahmet Ramazanoğlu’nun üye olduğu IPRA’nın 12 Mayıs 1965′te Atina’da gerçekleştirilen toplantısında kabul edilen Atina Bildirisi, dünyada halkla ilişkiler mesleğinin ilk yazılı anayasası oldu. Ülkemizin önde gelen halkla ilişkiler uzmanları arasında yer alan Betül Mardin ve Ceyda Aydede IPRA’nın 50 yıllık tarihinde Türk dünya başkanları olarak görev yaptılar. Birleşmiş Milletler tarafından Sivil Toplum Örgütü olarak kabul edilen IPRA, UNESCO tarafından uygulanan programlara da katılmaktadır. Merkezi İngiltere’de bulunan dernek, üst kademelerdeki halkla ilişkiler uzmanları, şirket sahipleri, öğretim görevlilerini katıldığı bir kuruluştur. Dünya çapında yaygınlığı olan, birçok ülkeden üyesi bulunan ve Birleşmiş Milletler örgütü tarafından tanınan tek halkla ilişkiler kuruluşu olan IPRA’nın Yönetim Kurulu 12 ülke ve 13 üyeden oluşmaktadır.

Ülkemizdeki mesleki örgütlenmenin ilki ise, halkla ilişkiler uzmanlarını bir çatı altında toplayarak meslek içi dayanışma sağlamak, mesleğin tanınması, yerleşmesi ve gelişmesi yolunda çalışmalar yapmak üzere 1972 yılında kurulan Halkla İlişkiler Derneği’dir. Alâeddin Asna, Ahmet Ramazanoğlu, Affan Başak, Ayşegül Dora, Babür Ardahan, Canan Usman, Cüneyt Koryürek, Ender Gürol, Mehmet Akter, Mehmet Turaç, Necdet Günkut, Rıdvan Menteş ve Sağlam Dalaman derneğin kurucuları arasındadır. Halkla İlişkiler Derneği, Türkiye’de Halkla İlişkiler mesleğinin dünya standartlarında uygulanmasını sağlamak ve sektöre yeni katılanlarla uzmanlara mesleki gelişmelerinde ışık tutmak için üyeleri ve sektör nezdinde akademik, mesleki ve toplumsal sorumlulukların gereklerini en üst düzeyde ve katma değer yaratacak bir anlayışla yerine getirilmesini hedeflemektedir.

KAYNAK: http://notoku.com/turkiyede-halkla-iliskiler/

Dış halkla ilişkiler ortam ve araçlarını; basılı, görsel-işitsel, diğer görsel-işitsel ve organizasyon faaliyetleri başlıkları altında inceleyeceğiz.

BASILI ARAÇLAR

Gazeteler

Geniş halk kitlelerine, kurumların faaliyetleri ile ilgili haberlerin gönderilmesinde yararlanılan basılı araçların başında günlük olarak yayınlanan gazeteler önemli bir yer tutmaktadır. Kurum ile ilgili olumlu haberlerin gazetelerde yer alması, halkla ilişkiler çalışmaları açısından son derece önemlidir. Basın İlan Kurumunun 2005 verilerine göre, Türkiye genelinde toplam 821 günlük gazete yayınlanıyor. Bu rakamın 521′ini yerel günlük gazeteler oluşturuyor. Gazetelerin 122′si ilçelerde yayınlanıyor. Türkiye’de günlük yerel gazete yayınlanmayan sadece iki ilimiz bulunuyor. Yüksek tirajlı gazetelerimizin büyük bir kısmının merkezi İstanbul’dadır. Ancak bu gazetelerin başta Ankara ve İzmir olmak üzere birçok kentte temsilcilikleri ve matbaaları ve yurt dışında da büroları bulunmaktadır. Bölgesel habercilik ve buna paralel olarak gelişen bölge sayfalarına, hemen hemen bütün gazetelerde rastlanmaktadır. Gazeteler, sayfalarında ağırlık verdikleri haber türlerine göre; politika, ekonomi, aktüalite (magazin) ve spor gazeteleri olarak sınıflandırılabilir. Her gazetenin farklı okuyucu kitlesi olduğu unutulmamalıdır.

Halkla ilişkiler görevlileri, işledikleri konu açısından, hangi gazetelerin uygun olacağını gazetelerin okuyucu profiline ilişkin araştırmalardan yararlanarak belirlerler. Genellikle günlük gazetelerin sayfalarında genel, dış ve magazin haberleri, yorumlar-makaleler, televizyon programları ve haberleri ile kültür, sanat, spor, ekonomi gibi bölümler yer alır. Gazetelerin izlediği yayın politikasına göre bu bölümlerin bir ya da bir kaçı diğerlerine göre daha ön planda olabilir. Her gazetenin bir diğerine göre değişik iç organizasyon yapısı olmakla birlikte, bu yapı genellikle, yazı işleri ile idare ve olmak üzere iki bölümden oluşur. Halkla ilişkiler görevlilerinin, yazı işleri bölümü içindeki servislerle ilişki içinde olmaları gerekir. Yazı işleri bölümünü oluşturan servisler ve kişiler ise genellikle şu adlarla tanınırlar:

Haber müdürlüğü: (iç haberler, dış haberler, istihbarat servisi) Magazin sorumluları Spor sorumluları Fotoğraf editörü (foto muhabirleri) Sorumlu müdür Yayın koordinatörleri Yazı işleri gece sorumluları Düzeltmenler Temsilciliklerdeki haber müdürleri Araştırma servisleri Dizgi servisleri Sayfa sekreterleri

Gazetelerden en iyi şekilde yararlanmak için “zamanlama” konusuna dikkat edilmesi gerekir. Basın teknolojisindeki gelişmelere karşın yine de gazetelerin en kısa zamanda hazırlanması, yani sayfalarının erken bağlanması zorunluluğu bulunmaktadır. Bu nedenle, halkla ilişkiler görevlileri, her gazetenin son haber kabul saatini çok iyi bilmeli ve çalışmalarını buna göre planlamalıdırlar.

Dergiler

Aktüalite, kadın, gençlik, çocuk, sağlık, spor, politika, reklamcılık, pazarlama ve daha pek çok konuda yüzlerce dergi yayınlanmaktadır. Her bir derginin okuyucusu bir diğerine göre farklı olabilir. Gazetelere oranla güncel bir olayı daha derinlemesine inceleme olanağına sahip dergiler genellikle haftalık, aylık ve üç aylık olarak yayınlanırlar. Dergiler gazetelere oranla bazı avantajlara sahiptirler. Öncelikle, dergilerin baskı kalitesi, gazetelerin baskı kalitesine oranla daha iyidir. Çoğunlukla renkli ve kaliteli kâğıda basılırlar. Bu yüzden fotoğraflar, şekiller, grafikler ve benzeri görsel öğeler dergilerde daha güzel görünür ve okuyucu üzerinde daha etkili olur. Ayrıca dergiler gazetelerden daha uzun süre elden ele dolaşır. Berbere, doktor muayenehanesine veya bir kafeye gittiğinizde ilk gözünüze çarpan şey, sehpaların üzerindeki dergiler olur. Bu nedenle dergiler, çok uzun bir süre, çok kişi tarafından okunmaktadır. Bu yüzden, halkla ilişkiler görevlileri çalıştıkları kurum hakkında hedef kitleler üzerinde bir kalite algısı yaratmak veya uzun bir süreçte olabildiğince fazla sayıda insana ulaşmak amacıyla dergilerden yararlanabilirler.

Kitaplar

Kurumların bilgi toplama ve bilgi yayma amaçlı çalışmaları için yararlandıkları kitaplar, basılı halkla ilişkiler araçları arasında önemli yer tutmaktadır. Kitaplar, kuruluşların yıldönümlerinde, kuruluşun tarihçesini, kurucularının hayatlarını anlatan türde hazırlanabileceği gibi, kuruluşun sunduğu mal ya da hizmetlerin tanıtımı amacıyla da hazırlanabilir. Kurum tarafından bastırılan bu kitaplar, hedeflenen gruplara, kütüphanelere ücretsiz dağıtılabileceği gibi çok düşük fiyatlarla satışa da çıkarılabilir.

El Kitapları

El kitapları, kurumun uğraşı alanları ile ilgili konular, yeni projeler, karşılaşılan sorunlara ilişkin bilgilerin yer aldığı ve resimden çok yazıya ağırlık verilerek düzenlenen yayınlardır. El kitapları, her an başvurulabilecek bir kaynak olma özelliği nedeniyle elden geldiğince öz bir şekilde, herkesin anlayacağı bir dille yazılmalıdır.

Broşürler

Küçük dergi boyutlarında, az sayfalı ve bol resimli olarak hazırlanan broşürler genel ve özel amaçlı olarak tasarlanabilir. Genel amaçlı broşürler, kurum için olumlu imaj yaratmaya yönelik, kurumun tarihçesi, uğraşı konusu gibi genel konuları çarpıcı bir şekilde işleyecek şekilde hazırlanır. Özel amaçlı broşürler ise belirlenmiş bir hedef kitleye yönelik olarak kurumun ihracat hacmi, üretim teknolojisi, yeni ürün çeşitleri gibi daha özel konulara ilişkin bilgi vermeyi amaçlar. Bir broşürün en önemli sayfaları, ön ve arka kapakları ile ortadaki iki sayfadır. Broşür ele alındığında okuyucuların dikkati bu sayfalarda toplanmaktadır. Bu nedenle kapak sayfalarının çekici, orta sayfaların ise en önemli konuları iyi bir şekilde sunacak biçimde tasarlanması gerekir. Halkla ilişkiler çalışmalarında çok sık kullanılan broşürlerin, ilgi çekici olabilmesi için; yazıların, fotoğraf, resim gibi görsel malzemelerle birlikte çarpıcı bir grafik düzeni içinde sunulması önemlidir.

Bültenler

Kurumun çalışmalarından, ilgili kişi ve grupları bilgilendirmek amacıyla, belirli zamanlarda yayınlanan çok sayfalı mektuplar, bülten olarak adlandırılır. Bültenler, kurumun dış halkla ilişkiler kadar, iç halkla ilişkilerinde de kullanılmaktadır. Bültenler, iç halkla ilişkiler çalışmalarında işgörenlerin kendileri ve kurumlarıyla ilgili haberleri, çalışmaları, alınan kararları öğrenmelerine yardımcı olurlar.

Yıllıklar

Yıllıklar, kurumun bir yıl içinde gerçekleştirdiği çalışmalarının anlatıldığı bir yayın türüdür. Kurumun açıklık politikası bağlamında bilançosu, kar ve zarar tablosu gibi muhasebe kayıtlarının yanı sıra kurumun tarihçesi, yöneticileri, üretim teknolojisi gibi kurum ile ilgili ansiklopedik bilgiler de yıllıklarda yer alabilir. Kurumun ilişkide bulunduğu kişi ve kurumlara ücretsiz olarak gönderilen yıllıklar, aynı zamanda basın kuruluşlarının da yararlanacağı önemli bir haber kaynağıdır. Bu nedenle, yıllıkların doğruluk ve dürüstlük ilkelerinden ayrılmaksızın yazı, fotoğraf, tablo, şekil gibi unsurların çarpıcı bir grafik tasarımı ile abartıya kaçılmadan sunulmasına dikkat edilmesi gerekir.

Raporlar

Raporlar; kurumların, faaliyet gösterdikleri sektörün sorunları, ülke ekonomisi, işsizlik ya da işçi-işveren ilişkileri gibi konularla ilgili görüşlerin, araştırmaların yer aldığı bir yayın türüdür. Kurumların sosyal sorumluk anlayışı doğrultusunda geliştirdiği çalışmalarının bir uzantısı olan raporlar, halkla ilişkiler organı olarak oldukça etkilidir.

Mektuplar

Mektuplar, kişisel ve iş olmak üzere iki sınıfta toplanır. Halkla ilişkiler çalışmalarında daha çok iş mektupları kullanılır. İş mektupları, bir olayın ya da yeniliğin duyurulması, belirli bir konuda mektup yazılan kişinin görüş ve düşüncelerinin sorulması veya bir etkinliğe davet için kaleme alınır. Mektupların, kuruluşun üst düzey yöneticileri tarafından imzalanması, mektup yazılan kişiye verilen önemi göstermesi bakımından önemlidir. Diğer yandan, kişisel ilişkileri geliştirmek bakımından, mektuplarda resmiyetin yanı sıra, özel nezaket cümlelerinin de yer alması gerekir. Mektuplar için olduğu kadar diğer basılı her iletişim aracı için “adres” son derece önemlidir. Bunun için, halkla ilişkiler biriminin ayrıntılı ve düzenli bir adres dosyasına sahip olması gerekir. Adresler, çeşitli ölçütlere göre sınıflandırılmalı ve her biri ayrı elektronik belleklerde yer almalıdır. Adreslerdeki değişiklikler dikkatle incelenmeli ve gerekli düzeltmeler geciktirilmeden yapılmalıdır. Unutulmamalıdır ki; bir halkla ilişkiler görevlisinin en önemli hazinelerinden birisi de sahip olduğu adres dosyasıdır.

Afişler

Halkla ilişkiler çalışmalarında çok sık kullanılan basılı araçlardan birisi olan afiş, kişisel olarak tanımadığımız kişilere mesajımızın en çarpıcı şekilde ulaşmasını sağlar. Afişlerin, genel olarak insanların yürürken ya da taşıtlarıyla hareket halindeyken bir bakışta görebilecekleri ve mesajı algıladıklarında etkilenmelerini sağlayacak şekilde hazırlanması gerekir. Afişin ilk amacı, çekici bir görsel düzenleme ile göze çarpmaktır. Bu nedenle, bir afişte yazıdan çok resim, fotoğraf gibi görsel öğelere ağırlık verilmelidir. Afişteki görsel öğeler, konu ile ilişkili olmalı, sözler ve görsel öğeler birbirlerini destekleyecek şekilde düzenlenmelidir.

Rozetler, Pullar ve Damgalar

Rozet, pul, damga gibi basılı araçlardan da halkla ilişkiler çalışmalarında yararlanılmaktadır. Rozetler, kurumu simgeleyen amblemden oluşur. Yakaya takılmak için, değişik boyutlarda ve malzemelerden hazırlanabilen rozetler, çalışanların kurumlarına olan bağlılıklarını çevreye göstermelerinin ve kurum imajına olumlu katkı sağlayan etkili araçlarından biridir. Mektup, yılbaşı kartı, davetiye gibi basılı araçlardaki kurumu simgeleyen damgalar da, kurumun görünürlüğünü ve hatırlanmasını sağlar. Halkla ilişkiler çalışmalarında pullardan da yararlanılmaktadır. Özellikle, kuruluş yıldönümlerinde ya da benzeri kutlamalar ile ilgili organizasyonlar sırasında yayınlanan pullar, iyi hazırlandığında, meraklıları tarafından uzun yıllar saklanacağı için, kurum imajı açısından son derece etkili bir araçtır.

 

DIŞ HALKLA İLİŞKİLERDE GÖRSEL VE İŞİTSEL ARAÇLAR

Görsel ve işitsel araçlar, basılı araçlara göre bazı üstünlükler taşır. Örneğin radyo dinlemek ve televizyon izlemek için okuryazar olmaya gerek yoktur. Bu nedenle herkese yönelen bu araçların halkla ilişkiler çalışmalarında basılı araçlara oranla daha yaygın kullanıldığı söylenebilir. Radyo ve televizyonların yayın saatlerinde, program türlerinde ve konularında farklılaştırmalar yapılarak, özel kitlelere (çocuklara, kadınlara, kırsal kesimde yaşayanlara, gençlere vb. ) kolayca ulaşılabilir.

Halkla İlişkiler Aracı Olarak Radyo

Radyo, insanlara sabah uyandıklarında yatak odalarında veya kahvaltı masalarında, işe giderken arabalarında, iş başında, dinlenirken, kitap okurken ulaşabilen son derece etkili bir kitle iletişim aracıdır. Radyodan halkla ilişkiler aracı olarak oldukça yaygın bir şekilde yararlanılabilir. Haber, röportaj ve diğer radyo program türlerinin tümünde kuruluşumuzla ilgili mesajları iletme fırsatı doğabilir. Günümüzde radyolar ağırlıklı olarak ya müzik ya söz ya da söz ve müziğin birlikte uyumlu bir şekilde harmanlandığı yayın yaklaşımlarına sahiptir. Bununla birlikte, sözden çok müziğe daha fazla ağırlık veren yayın anlayışına sahip radyoların daha yaygın olduğunu görüyoruz. Konuşma sürelerinin kısa olması nedeniyle, radyo programları için hazırlanacak gerek haber gerekse diğer program türleri için, yayınlatılması istenen metinlerin kısa fakat çarpıcı olmasına dikkat edilmesi gerekir.

Radyo program türleri arasında röportaj, halkla ilişkiler çalışmaları açısından en fazla yararlanılan program türlerinden biridir. Güncel bir olaya ilişkin çeşitli görüşlerin tartışıldığı forum ya da açıkoturumlar da, aynı şekilde yararlanılabilecek programlar arasında yer alır. Kamuoyunun gündemindeki ve kuruluşla ilgili bir konuda dinleyicilerle telefon bağlantısı kurularak gerçekleştirilen canlı radyo programlarının, dinleyicilerin kuruluşu gizlisi saklısı olmayan, şeffaf bir kurum olarak algılamasına katkıda bulunur.

Halkla ilişkiler çalışmalarında yararlandığımız bir diğer radyo program türü de belgesellerdir. Her bölümünde başka bir konunun ele alındığı kurumla ilgili belgesel programlarda, kuruluşun tarihçesi, üretim veya hizmet konusu, sosyal sorumluluk anlayışı doğrultusunda gerçekleştirdiği çalışmalar, ilgi çekici bir şekilde hedef kitlelere iletilebilir.

Halkla İlişkiler Aracı Olarak Televizyon

Günümüzde televizyon, dünyanın pek çok ülkesinde her eve girmiş, en etkili kitle iletişim aracıdır. Televizyon haber programlarında bir kuruluştan görüntülü olarak olumlu bir şekilde söz edilmiş olması oldukça önemlidir. Hele bu haber, o günkü ülke ya da dünya gündemiyle ilgili ise etkisi çok daha fazla olur. Televizyonda da tıpkı radyoda olduğu gibi halkla ilişkiler çalışmalarında yararlanabileceğimiz, haberler, belgeseller, açıkoturumlar, eğlence ve söyleşi gibi çok değişik program türleri yer alır. Her programın kendine özgü özellikleri dikkate alınarak, tüm bu program türlerinden en iyi şekilde yararlanılmalıdır. Televizyon görüntü ağırlıklı bir kitle iletişim aracı olduğu için, kurumu temsil eden her tür görüntünün görsel açıdan son derece çekici ve etkili bir şekilde hazırlanması gerekir. Özellikle, kurumu temsil edecek kişilerin, içten, doğru, anlaşılır ve etkili konuşma yeteneğine sahip kişilerden seçilmesine özen gösterilmelidir.

Halkla İlişkiler Aracı Olarak Sinema

Halkla ilişkiler çalışmalarında sinemadan, televizyon ve radyoda olduğu kadar geniş bir ölçüde yararlanma olanağına sahip olduğumuzu söyleyemeyiz. Bununla birlikte, kuruluşların özellikle toplumsal sorumluluk anlayışları doğrultusunda sinemaya parasal destek verdiklerini tanık oluyoruz. Söz konusu destek daha çok, senaryo yarışmaları, film festivalleri ya da film yapımı gibi alanlarda karşımıza çıkmaktadır. Sinemanın halkla ilişkiler aracı olarak kullanılmasına bir örnek olarak aşağıdaki basın bültenini inceleyiniz (Yapı Kredi Bankası tarafından düzenlenen bu etkinlikle ilgili basın bülteni, kurumun internet sitesinden alınmıştır).

Ödüllü filmler Yapı Kredi Üniversite Bankacılığı ile kampüslerde. . .

Yapı Kredi’den üniversitelilere özel gezici film şenliği: “film gezgini” Yapı Kredi Üniversitelerarası Gezici Film Şenliği “film gezgini” 22 Mart’ta başlıyor. Yapı Kredi, toplam 10 filmi beyaz perdeye taşıyacak “Film gezgini” projesi ile 10 üniversitede 10 hafta boyunca binlerce üniversiteliyle buluşacak. 28 Mayıs’ta sona erecek film şenliğini takip edebilmek için Yapı Kredi University Telecard’ını göstermek ya da kart başvurusu yapmak yeterli olacak.

Üniversite Bankacılığı hizmeti ile üniversitelilerin tüm bankacılık işlemleri için en uygun çözümleri sunarak, onların hayatını kolaylaştıran Yapı Kredi, tüm üniversitelilerin ortak ilgisi olan sinemada da düzenlediği çeşitli etkinlikler ile üniversitelilerin yanında olmaya devam ediyor.

Bu amaçla Yapı Kredi, Üniversitelerarası Gezici Film Şenliği “film gezgini” projesi ile 5′i İstanbul’da, 5′i Ankara ve İzmir’de olmak üzere toplam 10 üniversitede eş zamanlı olarak, ilk gösterimlerinde büyük ilgi toplamış, ödüllü 10 filmi üniversitelerle buluşturacak. 22 Mart-28 Mayıs tarihleri arasında gerçekleşecek film şenliğine katılmak için üniversite öğrencilerinin Yapı Kredi Üniversite Telecard’ını göstermeleri ya da kart başvurusunda bulunmaları yeterli olacak, böylece her hafta aynı gün, toplam 10 filmi kampüslerinde izleyebilecekler.

Marmara Üniversitesi Göztepe Kampusu, Sabancı Üniversitesi, İTÜ Maslak Kampusu, İstanbul Üniversitesi Avcılar Kampusu, Galatasaray Üniversitesi, ODTÜ, Gazi Üniversitesi Beşevler Kampusu, Bilkent Üniversitesi, Dokuz Eylül Üniversitesi Buca Kampusu ve Ege Üniversitesi olmak üzere toplam 10 üniversiteyi dolaşacak olan Yapı Kredi “filmgezgini”nin programında; Muson Düğünü, Tez, Dogville, Tanrıkent, Yeni Başlayanlar için İtalyanca, Temmuz’da, Belleville’de Randevu, Beni Unutma, Güneşli Pazartesiler, Donnie Darko gibi vizyondayken ilgi uyandıran, bol ödüllü filmler yer alıyor.

DİĞER GÖRSEL İŞİTSEL HALKLA İLİŞKİLER ARAÇLARI

Görsel işitsel araçlar arasında değineceğimiz bir diğer araç ise İnternet. İnternetin, gelişiminden ve avantajlarından iç halkla ilişkiler bölümünde bahsetmiştik. İnternet ortamında, dış halkla ilişkilere yönelik düz metinler, grafikler, fotoğraflar, ses ve görüntü dosyaları oluşturmak mümkündür. Bir kurum internet üzerinde yer alan web sayfasında kendisini son derece etkili bir şekilde tanıtma olanağı bulmaktadır. Bugün, belirli bir kurumsallık düzeyine erişmiş her kuruluşun bir web sayfası bulunmaktadır. Web sayfaları, kuruluşların halkla ilişkiler çalışmaları açısından kullanabilecekleri çok önemli fırsatlar sunmaktadır. Örneğin, medya kuruluşun kontrolü altında hazırlanmış web sayfasına girerek kuruluşla ilgili her türlü bilgiyi edinebilmektedir. Bu web sayfalarında bulunan, basın bültenleri arşivi adı altında hazırlanmış bir bölüm ise geçmiş tüm bültenlere, başta medya olmak üzere herkesin kolayca ulaşmasını sağlayacaktır. Web sayfaları, kuruluşun dünyaya açılan yüzü olduğu için çok iyi bir şekilde hazırlanması gerekir. Bu gün artık, bir kuruluş hakkında ilk bilgiyi o kuruluşun web sayfasından edindiğimiz için, web sayfasının hazırlanmasında kurumsal kimliğin logo, renk gibi unsurlarının etkileyici bir şekilde yer almasına, kurumla ilgili sürekli güncelleştirilen her türlü bilgiye sorunsuz, olabildiğince kısa sürede erişebilecek şekilde hazırlanmasına özen gösterilmelidir. Web sayfasında kuruluşla ilgili fotoğraf, video, grafik ve diğer görsel malzemelerin, isteyenlerin kolayca indirerek (download) kullanabilecekleri şekilde yer alması da ihmal edilmemelidir.

ORGANİZASYON FAALİYETLERİ

Halkla ilişkiler çalışmalarında, organizasyon faaliyetlerinden çok geniş ölçüde yararlanılmaktadır. Neredeyse halkla ilişkiler denince çoğu kişinin aklına, güzel bayanların ve yakışıklı beylerin düzenlediği şık toplantılar, yemekler gelmektedir. Hiç kuşkusuz, bu algılama mesleğinin hakkını veren, sorumlu halkla ilişkiler uzmanlarını üzmektedir. Bu noktada, halkla ilişkiler mesleğinin bu izlenimi silerek, doğrusunu algılatacak şekilde kendi halkla ilişkilerini daha iyi yapması gerekiyor. Halkla ilişkiler çalışması olarak organizasyon faaliyetleri, kurumun çevresiyle doğrudan ve yüz yüze iletişim kurma olanağı sağladığı için son derece etkili iletişim ortamları arasında yer almaktadır. Bu bölümde halkla ilişkiler çalışmalarımızda yararlanabileceğimiz belli başlı organizasyon faaliyetlerini tanımaya ve bunlardan amaçlarımız doğrultusunda nasıl yararlanabileceğimizi açıklamaya çalışacağız.

Toplantı

Toplantı iki kişi arasında olabileceği gibi, binlerce kişinin bir araya gelmesi ile de gerçekleştirilebilir. Kuşkusuz, toplantıya katılacak kişilerin sayısı, toplantının düzenlenmesinde farklı tekniklerin uygulanmasını gerektirir. Bununla birlikte, toplantının türü ve kapsamı ne olursa olsun, değişmeyen en önemli özelliği; önceden planlanmış bir konuyu görüşmek üzere ilgili kişilerin bir araya geldikleri, yüz yüze bir iletişim ortamı olmasıdır. Toplantılarda konuların her yönüyle ele alınması, varılan sonuçların kitle iletişim araçları ile halka duyurulması, toplantı ile amaçlanan etkinin daha da artmasına yol açar. Toplantı konusunun önemi, toplantıyı izleyenlerin fazlalığı ve niteliksel özelliği, konuşmacıların ünü, toplantıların medyada da geniş ölçüde yer alma olasılığını yükseltir. Bir toplantının düzenlenmesinde, halkla ilişkiler görevlilerinin yapması gereken çalışmaları üç başlık altında toplayabiliriz:
1. Toplantı Tarihi
2. Bütçe
3. Uygulama Planı

Şimdi bu çalışma alanlarını tek tek inceleyelim.

Toplantı Tarihi

Toplantı tarihinin saptanması, son derece önemli bir konudur. Olağanüstü bir durum olmadığı takdirde, kurum içi toplantı tarih ve saatleri genellikle bellidir. Fakat dışa açık, geniş kapsamlı seminer, sempozyum gibi toplantıların tarihini belirlemek, oldukça sıkıntılı ve zaman alan bir iştir. Toplantının medyada yer alma olasılığını artırmak için, toplantı tarihi olarak kamuoyunu ilgilendiren önemli olayların ve haberlerin yoğun olmadığı bir gün seçilmelidir. Örneğin, Başbakanın aylık basın toplantısının yapıldığı gün düzenlenen bir toplantının medyada geniş ölçüde yer alması beklenemez. Diğer yandan, iş saatleri içinde yapılan bir toplantıda da, çok sayıda dinleyici bulamama sorunu karşımıza çıkar. Akşam saatleri ise, toplantı haberinin ertesi günkü gazetelerde yer bulmasını zorlaştıracağı için uygun değildir. Bu nedenle, halkla ilişkiler görevlilerinin, toplantı tarihini saptarken çok dikkatli olmaları gerekir. Toplantının kamuoyuna gereğince duyurulması için radyo, televizyon, gazete, pankart, afiş gibi iletişim araçlarından etkili bir şekilde yararlanılmalıdır.

Bütçe

Gerçekleştirilmesi düşünülen toplantının bütçesinin belirlenmesi gerekir. Bütçesi önceden belirlenmemiş işlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi çok zordur. Söz konusu bütçe, toplantıya kaç kişinin katılacağı, bu kişilerin nerede, nasıl konaklayacağı, ne ikram edileceği, nasıl ağırlanacağı ve benzer daha pek çok konunun kararlaştırılması sonucunda belirlenir.

Uygulama Planı

Uygulama planı, toplantı öncesi hazırlıklar, toplantı uygulama planı, toplantı sosyal programı ve toplantı sonrası program çalışmalarından oluşur.

Toplantı Öncesi Hazırlıklar

Toplantı Yerinin Saptanması ve Düzeni: Toplantının nerede olacağı, toplantının amaçlanan şekilde gerçekleşmesi açısından çok önemlidir. Unutulmamalıdır ki toplantılar, yüz yüze bir iletişim ortamıdır. Bu nedenle, her toplantının en önemli amacı, bu iletişimi sağlıklı bir şekilde gerçekleştirmek olmalıdır. Toplantının yapıldığı yer ne kadar lüks olursa olsun, yakınındaki bir yerde yol çalışması nedeniyle aşırı gürültü varsa, o toplantının başarısız olması kaçınılmazdır. Diğer yandan iletişimde fiziksel ortam ya da mekânların da birer sembol olarak anlamı vardır. Dolayısıyla, toplantının yapılacağı mekânın, katılımcılara verilen önemi göstermesi bakımından son derece zengin bir anlamı olduğunu unutmamak gerekir. Toplantı yerinin merkezi bir yerde olmasına da dikkat edilmelidir. Örneğin İstanbul Taksim’de bir salonda yapılacak toplantının eğer kabul edilebilir bir nedeni yoksa Sarıyer’deki bir salondakinden çok daha fazla dinleyici toplayacağı açıktır. Yer bakımından önemli bir başka konu da, toplantı salonunun genişliği sorunudur. Küçük olduğu için dinlemeye gelenlerin çoğunun sığmadığı bir salon da, çok büyük olduğu için dinleyenlerin içinde küçük bir grup gibi gözüktüğü salon da sakıncalıdır. Bu nedenle salon, toplantıya kaç kişinin katılacağı kesin olmasa bile yaklaşık olarak belirlenerek seçilmelidir. Toplantı salonunun planı temin edilerek, eğer kullanılacaksa anında çeviri düzeni ve ekibinin sağlanması, bunların salonda nerede yer alacağı, konuşmacılara, dinleyicilere ve basına hangi bölümlerin ayrılacağı da önceden saptanmalıdır.

Resepsiyon Hizmetleri: Toplantıya katılacak kişileri, kimlerin, nerede ve nasıl karşılayacağı, kayıt işlemlerinin nasıl yapılacağı ve toplantı dokümantasyonlarının nasıl hazırlanıp, dağıtılacağı konuları resepsiyon hizmetleri kapsamında planlanır ve gerçekleştirilir.

Basılı Malzemeler ve Armağanlar: Toplantının türü ve amacına bağlı olarak, basılı malzemelerin önceden hazırlanarak katılımcılara toplantı günü ya da daha önce ulaştırılması gerekir. Diğer yandan katılımcılar için armağanların ve bunların nasıl, kimler tarafından verileceği de önceden belirlenmesi gereken işler arasında yer alır. Konuşmacıların kısa biyografileri, konuşma metinlerinin bulunduğu CD, kalem, not defteri gibi gereçlerin yer aldığı dosyalar, hazırlanacak basılı malzemelerin başında gelir. Bu dosyalardan çok sayıda hazırlanarak dinleyicilerin tümüne verilmesi, toplantının kolay izlenmesi ve ilginin artırılması bakımından yararlıdır.

Bilgisayar, İnternet, Telefon, Faks vb. Hizmetler: Katılımcıların ve medya görevlilerinin, iletişim ve büro hizmetlerinden yararlanması için yapılması gereken çalışmalar da önceden planlanmalıdır. Toplantının yapıldığı yer bu tür hizmetleri sağlasa bile, toplantının öncesinde bu tür hizmetleri nasıl verdiklerini yerinde görmek, son anda ortaya çıkabilecek sorunları önleyecektir. Salonda mikrofon düzeninin denetlenmesi de bu kapsamda yapılması gereken çalışmalar arasında yer alır.

Konaklama Organizasyonu: Eğer katılımcılar şehir veya ülke dışından geliyorsa bu kişilerin nerede konaklayacağı önceden saptanmalıdır. Toplantı yeri ile konaklama yerinin birbirinden uzak olmamasına dikkat edilmelidir. Ayrıca, konaklama bedeli katılımcılar tarafından karşılanacaksa, ücretin indirimli fiyat tarifesi üzerinden olmasına çalışılmalıdır.

Karşılama ve Transfer Organizasyonu: Konukların havaalanından ya da diğer ulaşım noktalarından karşılanması ve uğurlanması, konaklama yerlerine ulaştırılması konularında gerçekçi zaman planlarının önceden yapılması gerekir.

Sosyal Aktivite Programlarının Hazırlanması: Özellikle seminer, sempozyum gibi geniş çaplı organizasyonlarda, sosyal aktivite programlarına da yer verilmesi gerekir. Katılımcıların eşleriyle birlikte davet edildiği toplantılarda, eşlerin gün boyunca geçirecekleri zamanı programlamak da, halkla ilişkiler uzmanlarının görevleri arasında yer alır. Diğer yandan, kokteyl, yemek, konser, gezi gibi sosyal aktivite programlarının, ilgi çekici, samimi ve konukların katılımını sağlayacak şekilde gerçekleşmesine çalışılmalıdır. Katılımcılara yeni kişilerle tanışma olanağı sunulması, toplantıların en önemli özelliğidir. Bu nedenle, konukların birbirlerini tanımalarına, sıcak ilişkiler kurmalarına olanak sağlayan ortamları hazırlamak çok önemlidir.

Toplantı Akış Planı: Toplantının türüne göre oturumların, konuşmacılara ve tartışmalara ayrılacak sürelerin ve çay-kahve aralarının önceden belirlenmesi gerekir. Bu şekilde ortaya çıkan toplantı programı basılarak, katılımcılara ve basın mensuplarına, toplantı öncesinde ellerine geçecek şekilde ulaştırılmalıdır. Ayrıca konuşmacıların sunuşları sırasında kullanmak isteyecekleri, projeksiyon cihazı, bilgisayar gibi araçların temin edilmesi, çalışıp çalışmadıklarının kontrol edilmesi, sunuş sırasında hazır durumda tutulmalarına ilişkin çalışmalar da bu kapsamda ele alınır.

Basın, Halkla İlişkiler Planının Yapılması: Türü ve çapı ne olursa olsun tüm toplantı organizasyonları halkla ilişkiler çalışmaları açısından son derece önemlidir. Bu nedenle her toplantıyı, halkla ilişkiler amacımızı gerçekleştireceğimiz önemli bir fırsat olarak değerlendirmemiz gerekir. Bu anlamda, halkla ilişkiler uzmanlarının görevleri yalnızca, toplantının aksamadan, eksiksiz ve katılımcıların memnun olmalarını sağlayacak çalışmalarla sınırlandırılamaz. Ayrıca, bu organizasyonların, medyada (gazete, dergi, radyo, TV, internet) haber olarak yer almasını sağlamaları gerekir. Halkla ilişkiler uzmanlarının başarısının, gerçekleştirdikleri bu tür organizasyonların medyada ne ölçüde yer alıp almadığına bakılarak belirlendiğini söylemek hiç de yanlış olmaz. Bu nedenle halkla ilişkiler görevlilerinin; medya çalışanlarının daveti, basın bültenlerinin hazırlanarak bu kişilere ulaştırılma zamanı ve biçimi, telefon, internet (elektronik posta), faks, gibi haberleşme araçlarının kullanım kolaylığı gibi daha pek çok konuda titiz bir ön çalışma yapmaları gerekir.

Toplantı Uygulama Programı: Olaylar her zaman planlandığı gibi gerçekleşmez. Toplantı öncesi yapılan planlar da aynı şekilde istendiği gibi uygulanamayabilir. Bununla birlikte, yine de plan yapmaktan vazgeçmemek gerekir. Planların, elden geldiğince gerçekçi ve uygulanabilir olmasına dikkat edilmelidir. Uygulama programı, zamanlamanın her yönden aksaksız ve uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayacak şekilde hazırlanmalıdır. En çok aksayan işlerin başında genellikle, ulaşım, katılımcıların bireysel talepleri ile uygulama programının uyuşmaması ve sosyal aktivitelere katılımın sağlanması gelmektedir. Ayrıca toplantı sırasında, çeşitli dillerden yapılan konuşmaların toplantı diline çevrilerek basılıp dağıtılması, haberleşme ve büro hizmetlerinin yürütülmesi sırasında da pek çok aksama ile karşılaşılabilir. Bu tür durumlarda, paniklememek, sakin bir şekilde, heyecanlanmadan sorunu çözmeye çalışmak gerekir. Halkla ilişkilerde deneyim son derece önemlidir. Bu nedenle, halkla ilişkiler çalışmalarında kazanılacak her bir yeni deneyim, ustalıkta bir adım daha ileri gitme anlamı taşır.

Toplantı Sonrası Faaliyet Programı

Bir toplantının hemen ardından yapılması gereken en önemli iş, bu organizasyona emeğe geçmiş kişilere teşekkür etmektir. Daha sonra ise, toplantı planının ne ölçüde gerçekleştiğini gerçekçi bir şekilde değerlendirilmesine sıra gelecektir. Eğer aksamalar olmuşsa, bunların nedenlerini araştırmak, sonraki organizasyonların daha iyi bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlayacaktır. Toplantılar, yüz yüze iletişim ortamı sağladıkları için, toplantıya ilişkin olumlu ya da olumsuz tepkilerin anında alınma olanağı vardır. Bu nedenle, katılımcıların, toplantının aksayan ya da başarılı yönleri konusundaki düşünce ve duygularını daha toplantı bitmeden öğrenebiliriz. Bununla birlikte, tam bir toplantı sonrası değerlendirme yapabilmek için daha geniş çaplı bir geri besleme çalışması yapmak, katılımcıların toplantıya ilişkin değerlendirmelerini, telefonla ya da diğer yöntemler kullanılarak öğrenilmesi gerekir. Bir halkla ilişkiler çalışmasının başarı ölçütleri arasında, o çalışmanın medyada yansıma bulup bulmaması ilk sıralarda gelmektedir. Çalışma, hiç yankı yaratmadan, gece kimsenin göremeyeceği saatlerde geçen gemiler gibi sessiz sedasız bir şekilde geçmişse, burada halkla ilişkiler açısından bir başarıdan söz edilemez. Bu nedenle, toplantıda yapılan konuşmaların, tartışma sonuçlarının dinleyiciler dışındaki, daha geniş bir kesime duyurulması için çok özenli bir şekilde çalışmak gerekir. Diğer yandan, toplantının medyada yer alıp almadığına bakmak, medyanın olayı nasıl değerlendirdiğini araştırarak, haber ve yorumların analizlerini yapmak, etkin bir değerlendirme raporu yazabilmek için gereklidir. Bu rapor, bağlı bulunduğumuz yönetici ve ilgili bölüm sorumlularına gönderilmeli ve bir kopyası da kendi dosyalarınızda bulunmalıdır. Ayrıca, toplantıya katılan tüm medya görevlilerine toplantıya katıldıkları için mektup, telefonla ya da e-mail ile teşekkür edilmelidir.

Sergiler

Kuruluşun ürün ve hizmetlerini ya da belirli bir konudaki düşüncelerini çarpıcı, akılda kalıcı teknikler kullanılarak tanıtmak amacıyla düzenlenen organizasyonlardan bir diğeri ise sergilerdir. Beğenilen, ilgi gören sergiler, kuruluşun imajını olumlu yönde etkiler. Bir halkla ilişkiler aracı olarak sergiler, kuruluşların tarihsel gelişimini fotoğraf, belge gibi görsel ve ilginç malzemeler aracılığıyla anlatarak, kuruluşun nereden nereye geldiğini çarpıcı bir şekilde gözler önüne serme olanağı sağlar. Diğer yandan sergiler, yeni ürünlerin tanıtımı ya da belli bir sürede elde edilen başarıların yine grafik, fotoğraf gibi malzemelerle en kestirme yoldan anlatılmasında da kolaylık sağlar. Sergileri süre açısından devamlı, geçici, gezici ve uluslararası olarak sınıflandırabiliriz:

Devamlı sergiler: Bu tür sergiler, belirli bir yerde belirli bir süre açık kalmak için hazırlanırlar. Uzun süre bir yerde kalacağı ve başka bir yere taşınması söz konusu olmadığı için, serginin ağır, büyük parçalardan kurulu ve taşınabilir olması gibi noktalara dikkat edilmez. Sergilerde belirli bir düzen sırası önemlidir. Konu, dağınık bir biçimde değil, birbirini izleyecek şekilde sunulmalıdır. Sergiyi bu düzende gezen bir kişi, çıkış kapısına geldiği zaman, konu hakkında tam olarak belirli bir izlenime sahip olabilmelidir. Serginin katalog, broşür gibi basılı tanıtım malzemelerinin de özenli bir şekilde hazırlanması gerekir. Sergide gerekiyorsa, maketlerin ve gerçek örneklerin de bulunması iyi olur. Yapılacak yeni bir yapının, motorun vb. maketinin ya da küçük bir örneğinin gösterilmesi, sergiye gelenlerin ilgisini daha çok çeker.

Gezici sergiler: Taşınabilir parçalardan oluşan bu sergiler, farklı yerlerde kısa süreler için açılır. Gezici sergiler, zahmetli ve pahalı bir çalışmadır. Serginin açıldığı her yerde açılış kokteyli düzenlemek, sergi hakkında yerel medyada haberlerin çıkmasına sağlamak, sergi hakkında broşür, kitapçık gibi yayınları hazırlamak ve sağlıklı bir şekilde bunların dağıtımını gerçekleştirmek, serginin etkisini artırır.

Fuarlar

Fuarlar, kuruluşların ve yeni ürünlerinin/hizmetlerinin potansiyel müşterilere tanıtılmasına olanak sağlayan etkili iletişim ortamları arasında yer alır. Bölgesel, ulusal ya da uluslar arası olarak gerçekleştirilen fuarlar, bir yeniliğin sunulmasından, turistik açıdan bir ülkenin tanıtılmasına kadar pek çok konuda düzenlenebilir. Fuar düzenleme, açılış kokteyli, broşür, hediyelik eşya, çeşitli şovlar, video ve film gösterileri gibi pek çok etkinliği birlikte düşünmeyi gerektiren zahmetli, fakat zevkli bir iştir. Hiç kuşkusuz, fuarda yer alan kurumunuza ait standın hakkında, medyada olumlu haberlerin çıkmasını sağlamak büyük önem taşır.

Festivaller

Şehir, bölge, ulusal ve uluslararası düzeyde düzenlenen festivaller, yoğun bir iletişim ortamı yaratır. Sanat, kültür, folklor gibi çok çeşitli konularda düzenlenen festivaller, iyi organize edildiği takdirde son derece etkili bir halkla ilişkiler aracıdır. Çeşitli sosyal etkinliklerle renklendirilen festivaller, günümüzde özellikle küçük ve orta büyüklükteki yerleşim merkezlerinin halkla ilişkilerinde birer sembol haline gelmişlerdir. Festivaller, bir yandan çevrelerini etkilerken, bir yandan da festivale katılan kurumların ya da belirli bir olayın duyurulmasında önemli rol oynarlar. Örneğin, Antalya’da “Altın Portakal”, Adana’da “Altın Koza” film festivalleri, bu kentlerin sanata ve kültüre önem veren kentler olarak tanınmalarını sağlamışlardır. Yine aynı şekilde, büyük bir başarıyla uzun yıllardır uluslararası düzeyde gerçekleştirilen “İstanbul Sanat ve Kültür Festivali”, İstanbul’un dünyadaki saygın konumunu daha da güçlenmesine yardımcı olmuştur. “Uluslararası Eskişehir Festivali” de bir kültür, sanat festivali olarak Eskişehir’in adını başarıyla geniş kitlelere duyurmaktadır. Kuruluşlar, bu tür festivalleri destekleyerek adlarını duyurma, toplumsal sorumluluğu gelişmiş bir kurum imajını yaratma olanağı elde ederler.

Yarışmalar

Yarışmalar, kuruluşların ilgi gösterdikleri organizasyonlar arasında yer alır. Halk arasında düzenlenen yarışmalar, genel ilgiyi kuruluş üzerine çeken kitlesel bir halkla ilişkiler aracıdır. Yarışmaların, gereğinden fazla zor olmayacak şekilde yapılandırılarak, yarışmacıların bilgi, beceri ve yeteneğini sınayacak tarzda olmasına özen gösterilmelidir. Çünkü amaç, yarışmaya çok kişinin katılmasını sağlamak, katılmak isteyenleri ürkütmemektir. Unutulmamalıdır ki; yarışmalar aynı zamanda kuruluşlar için bir araştırma niteliği de taşır. Katılanların çokluğu, hem halkın kuruluşa duyduğu ilgi ve güveni, hem de yarışmayı halka duyurmakta halkla ilişkiler görevlisinin başarı derecesini gösterir.

Kamuoyunu ilgilendiren sanat, bilim, eğitim, spor gibi alanlarda açılan bir yarışma; bu alanlarda çalışanları, kazanmak için büyük çabalara, örneğin yeni buluşlara, yeni edebiyat ya da müzik yapıtları üretmeye, yeni spor rekorlarına iteceği için, hem halkın hem hükümetin ilgi ve desteğini kazanacaktır. Örneğin, Aydın Doğan Vakfı’nın ülkemizdeki İletişim Fakülteleri arasında düzenlediği ve artık gelenekselleşen, “Genç İletişimciler” yarışması, “Uluslararası Karikatür Yarışması” TÜBİTAK’ın düzenlediği yarışmalar, kamuoyunun ilgisini ve beğenisini toplayan prestijli yarışma örnekleri arasında yer almaktadır. Düzenlenecek yarışmaların, ödüllü olması, hem yarışmaya ilgiyi artırır, hem de yarışmaya daha ciddi bir görünüm kazandırır.

Açılış ve Yıldönümü Törenleri

Açılış, bir kuruluşun ilk hizmete girişi veya bir ürünün/hizmetin ilk kez pazara sürülüşü nedeniyle yapılan etkinliktir. Yıldönümü kutlamaları ise, bir kuruluşun ilk kez çalışmaya başladığı veya bu günün yıldönümlerinde yapılan kutlamalardır. Her iki kutlama türü de kuruluşun halkla ilişkiler çalışmalarını gösterebilecekleri, anlamlı günler kapsamında değerlendirilebilir. Bu tür kutlamalarda halk, kurum ilişkilerini belirleme, iyileştirme gibi amaçlarını gerçekleştirme olanağı bulur. Açılış ve yıldönümü etkinlikleri kapsamında, halkla ilişkiler çalışmalarında kullanılan diğer araç ve ortamlardan da yararlanmak gerekir. Örneğin anı eseri yayınlama, yarışma, konferans düzenleme, kokteyl, yemek verme gibi etkinlikler bu tür organizasyonların zenginleşmesini ve hatırda kalıcılığını artırır.

Ayrıca, basın konferansları, sergiler, film gösterileri, broşürler, afiş, pankart gibi çalışmalara da yer verilmelidir. Açılış ve yıldönümü etkinliklerinin örgütlenmesi titiz bir çalışmayı gerektirir. Örneğin bir açılış töreni kapsamında davetlilerin belirlenmesi, açılış konuşmaları, kokteyl ya da yemek düzenlenmesi gibi konular önceden planlanarak örgütlenmelidir. Tören davetiyeleri, kişisel olabileceği gibi, özel ve işgörenlere ayrılan davetiyeler biçiminde de olabilir.

Kişisel davetiyeler, ilgililerin adreslerine gönderilen ve davet edilen tarafa, davete katılıp katılmayacağının önceden bildirilmesi gereken davetiye türüdür. İşgörenlere ayrılan davetiyeler, kurumda çalışan veya kurumla ilgili olan işgörenlere ve ailelerine gönderilen davetiyelerdir. Bu davetiyeler kurum gazetesi ve ilan panolarında da duyurulabilir. Açılış ve yıldönümü törenleri sırasında, bir takım iç ve dış düzenlemelerin de yapılması gerekir. Araç ve yolların düzenlenmesi, park yerlerinin belirlenmesi gibi çalışmaların yanında tören alanlarının temizlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması, yazılı dokümanlar, tanıtım broşürü, program ve planların konuklara verilecek isim kartların dağıtılması, müzik ve ikramların hazırlanması vb. çalışmalar bu kapsam içinde değerlendirilebilir. Bu tür törenlerde rehberlik görevini üstlenen hosteslerin belirlenmesi de özenle yapılacak görevler arasında yer alır. Açılış ya da yıldönümü törenlerinin başarılı olması, başta medya olmak üzere, ilgili tüm gruplarla kurulacak iletişimin sağlanmasına, ziyaretçilere gerekli bilgilerin verilmesine bağlıdır. Bunun için törenden önce ve sonra yapılması gereken işleri şu şekilde açıklayabiliriz:

Törenden önce alınacak önlemlerin başında, halkla ilişkiler görevlisinin, ilgililere bir ya da iki ay öncesinden programı göndermesi gelir. Tören günü yaklaştığında medyaya hatırlatma yapmak gerekir. Medyaya kuruluşla ilgili fotoğraflar gönderilmeli, davetlilerin kimler olduğu bildirilmelidir. Tören bittikten sonra da halkla ilişkiler görevlisinin, törene gelme olanağı bulamayan önemli kişilere posta ile dokümanları göndermesi gerekir. Törene katılan medya görevlilerine teşekkür mektuplarının yazılması da yapılması gereken işler arasındadır. Ayrıca, törene katılanlara yönelik teşekkür ilanlarının hazırlanarak, gazetelerde yayınlatılmasına da dikkat etmek gerekir. Törene katılanlarla ilişkiye geçilerek, törenle ilgili görüşleri ve tepkileri öğrenilmelidir.

Kaynak:
NotOku.com’a teşekkürler. 

Halkla ilişkiler değerlendirmesi konusunda çeşitli modellerden yararlanılır. Bu modelleri, Cutlip, Centre ve Broom’un Modeli, IPRA’nın (Uluslararası Halkla İlişkiler Derneği) Değerlendirme Modeli ve Macnamara’nın Macro Modeli olarak sıralayabiliriz.

Cutlip, Centre ve Broom’un Modeli

Cutlip, Centre ve Broom’un Modeli, bir dizi değerleme aşaması sunar. Aslında, bütün bir değerlendirme programının farklı seviyelerini -hazırlık, uygulama ve etki- temsil etmektedir. Model, değerlendirme sürecini art arda gelecek üç aşamada açıklamıştır.

Bu üç aşama aşağıdaki şekilde görülebilir: Cutlip, Centre ve Broom’un modelindeki bu üç aşama; hazırlık, uygulama ve etki seviyesi şeklinde özetlenebilir.

Hazırlık Seviyesi: Programın planlanmasında kullanılacak bilgi birikimi yeterliliğinin değerlendirildiği aşamadır. Ulaşılan hedef kitle, programın belirlediği hedef kitleyi karşılamakta mıdır? Hedef kitle hakkındaki düşünceler hatalı mıdır? Bu bölümde bilgiler yeteri kadar toplanıp, değerlendirilmiş midir? Bu ve benzeri sorularla, planlamanın istenilen mükemmellikte olup olmadığına karar verilecektir.

Uygulama Seviyesi: Halkla ilişkiler programlarının, en çok uygulama aşaması değerlendirilmektedir. Bu seviyedeki değerlendirmede, basılmış duyurumlar, yayınlanmış haberler, medyada yer almış hikâyeler, okuyucular ve dinleyiciler yer almaktadır. Uygulama aşaması kısaca, mesajları içeren materyallerin incelendiği bölümdür.

Etki Seviyesi: Burada, mesaj içeriklerini öğrenenler, fikirleri değişenler, istenilen biçimde hareketlerinde değişiklik olanlar araştırılmaktadır. Uygulanmış bir programın arzu edilir tutum, fikir, davranış değişikliği yaratıp yaratmadığı bu aşamada değerlendirilmektedir.

IPRA Değerlendirme Modeli

Cutlip, Centre ve Broom’un modeline yakınlığıyla dikkat çeken bir modelde IPRA Değerlendirme Modelidir. Modelin izlediği üç evre şunlardır:
– Girdi (Cutlip, Centre ve Broom’daki “Hazırlık”)
– Çıktı (“Uygulama”)
– Sonuç (“Etki”)

Bu model de, değerlemenin genel bir süreç olarak görülmesini uygun bulmamaktadır. Tüm programı tek bir süreçte değerlendirmeye çalışmak yerine bileşenlerine ayırmayı öngörmektedir. Bundan sonra değerleme, belirli çalışmaların ölçümü için uygulanacak bir dizi süreç haline gelecektir. Model, bileşenlere ayrılmış bir dizi süreçten oluşmaktadır. Bütün bunları şekil 8.2’de açıkça görebilmek mümkündür.

Halkla İlişkiler Planlama Modelini Bir Değerleme Modeli ile Bağlamak.
Kaynak: Pritchitt, Jim (1998) Halkla İlişkilerde Değerleme: Profesyonel Sorumluluk. Çev. Ahmet Ünver. İstanbul: Rota Yayınları.

Macnamara Makro Modeli

Halkla ilişkiler faaliyetlerinin aşamalar halinde değerlendirildiği bir başka model ise, Macnamara’nın Makro Modelidir. Halkla ilişkiler faaliyetlerinin değerlendirme aşamalarını piramit şekliyle sıralayan modelin farkı, değerlendirme çabasını çok daha geniş bir şekilde ele almasındadır. Macnamara’nın girdiler, çıktılar ve sonuçlar gibi benzer adımları bir piramit şekliyle sıraladığı Makro Model, aşamaları sıralamanın ve birbirinden ayırmanın dışında, her aşamaya uygun değerlendirme metotları da önermektedir.

Modelde girdi olarak kabul edilen faaliyetler piramidin alt sırasında yer almaktadır. Girdiler, enformasyonun yeterliliği, medyanın ve mesaj içeriğinin uygunluğu ve mesaj sunumunun kalitesinden (fiziksel çekicilik) oluşmaktadır. Girdi ölçümü için önerdiği metodolojiler; uzman görüş, izleyici araştırmaları, okunabilirlik testleri, ön-test, yeniden gözden geçirmeden oluşmaktadır. Model çıktıları, duyurum, broşür, yayınlanan haber gibi üretilen iletişim olarak ele alınır. Çıktı ölçüm metodolojisinde içerik analizi, medyanın izlenmesi, kupür kesme, yayılma istatistikleri vardır. Piramidin tepesinde bu faaliyetlerin neden olacağı sonuçlara yer verilmiştir.

Sonuç ölçümü için önerdiği metodoloji listesi ise; gözlem, satış istatistikleri, okuyucu, dinleyici, izleyici istatistikleri, tiraj grafiklerinden oluşmaktadır. Makro Modelin bir başka önemli yanı bu faaliyetler ve adımların yan yana ve her faaliyete uygun değerlendirme metodolojisi listesine sahip olmasıdır. Makro Modelinin önemli özelliklerini şöyle özetleyebiliriz.

– İletişimi çok adımlı bir süreç olarak kabul ederek, iletişim sürecinin her aşamasının değerlendirilmesini önermektedir. Ayrıca farklı her adım için farklı metodolojileri gerekli kılmaktadır.

– Girdileri, çıktıları ve sonuçları ayrı değerlendirmektedir. Girdilerin ve çıktıların değerlendirilmesiyle potansiyel birçok hatadan kaçınılabilecektir. Sonuçların ölçümlenmesi, davranış ve tutumlardaki değişimlerin nicel ve nitel araştırmalara dayanmasından dolayı pahalıdır.

Yönetimde yaşanan “sonuç yönlenmeci” yaklaşım, medya sayısında ve çeşitliliğindeki artış, internetin günlük hayattaki hızlı gelişimi, halkla ilişkiler uygulamacılarını çok daha geniş bir alana yayılmış hedef kitleyle karşı karşıya bıraktı. Çevresel bu değişimlerden sonra, halkla ilişkiler çabalarının kendi içerisinde ne kadar başarılı olduğunu sorgulayarak değerlendirmek pek yeterli olmamaya başladı. Halkla ilişkiler uzmanlarına ve halkla ilişkiler çabalarına bütçelerinde artan oranlarda pay ayıran kurumlar, neleri başardıklarını daha kesin sonuçlarla bilmek istediler. Bu gereklilik halkla ilişkiler alanında doğal bir süreç olarak kendini gösterdi.

Halkla ilişkiler çabalarının, program aşamalarının gerektiği gibi ele alınıp alınmadığını değerlendirmenin dışında, daha somut daha sayısal sonuçlara verilen önem de artmıştır. Bu süreçte değerlendirme kavramından daha çok ölçümleme kavramı kullanılmaya başlanmıştır. Ne kadar başarılı olunduğunun değerlendirilmesinden daha çok istenilen etkiye ne kadar ulaşıldığı sorgulanmaktadır. Ölçümlemede “nereye ulaştık” veya “ne kadar başarılı olduk” sorusundan çok, “önceden belirlenen hedefleri ne kadar gerçekleştirdik” sorusu önem kazanmıştır. Ölçümlemenin gerekliliği, halkla ilişkiler faaliyetlerinin hedef kitleye ne kadar ulaştığının, davranışlarında ne kadar değişiklik yarattığının sorgulanması ve bu değişikliğin daha kesin sonuçlarla ortaya konulmasındandır. Halkla ilişkiler uygulamacılarının varlık sebeplerini ortaya koymalarında, halkla ilişkiler çabaları için bütçelerinden pay ayıran kurumlarında nelere ulaşıldığını daha ayrıntılı, daha somut araştırma sonuçlarıyla görme gerekliliği, ölçümleme kavramıyla tekrar gündeme gelmiştir.

Kaynak:
NotOku.com’a teşekkürler.

Halkla ilişkiler açısından hedef kitleyi Robert Ross; “kuruluşun dikkate alması gereken, ortak beklentileri olan, kuruluşla doğrudan ya da dolaylı bağı olan insan toplulukları” olarak tanımlamaktadır (Aktaran; Peltekoğlu, 2001, s. 143). Diğer bir deyişle, işletmenin iletişim kurup mesajlarını iletmek istediği kişi ve kuruluşlar hedef kitleyi oluştururlar. Kısacası faaliyetleri ile kuruma olumlu ya da olumsuz yönde etkilemesi olası kitleye hedef kitle diyoruz.

Günümüzde yoğun rekabet altında kuruluşlar hedef kitleleri ile işbirliği yapmadan, onların düşüncelerini dikkate almadan ayakta kalamazlar. Halkla ilişkiler faaliyetlerinin amacı; kimi zaman bir organizasyonun ürün, hizmet veya eylemlerine karşı kamuoyu desteğini arttırmak, kimi zamanda siyasal bir partinin üye sayısını ve taraftarlarını arttırmak ya da sosyal amaçlı bir derneğin faaliyetlerine kamuoyunun ilgi ve bilgisini arttırmak da olabilir. Halkla ilişkilerde organizasyonun ürün, hizmet, plan, politika ve çalışmaları hakkında kamuoyunu bilgilendirmek ve benimsetmek amacıyla yönetim hedeflerine katkıda bulunur.

Öte yandan kamu anlayışını ve kabulünü sağlamak için program geliştirme, yönetim ve değerlendirmenin yanı sıra ilgili hedef kitlenin tutumlarını ölçmek, değerlendirmek ve yorumlamakla birlikte onların gereksinim ve beklentilerini bu amaçlarla çakıştırmak gereklidir. Bu amaçları gerçekleştirebilmesi için işletmelerin hedef kitle ile ilgili bilgileri elde etmeleri son derece önemlidir. Bu işletmeler, kendisinden etkilenebilecek ve kurumu etkileyebilecek tüm grupları, halkı oluşturan tüm kesimleri bilmek, onları tanımak zorundadır. Çünkü halkla ilişkiler temelinde, ilgili çevrelerin görüşleri, inanışları ve tutumlarına karşı işletmelerin uygun tutumlar geliştirip uygulamalarda bulunarak, kurum ile halk arasında uyum ve bütünleşmenin sağlanması anlayışı yatmaktadır.

Her işletmenin ilişki içinde bulunduğu halk kesimi farklıdır. Örneğin; hükümet için halk ülkede yaşayan tüm insanlar, bir gazete için okuyucuları, televizyon kanalı için izleyicileri, bir kurum içinse kurum çalışanları ile kurum dışında yer alan ve kurumla ilişkisi bulunan tüm kişi ve kuruluşları kapsamaktadır. Bir kurum için hedef kitle başlıklarını Şekil 1.2′de görebiliriz.

Kaynak:
NotOku.com’a teşekkürler. 

Halkla İlişkiler bilinen diğer adıyla PR, bütçe ya da zamana bağlı olarak bir başlayıp bir vazgeçebileceğiniz bir hizmet türü değildir. Dışarıda hayat hızla akmaya devam ediyor ve içinde bulunduğunuz pazar da hızla gelişiyor. Her şeyden önce bu bilinçten hareketle yola çıkmanız lazım. Rakipleriniz bir kampanyaya başladığında karşı atak olarak PR’ı seçmek sonrada ara vermek, size zaman ve para kaybından başka bir şey kazandırmaz. Sektörün hızlı yol alışına ayak uydurmak ve gelişimi kendiniz için de sürekli kılmanız lazım. Kısa dönemli alınan Halkla İlişkiler hizmetinin sağlayacağı fayda da yine kısa dönemli olacaktır. Kampanya döneminde mutlak kazanç elde edecek, markanızı bilinilir kılacaksınız buna bağlı yansımaları satış raporlarınızda hatta site trafiğinden dahi ölçümlemeniz mümkün. Peki ya sonra? Tam da dudaklar markanızı fısıldamaya başlamışken başlangıç noktasına geri dönüş neden? Markanızın kısa vadede konuşulur olması ve tercih edilmesi hedefinize ulaştığınız anlamına mı gelir? Eğer yanıtınız evet ise bunu bir kere daha düşünmenizi tavsiye ederim. Dünyaca ünlü markalar her yıl artan bütçelerle tanıtıma yatırım yapmaya devam ettikleri düşünülürse sanırım yanıtınızı gözden geçirmenizin gerekçesini açıklamış olurum.

 

Kısa vadeli PR hizmetinin başarısı ancak anlık geri dönüşlerle alınabilir. Öyle ise ne yapmalısınız?

Doğru olan 3B kuralını uygulamak. Halkla İlişkileri; Benimseyin, Besleyin ve Bağlanın… Halkla İlişkileri uzun vadede hayatınıza dahil ettiğinizde, marka bilinirliği sağlamanın ekonomik bir çözümü olduğunu keşfedecek ve pazarda sahip olduğunuz yerin sarsılamaz olduğunu göreceksiniz.

 

Kendinizi kandırmayın’ Bir şirket yöneticisi olarak PR yani halkla ilişkileri siz yapamazsınız! Sizin şirket yönetmek gibi çok daha önemli görevleriniz var. Eğer PR’a ara verirseniz rakipleriniz sektörde yakaladığınız hareketi kendi çıkarları için kullanmaya yönelik bir dizi kampanya ile hareket edecek ve müşterileriniz yeni gelen bu kampanyalara dikkatlerini yönelterek satın alma tercihlerini bu yönde kullanacaklardır.

 

Halkla İlişkileri (PR) Küçümsemeyin!

Doğru yapıldığında PR, uzun vadede şirket bilinilirliği için değeri büyük katkı sağlar. Hedef kitlenize sürekli ulaşmanın ve onların dikkatlerini üzerinizde tutmanın yolu halkla ilişkilerden geçer. Bu bilnçten hareketle şirketlerin pek çoğu ucuz PR arayışına yöneldi. Beni yanlış anlamayın. Pahalı olan, değerlidir demiyorum. Ama kısa vadeli şirketlerle ya da kişilerle çalışmak yanlış yolun ilk adımıdır diyorum. Bu nedenle çözüm ortağınızı seçerken bunun uzun soluklu bir yol olduğunu aklınızdan çıkarmayın ve kısa vadede size büyük kazançlar sağlayacağını vaad eden gel-geç ortaklardan uzak durun.

 

Makale sahibi :  P.Bahar Özbal – MakaleMarketi.com

 

Kaynak : http://www.makalemarketi.com/is-dunyasi/halkla-iliskiler/599-pr-hizmeti-surekli-olmalidir.html

İçinde bulunduğumuz yüzyılda çalışanlarla öncelikli iletişim hedefi, güvenilirliği geliştirme, samimi olma ve güven kazanma olmalıdır. Çalışanların güvenini kazanma, kendini daha fazla adamış ve üretken çalışanlara sahip olma ile sonuçlanır. Ancak birçok organizasyonda yerleşmiş bulunan güvensizlik yarasının dokularını kazıyıp atmak stratejik yaklaşımlar gerektirir. Böyle bir strateji programında beş anahtar unsurdan söz edilebilir (Seitel. 2004. s. 266).

1. Çalışanların tutumlarını düzenli olarak yoklamak: Organizasyonlar parasal kaynaklarını günlük olarak düzenli bir şekilde denetlemelerine rağmen çalışanlarının nabzını tutmada başarısız olmaları oldukça acı bir durumdur. Onların “kör uçtukları” söylenebilir İç iletişim denetlemeleri ve tutum yoklamaları ile sorunlar krize dönüşmeden onları tanımalarını ve çözüm üretmelerini sağlayabilir. Tutumları denetlenen çalışanlara anketlerin neyi gösterdiği konusunda danışmaları ve daha sonra da bulgular doğrultusunda seçilecek eylem türlerini göstermeleri gerekir. Bu durum çalışanların yönetim politikalarını kabul etmelerinde daha istekli olmalarını sağlayacaktır.

2. Tutarlı olmak: Açık ve dürüst iletişim sözü veren yönetim bunu uygulamaya geçirmelidir. Bunun için aralık kapı yerine açık kapı bırakılmalıdır. İletişimin inandırıcı olabilmesi için tutarlılık şarttır. Bunun anlamı da, bütün iyi ve kötü haberleri düzenli bir biçimde ortaya koymak demektir.

3. İletişimi kişiselleştirmek: Bir araştırma, şirketlerdeki üst yöneticilerin %80′inin “çalışanlarla kişisel iletişim kurmanın alt tabakalara yarayacağı” inancında olduklarını ortaya koymuştur. Ancak ne yazık ki yöneticilerin sadece %22′si bunu düzenli olarak yaptıklarını ifade etmişlerdir. Çalışanlar, özellikle uğrunda çalıştıkları kişilerin, mevcut danışmanlarının, kişisel ilgilerini bilmek isterler. Dahası, en iyi kurum içi iletişim yüz yüze ve kişisel olanlarıdır.

4. Dürüst olmak: Bugün çalışanlar, geçmişe oranla daha genç, daha az eğitim almış, daha az sadık olabilirler. Aynı zamanda çoğunluğu kadınlardan, azınlıklardan ve göçmenlerden oluşabilirler. Bu yeni, daha şüpheci, daha az güvenilen çalışanlar yönetimin söylediği her şeyde dürüstlük isterler. Bunların da ortadan kaldırılması için yönetimin sözlerinde ve eylemlerinde dürüst olmaları gerekir.

5. Yenilikçi olmak: Yeni çalışanlar ve işyerindeki artan şüphecilik yeni iletişim çözümleri gerektirir. Bu, çalışanlara ulaşmak için ses, görüntü, bilgisayarda veri aktarımı vb gibi yeni teknolojilere başvurmak anlamına gelir. Günümüzde işgücü, güven uçurumunu önlemek için yenilikçi çözümler talep etmektedir.

Kurumlar kurum içi hedef kitlelerine yani çalışanlarına amaçları doğrultusunda ulaşabilmek için çeşitli araç ve yöntemlerden faydalanırlar. Biz kurum içi halkla ilişkilerde en sık kullanılan araçlardan bazılarını incelemeye çalışacağız.

İnternet İletişimi

İnternet iletişimi çağı, e-postadan sesli postaya, kurum için yapılmış yerel ağlara kadar birçok iletişim araçlarına öncülük etmiştir. Bu tür araçlar şimdi yazılı olan öncekilere oranla daha çok tercih edilmektedir. Çalışanlara masalarında rahatlıkla ulaştırılmaktadır. Bunlar okunabilir, dinlenebilir ve hatta hareketli olabilmektedirler.

İnternet iletişimi, aynı zamanda sanal çalışanlara masalarında, evlerinde, arabalarında ya da olabilecekleri her yerde uzaktan ulaşabilme imkanı vermektedir. Basılı yayınlar azaldıkça organizasyonuna göre ayarlanmış internet sirkülerleri onların yerini almaya başladı. Kurumlar haftanın belirli bir gününde, kendileri ile ilgili anahtar haberlerin toparlandığı bir elektronik yayın dağıtmaktadır. Kurumlar aynı zamanda çalışanların firma ile ilgili bilgi ve gelişmelere katkıda bulunmalarını sağlamak amacıyla örneğin, yönetim toplantılarının raporlarının olduğu bir “eposta talep formu” çıkarmaktadır.

İntranet

Kurum içi iletişimi etkili hale getiren ve hızlandıran yeni araçlardan birisi de intranettir. Kurum içerisinde kurulan yerel bir ağ (Kurum içi internet gibi düşünülebilir) sayesinde kurumlar çalışanlarıyla iletişim kurabilmektedirler. Ancak, intranetin yerel bir ağ sitesi olması çalışanların yeterli biçimde bilgi için oraya başvuracağı anlamına gelmez. İntranet sistemi etkili içeriğin yanı sıra görsel açıdan çalışanları cezp edebilmelidir. Aksi taktirde az kullanılacak olan bu sistemin yok sayılması olasıdır. Bunu önlemek için yerel ağ tasarımcıları birçok önemli faktörü dikkate almak zorundadırlar:

1. Kültürü dikkate almak: Eğer organizasyon genel olarak işbirlikçi bir yapıya sahipse, çalışanların bilgiye ve yerel ağa konulacak malzemelere katkıda bulunmalarını teşvik etmek hiçte zor olmayacaktır. Ancak, kurum genellikle paylaşıma kapalı bir yapıdaysa, daha büyük bir merkezi personel yerel ağ, o kurumun işlerini yürütmekle görevlendirilebilir.

2. Net ve geliştirilebilir hedefler koymak: Tıpkı ortak iş girişiminde olduğu gibi web sitesi ve yerel ağ işleri de net hedeflerle tasarlanmalıdır: İş sürecinin akışını sağlamak, yönetimsel mesajları iletmek ve benzeri gibi. Hedefler oluşturulduğu zaman site yapımcılarının işi bitmemektedir; yeni yerel ağın büyüme ve değişime açık olmasını da sağlamaları gereklidir.

3. İntraneti gazeteciliğe ait bir girişim gibi düşünmek: Şirket haberleri şirket çalışanları tarafından okunur. Çalışanlar şirkette neler olup bittiğini bilmek isterler ve önemli gelişmelerle ilgili önceden haber verilmediği zaman çok ağır şikayetler etmektedirler. Bu açıdan yerel ağ, kurum içinde gazeteciliğe ait eleştirel bir iletişim aracı gibi işlev kazanabilir.

4. Pazar, Pazar, Pazar: Yerel ağın firma içinde “satılma” ihtiyacı vardır. Bunun için yeni özelliklerini tanıtma veya içeriğini yeniden gözden geçirmeye ihtiyaç vardır. Haftalık e-postalar, çalışanların katkıları ve güncellemeler bu yenileşmeye ışık tutabilir. Tıpkı herhangi bir diğer kurum içi iletişim aracında olduğu gibi. Site ne kadar keşfedilmeye maruz kalırsa o kadar sık kullanılır.

5. Kurum dışındaki yaşamı da dikkate almak: Bazı CEO’lar bu durumun farkında değillerdir. Ama çalışanların kurum dışında da hayatları vardır. Bu basit gerçeğin farkında olan bir yerel ağ sitesi oldukça popüler hale gelebilir. Seri ilanlara, restoran önerilerine ve film özetlerine, linkler ve yerel konserler hakkındaki bilgiler yerel ağın değerini güçlendirmede ve kurumların çalışanları ile ilgilendiğini göstermede kullanılabilecek çeşitli yöntemlerdir.

6. Üst yönetim sorumluluk üstlenmeli: Tıpkı bir kurumdaki her şey gibi üst yönetim intranet ile ne ilgileniyor ne de destekliyorsa düşünce başarısız olacaktır. Bu nedenle de bir kurumun yerel ağının öngörülen değeri, yönetim tabakası onu desteklediğinde ve kullandığında önemli ölçüde yükselecektir.

Basılı Yayınlar

Yönetim tarafından idare edilen yayınların bütün dünyada kurum içindeki bölümler arasında çalışanları birleştirmede çağdaş bir rolü vardır. Basılı yayınlar ile internet iletişiminin birbirini tamamlayıcı olması gereklidir. Bazı uzmanlar, internet iletişimi ile bilginin derhal aktarılabileceğini, basılı yayınlarla da bu bilgilerin daha anlaşılabilir kılınabileceğini savunmaktadırlar.

Doğru olanı, işe yeni başlamış bir halkla ilişkiler uzmanının geleneksel işi, kurumda çalışanları ilgilendiren haber bülteni (haber mektubu) üzerine çalışmaktır. İster basılı yayınlar isterse internet olsun, halkla ilişkiler uzmanı çalışanlara yönelik haber bülteni yazmaya veya yazılanları düzenlemeye başladığında aşağıdaki soruları dikkate alırsa başarılı olur.
1. Bu yayın kime ulaşmak amacıyla düzenlenmiştir?
2. Ne tür makaleler takdim edilecektir?
3. Bu haber bülteni için ayrılan bütçe nedir?
4. Haber bülteni için en uygun format nedir?
5. Haber bülteni ne kadar sıklıkla yayınlanacaktır?
6. Haber bültenin arzulanan kabul süreci nedir?

Bu soruların cevapları elbette ki bir kurumdan diğerine değişecektir. Ancak hepsi de bir işe başlamadan önce düşünülmesi gereken önemli noktalardır. İster basılı yayınlar isterse internet çalışanlara yönelik hazırlanan haber bültenleri düzenli olarak zamanında tutarlı bir formatta çıkmalıdır. Çalışanlar bu yayınları dört gözle beklemelidir.

Bu tür yayınların çoğunun hayatta kalabileceğinin bir nedeni de firmanın felsefesi ve politikalarını yansıtmada yönetimsel birer araç olabilecekleridir. 21. yüzyılda bu tür haber bültenlerinin iki uçlu iletişim sağlamaları özellikle hem yönetimin hem de çalışanların isteklerini ifade etmede önemlidir.

Haber Bülteni (Haber Mektubu)

Haber bülteni (haber mektubu), kurum içi iletişimin sağlanması amacıyla hazırlanan, kurum ve kurumun çalışmaları, ürünleri, hizmetleri, etkinlikleri vb. hakkında çalışanları bilgilendirmeye yönelik hazırlanmış metinlerdir.

Kurum içi iletişim araçları arasında en fazla kullanılan araçlardan birisi olan haber bültenleri kurumda çalışanların yanı sıra diğer iç hedef kitleye de yönelik olarak hazırlanır. Kurum içi yayınlar içerisinde en basit ve yayınlanması en kolay olan formattır. Gazetelerden daha küçük boyutlarda ve daha az sayfalı olarak hazırlanır. Üslubu açık ve anlaşılır olmalıdır. Özellikle, tipik bir haber bülteni editörü işini yaparken aşağıdaki aşamaları göz önünde bulundurmalıdır:

1. Hikaye seçimi: Makale seçimleri organizasyon stratejilerine ve yönetimsel hedeflere odaklanmalıdır. Meslek bilgisi, kurumsal değişiklikler, birleşmeler, kararlar arkasındaki gerekçeler ve benzeri konular vurgulanmalıdır.

2. Süre bitimlerini belirleme: Çalışanlar bir haber bülteninin belli bir zamanda çıkacağını beklerler. Bu nedenle bir editör, bültenin bitiş süresini seçmek ve teyit etmek zorundadır. Eğer haber bülteninin saygı görmesi bekleniyorsa süre bitiminin kaymasına kesinlikle tolerans tanınmamalıdır.

3. Fotoğraf seçimi: İnsanlar fotoğrafları severler. Çünkü kurum içi yayınlar parlak, ileri teknoloji ürünü gazete ve dergilerle ve hatta internetle yarışırlar. Bu nedenle kuruma ait fotoğraflar donuk olmamalıdır. Bunun yerine canlı, net olmasının yanı sıra okuyucusunu meraklandırarak haberi okumaya teşvik etmelidir.

4. Metni düzenleme: Bir editör şöyle olmalıdır: Özensiz yazının eleştirmeni, güçlü bir düzyazının öğrencisi ve metin tarzını geliştirmenin güdüleyicisi olmalıdır. Günümüzde işlerinizin büyük bir kısmını bilgisayar yaptığı için bu özelliklere oldukça önem vermelidir.

5. Metnin formatını belirleme: Bir editör, özellikle de masaüstü yayınların editörü aynı zamanda bültenin son biçimi hakkında da karar vermelidir: Bültende yer alacak makalelerin ne kadar uzun olacağı, fotoğrafların nereye konulacağı, resimlendirmenin nasıl yapılacağı başlıkların ne söyleyeceği vb. belirlemelidir.

6. Yayını zamanında hazırlama: Yayımcılıkta zamanlılık tanrısallıkla eşdeğerdir. Hiçbir son dakika sorununun zamanında yayım yapmayı engellemeyeceğini temin etmek şüphesiz editörün sorumluluğudur. İlkeli bir editör hazırladığı yayını mutlaka zamanında teslim eder.

7. Eleştirme: Tabii ki editörün görevi iş bittikten sonra da devam etmelidir. Vicdanının sesini dinleyerek metni, fotoğrafları ve onların yerleşimini, içeriği, felsefeyi ve gelecek baskının daha iyi olabilmesi için gerekli bütün unsurları objektif olarak gözden geçirmelidir.

Örnek 1′de olduğu gibi kurumlar hem kendi personeline hem kamuoyuna hem de basına yönelik bilgilendirici ve çok sayfalı bir bülten hazırlayabilir. Bu örnekteki haber bültenlerinde de görüleceği gibi çalışanların, üyelerin, ortakların, temsilcilerin ya da üretilen ürün ya da hizmetten etkilenenlerin işyeri ve birbirleri hakkında bilgi sahibi olması amacıyla hazırlanması durumunda, öncelikle onları ilgilendiren haber, yazı, yorum ve fotoğraflara sahip olması gerekir.

Yıllık Çalışan Raporları

Çalışanların çoğu kuruluşlarının nasıl işlediği ve yönetimin neler düşündüğünü merak ederler. Personel için hazırlanan yıllık raporlar bu tür sorunları gayri resmi ve samimi bir biçimde tartışmak için güzel bir fırsattır. Rapor hem kurumun yıllık performansını açıklayarak gerçekçi olabilir hem de kurumsal değişimleri gözden geçirerek belirgin dönüm noktaları hakkında bilgi verebilir. Aynı zamanda ekip ruhu ve onuruna katkıda bulunmak suretiyle dolaylı olarak motivasyon sağlayıcı da olabilir. Çalışan raporları içerik ve biçim konusunda nadiren hızlı ve katı kurallar koyarlar. Personel yıllıkları ortaklar için hazırlanmış yıllık rapor kadar karmaşık, ya da firmanın o yıla ait temel faaliyetlerini verecek kadar sade de olabilir.

Çalışanlar için hazırlanan yıllık rapor aşağıdakileri içermelidir:
1. Genel Müdür Mektubu: Çalışan performanslarını gözden geçiren, o yılki temel faaliyetler hakkında bilgi veren ve çalışanlara katkılarından dolayı teşekkür edilen bir mektup.
2. Kaynak Kullanımı Raporu: Genellikle grafik tablolar şeklinde firmanın aldığı her kuruşu nasıl kullandığını açıklayan bilgi.
3. Mali Durum: Kurumun sahip olduğu varlıkları, borçları ve hissedarların öz varlıklarının olduğu bir tablo.
4. Kurumun Tanımı: Kurumun ne olduğu ve hizmetlerinin nerelerde yapıldığı konusunda yalın ve grafik bilgilerin yer aldığı açılayıcı bilgiler.
5. Sosyal Sorumluluk Etkinlikleri: Kurumun maddi olarak topluma yardım etmedeki rolünü tartışan ve yıl içinde bu faaliyetle yapılan katılımın anlatıldığı genel bilgi.
6. Personeli İlgilendiren Mali Konular: Kurumun personelini ilgilendiren maaşlar ve onları ilgilendiren diğer masraf kalemleriyle ilgili genel grafiksel bilgiler.
7. Kurum Politikası: Yönetimin izlediği politika ve bu politikada personel katkısının nasıl olacağı konusunda bir tartışmayı içeren yazı.
8. İnsana Verilen Değer: Meslekteki insanlar üzerine derinlemesine yapılan profil araştırmaları, meslekleri hakkında insanların görüşleri ve/veya insanları çalışırken gösteren resimli makaleler, kurumda çalışanlar verilen önemi vurgulayan rapor.

Duyuru Panoları

Kurumlarda çalışanların rahatlıkla ulaşabileceği yerlere konulan ya da asılan araçlardır. Duyuru panoları, az masraflı iletişim araçlarından biridir. Genellikle kurumun dikkat çekebilecek yerlerine yerleştirilerek tüm çalışanların görmesi sağlanır. Bu duyuru panoları sayesinde iletilmek istenen mesajlar çalışanlara ulaştırılır. Kontrol edilebilen diğer iletişim araçları ile birlikte kullanıldığında güvenilirlik oranı oldukça fazladır.

Panoların amacına ulaşabilmesi için, hareketin fazla olduğu ve maksimum sayıda çalışanın dikkatinin çekilebileceği noktalara yerleştirilmelidir. Bilgiler, güncel ve ilginç olmalıdır. Grafik ve fotoğraf gibi görsel malzemeler panolara zenginlik katmakta, okunmayı arttırmaktadır.

Maliyetinin düşük olması, sürekliliği sağlaması, mesajı kısa sürede ulaştırabilmesi nedeniyle tercih edilmekte ve iç iletişimde yaygın biçimde kullanılmaktadır. Ancak çalışanlara yönelik iletişim araçlarının en eskilerinden birisi olan ilan panoları son yıllarda biraz gerilemiştir. Yıllar boyunca ilan panoları gerekli temel bilgilerin olduğu politika verileri içeren, yangın vb gibi acil durum olaylarına yönelik bilgiler veren ikinci sınıf bilgi kanalı olarak kullanılmıştır. Çalışanların çoğu gerçekten de bu panolara önem veriyordu. Ancak ilan panosu bir Rönesans yaşamıştır ve şimdilerde üretkenliği artırmak, israfı azaltmak ve iş kazalarını önlemek amacıyla daha fazla kullanılmaktadır. Öyle ki dünün ilanlarının yer aldığı bu panolar, bugünün haber merkezi haline gelmiştir. Eskiye göre haber fotoğrafları, metinleri motivasyon mesajları ve diğer kurum duyurularında daha da canlı görselliğe (fotoğraf, grafik, illüstrasyon vb) fazla yer veren çalışanlar için çok önemli kurum içi bir kaynaktır.

Dilek-Şikayet Kutuları/Bina Toplantıları

Kolay ulaşılabilecek noktalara yerleştirilen kutular aracılığıyla çalışanların görüş, şikayet ve yorumları öğrenilir. Eskiden kurumlarda her kata bir dilek/şikayet kutusu konurdu ve çalışanlar isimsiz olarak firmanın nasıl geliştirilebileceğine, ürünlere, hizmetlere ve süreçlere dair düşüncelerini ve önerilerini dile getirirlerdi. Çoğu zaman da en üretken ve en faydalı öneri ödüllendirilirdi.

Bina toplantıları ise işçilerin daha kalabalık biçimde üst yönetimle bir araya gelmesini ve sınırsız biçimde her konuda konuşmalarını sağlayan yönetim-personel diyalogunu hedef alan toplantılardır. 200 çalışan üzerinde yapılan bir çalışma bu tür toplantıların çalışanlar tarafından “sessiz sinema oyunları, yapmacık, yönetim oyunları ve şakaları” olarak görüldüğünü göstermiştir.

Kurum İçi Video Yayını

TV yayını ve kablolu TV yayını kadar önemli bir iletişim ortamı olan video, kurum içi iletişim ortamında inişli çıkışlı bir geçmişe sahiptir. Kurum çalışanlarına yönelik hazırlanan video kasetler kurum içi iletişimde oldukça etkilidir.

Son zamanlarda kurum içi iletişimde slayt ve video kasetler, işe oryantasyon, iyi niyet yaratılması, eğitim seminerleri, toplantıları vb. destekleme amacıyla kullanılmaktadır. Pek çok kurum video kasetler aracılığı ile kurum içi hedef kitlesini gelişmeler hakkında bilgilendirmektedir. Yönetim hazırlattığı filmlerle gelişim süreçlerini de çalışanlarına aktarma imkanı bulmaktadır. Kuşkusuz kuruma ait politikaların gösterildiği 10 dakikalık bir video bandı aynı mesajı veren bir teyp bandından yüzlerce kat daha etkilidir. Hatta aynı mesajı veren basılı bir metinden de yüzlerce kat daha fazla bilgi verebilir.

Yüz Yüze İletişim

Yüz yüze iletişim programları iki kişi arasında gerçekleşen iletişimden organize toplantılara kadar geniş bir yelpazeyi kapsamaktadır. ABD’de New Orleans Public Service’de bazı bölüm yöneticileri iletişim konusunda eğitilmekte ve toplantı konuları, tartışmanın başlatılması, çalışanların sorularının cevaplandırılması konularında bilgilendirilmektedirler.

Her şeyden önemlisi çalışanlar yöneticilerinden yüz yüze bilgi almak isterler. Gerçekte yöneticiler çalışanların %90′ı tarafından bir kaynak olarak kabul edilirler. Sebep oldukça açıktır. Çalışanları ödüllendiren, terfi ettiren ve öncelikli ortak bilgi kaynağı olan yöneticiye rapor veriliyor. Şüphesiz bu iyi haberdir.

Kötü haber ise, yönetici ile iletişime dikkat edilmesine rağmen, birçok firma hala yöneticilerin anahtar olarak nitelenebilecek bilgileri nakletmesinde tutarsız davranmasıdır. Bu nedenle, birçok çalışanın dedikodulardan öğrenmek istediği bilginin çoğunu yöneticisinden edinmek istemesine rağmen, çoğunluğu hala fısıltı gazetesini ilk bilgi kaynağı olarak kabul etmektedir.

Acaba bu eğilimle baş edebilmek için halkla ilişkiler departmanları ne yapmalıdır? Bazı bölümler, değişik formatlarda yönetim ve personeli birleştirerek şikayet oturumlarından pazarlama/planlama toplantılarına kadar birçok resmi toplantılar düzenlemektedir. Birçok organizasyon üst düzey yöneticilerin değişik zamanlarda düzenli olarak katıldığı organizasyon hiyerarşisinin ötesinde yüksek düzeydeki toplantılara kucak açmaktadır. Herhangi bir iletişim şeklinde olmalarından öte bu toplantıların değeri özündeki düzenlilikte yatmaktadır. Herhangi bir olayda gelişmiş kurum içi iletişimlerin bir anahtarı da yönetici ile çalışan arasında artan yüz yüze iletişimdir. Bütün bunların yanı sıra iletişimin gerçekleştirilebilmesi için herhangi bir iletişim aracına gerek duyulmayan yüz yüze iletişimin en önemli özelliği ise yanlış anlaşılma riskinin en az düzeyde olmasıdır.

Fısıltı Gazetesiyle Başa Çıkmak

Bir çok organizasyonda iletişimi yönlendiren ne internettir ne de siber alan; iletişim fısıltı gazetesiyle yönlendirilir. Kimi zaman dolaşan dedikodu çarkı çok yıkıcı olabilir.

Söylenti veya fısıltı, genel olarak inanılması isteği ile belli bir grup için önem taşıyan, doğrulanamayan, güncel öneme sahip kişiden kişiye aktarılan ve resmi olmayan bir iletişim türüdür (Kapferer, 1992. s. 12-13). Söylentiler doğru da olabilir, yanlış da olabilir. Söylentiler kurumlarda genellikle “duyduğuma göre. . . ” ifadesi ile başlayarak ağızdan ağza, e-mail ile küçük notlarla, telefonla ya da diğer iletişim kanalları ile yayılabilir.

Çalışanlara yönelik yayınların birinde ise fısıltı gazetesi şöyle tanımlanmaktadır. “Söylev duyurularından daha hızlı ve genel talimatlardan daha hızlıdır”. Bir anda Los Angeles’tan San Fransisco’ya fırlayabilir. Ve güvenilirliği Walter Cronkite’inkinden çok daha ötedir.

Dedikodular artmaya başladığında artık onları durdurmak neredeyse imkansızdır. Çünkü çalışanlar gelecekteki olayları çıkan dedikoduya uydurmak için çarpıtma eğilimindedirler, bu nedenle de bir organizasyon mümkün olan en kısa zamanda çıkan dedikoduları düzeltmelidir.

Dedikodunun kaynağını bulmak çoğu zaman çok zordur. Ancak hızlı ve kararlı biçimde dedikoduyu kovmak başka bir hikayedir. Genellikle işten çıkarma, şirketin kapanması gibi kötü haber dedikoduları çoğu zaman açık sözlü bir iletişimle bertaraf edilebilir. Bununla birlikte organizasyonlar birçok alternatif arasından mükemmel kararlar almakta zorlanırlar. Nihai karar çoğu zaman firmanın ihtiyaçlarını ve işgücü gibi kitleleri ilgilendiren ihtiyaçları yansıtan uzlaşma ile sonuçlanır. Nihai bir kararı çalışanlara sunarken yönetim çoğu zaman ulaştığı bu kararın değerini gözden kaçırabilir. Alternatif çözümleri karşılaştırarak, çalışanların yönetim kararları altındaki gerekçelerini anlamalarını sağlayabilmek yönetimler için kötü haberleri tatmin edici hale dönüştürebilir.

Dedikodu gazetesi kimi zaman oldukça zalim de olabilir. Çalışanlarla kurulacak etkili iletişimin düşmanı olarak görülmesi şart değildir. Yönetim onu olumlu bir güç olarak da kullanabilir. Bir şirketteki dedikodu gazetesi kurum içi yayınlar veya çalışan toplantıları kadar etkili bir iletişim aracı olarak da kullanılabilir. Çok fazla inanıldığı için ve herkesçe hemen yayıldığı için hatta daha değerli olabilir. Fısıltı gazetesi dedikodularına karşı en iyi savunma güçlü ve samimi bir iletişimdir. Çalışan iletişimleri, Amerika’da yıllarca en fazla ihmal edilen, ancak bugün daha fazla kabul gören stratejik olanaklardan birisidir. Kitlesel pazarlama hedefleyen organizasyonlar, ürünlerini bugün çalışanlarıyla kurdukları iletişim bilgi ve enerjisini kullanarak satmayı planlamaktadırlar.

Bütün yapılanlar sonucunda işyerinde moral, yapılan işin kalitesi artacak ve verim yükselecek, işten ayrılmalar azalacaktır. Önemli olan, elemanların fikirlerine değer vermek, güvene dayanan ilişkiler geliştirmeye çalışmak, açık sözlü olmak ve kapılarını çalışanlarına her zaman açık tutmak.

 

A

Analog Düşünce Ekolü: Kurum itibarıyla, kurum imajının aynı anlama geldiğini savunur.
Anket Yönetimi: En yaygın ve en çok bilinen veri toplama yöntemidir. Anket önceden test edilerek hazırlanan ve birtakım sorulardan oluşan bir formun görüşmeciler (anketi uygulayanlar) tarafından deneklere uygulanarak bilgi toplanmasıdır.
Ayrımcı Düşünce: Kurum itibarıyla kurum imajının birbirinden farklı ama birbirleriyle ilgili kavramlar olduğunu savunur.

B

Basın Sözcülüğü Dönemi: Amacın propaganda olduğu ve iletişimin dinleme yerine anlatma üzerine odaklandığı, halkla ilişkilerin gelişim aşamalarının ilk evresidir.
Basın Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü Devlet Enformasyon Merkezi: Devletin halkla ilişkiler ve enformasyon politikası ve hükümet stratejilerinin saptanması, uygulamaların sonuçlarının izlenmesi, merkezi düzeyde alınan karar ve uygulamalar konusunda kamuoyunun aydınlatılması gibi işlerden sorumludur.
Bilimsel Yönetim Okulu: 1920′lerde ABD’de egemen olan ve bir kuruluşun temel amacının kar elde etmek olduğu düşüncesiyle hareket edilen, verimli çalışmanın işçilerin güdülendirilmesiyle sağlanabileceğini öne süren bir yaklaşım.
Bina Toplantıları: İşçilerin daha kalabalık bir halde üst yönetimler bir araya gelmesini ve sınırsız biçimde her konuda konuşmalarını sağlayan, yönetim-personel diyalogunu hedef alan toplantılardır.
Bir Meslek: “Eğitime dayalı, ustalık isteyen bir sanatı ya da hizmeti yürütmek, bir bilgi dalı ve kabul edilmiş ahlak standartlarına bağlılık olarak’ tanımlanabilir.

D

Dilek-Şikayet Kutuları: Kolay ulaşılabilecek noktalara yerleştirilerek kurumla ve işle ilgili olarak çalışanların görüş, şikayet ve yorumları öğrenilir.
Duyurum: Duyurum, kuruluşla ilgili haberlerin, haber olma değerine bağlı olarak medyada ücretsiz olarak yayınlanmasıdır.

E

Etkinlik yönetimi: hedef kitle ve medya için özellikle düzenlenen ve ilginç açıklamalar, gösteriler ve faaliyetlerden oluştuğu için haber değeri taşıyan (veya yaratılan) organize olaylardır.

F

Finansal Halkla İlişkiler: Yatırımcılar: Bankacılar, danışmanlar, borsa ve finansal medyaya yönelik iletişimi oluşturan halkla ilişkiler alanıdır.

G

Grunig ve Hunt’un Dört Yaklaşımlı Modeli: Halkla ilişkilerin gelişimini, basın sözcülüğü/ duyurum, kamuoyunu bilgilendirme, iki-yönlü asimetrik iletişim, iki yönlü simetrik iletişim olarak açıklayan model.

H

Haber bülteni (Haber Mektubu): Kurum içi iletişimin sağlanması amacıyla hazırlanan, kurum ve kurumun çalışmaları, ürünleri, hizmetleri, etkinlikleri vb. hakkında çalışanları bilgilendirmeye yönelik olarak hazırlanmış metinlerdir.
Halkla İlişkiler Derneği: Halkla ilişkiler mesleğinin dünya standartlarında uygulanmasını sağlamak üzere 1972 yılında kurulmuştur.
Halkla İlişkiler: bir işletme ile hedef kitle arasında karşılıklı iletişimi, anlayışı, kabulü ve işbirliğini sağlamaya ve sürdürmeye yardımcı bir yönetim fonksiyonudur.
Hedef Kitle: İşletmenin iletişim kurup mesajlarını iletmek istediği kişi ve kuruluşlardır.

I – İ

Ivy Lee: Halkla ilişkilerin babası olarak nitelendirilen Ivy Lee, kuruluşların medya ile olan iletişimlerinde açıklık yaklaşımını benimseyerek, kamuoyu desteği almanın yolunun açık ve dürüst bir iletişimden geçtiğini savundu.
İki Yönlü Asimetrik İletişim: Akış kaynaktan alıcıya doğru iki yönlü çalışır ve geribildirim vardır ancak, bilginin akışı, kaynak lehine olacak şekilde dengesizdir.
İntranet: Kurum içi iletişimi etkili hale getiren ve hızlandıran, kurum içinde kurulan yerel bir ağdır.

K

Kurum İçi Halkla İlişkiler: Çalışanların eğitilmesi, kurumsal değerlerin ve kültürün benimsetilmesi ve iş görenlerin kurumsal amaçlar doğrultusunda sosyalleştirilmelerini
Kurum Kültürü: Kurum içinde bireylerin nasıl davranması, birbirlerini nasıl etkilemeleri gerektiğini biçimlendiren, işlerin nasıl yapıldığını gösteren ortak paylaşılan inançlar, tutumlar, tahminler ve beklentiler modelidir.

L

Lobicilik: Belirli bir siyasi konuda değişim sağlamak ya da böyle bir değişimi engellemek için kamu karar mekanizmasını etkilemeye yönelik planlı çabalardır.

M

MPR: Tüketicilerin ihtiyaç, istek, ilgi ve çıkarları doğrultusunda şirketin ve ürünlerin kimliklerini belirleme, güvenilir bilgi ve iletişim aracılığıyla tüketimi ve tüketici doyumunu teşvik eden planlama, uygulama ve değerlendirme programlarını kapsayan bir süreçtir.

P

Proaktif Pazarlama Amaçlı Halkla İlişkiler: Problem çözmekten çok fırsat arar ve savunma yerine soru önleyicidir. Reaktif pazarlama amaçlı halkla ilişkiler ise, bir organizasyon için olumsuz sonuçlara sahip değişiklerle uğraşır.
Propaganda: Halkın bir girişim, bir düşünce ya da bir grupla ilişkilerini etkilemek amacıyla olaylar yaratmak ya da olayları biçimlendirmek için gösterilen sürekli ve tutarlı çabadır.

S

Söylenti veya Fısıltı: Genel olarak inanılması isteği ile belli bir grup için önem taşıyan, doğrulanamayan, güncel öneme sahip kişiden kişiye aktarılan ve resmi olmayan bir iletişim türüdür.
Sponsorluk Hedefleri: Kurumsal iletişim hedefleri ve pazarlama hedefleri olmak üzerinde iki ayrı başlık altında ele alınan hedeflerdir.
Sponsorluk: Şirketin olağan çalışmalarının doğrudan bir parçası olmayan, ancak şirketin katılmakla ticari yararlar sağlayabileceği olay ya da etkinliklere parasal ya da materyal sağlaması, kurumsal ya da pazarlama hedeflerine ulaşmanın arzu edildiği, ticari bir kuruluş tarafından etkinliklere katkı yapılmasıdır.

T

Tanıma: Halkla ilişkilerde iyi ve etkili iletişim için, işletmenin hedef kitleyi iyi tanıması gerekir.
Tanıtma: Kurumun yapısı ve işleyişi ile ilgili olarak hedef kitlede hiçbir kuşkuya yer bırakmaksızın bilgi ve haberlerin aktarılmasıdır.
Yıllık Rapor: Yıllık rapor şirketin kilit finansal iletişim aracıdır. Kuruluşla ilgili yazılar, paydaşlara mektup, finansal incelemeler, yönetim/ pazarlama ile ilgili kararlar, açıklama ve analizler ile grafiklerden oluşur.